Tu Evernote más simple

Me encuentro en una etapa de reflexión con el objetivo de simplificar al máximo mi actividad. En este post hablo de como intento de trabajar mejor, dejando de lado el ruido que produce todo aquello que no es necesario. Reviso y racionalizo el uso que hago de las herramientas, y como no, también le toca una puesta a punto a Evernote. A medida que pasan los meses la aplicación se va llenando de contenido y datos,  la estructura se había vuelto excesiva. Aunque todavía estoy en proceso de reestructuración, si me permitís os daré 4 consejos + una reflexión final para los que gestiona su actividad con la aplicación.

Como estructuro mi información

“La clave es la simplicidad, entendiéndola como lo que es suficiente para hacer algo funcional.”

Es inevitable que a medida que vamos utilizando la aplicación, nuestra estructura de Stacks, notebooks y tags vaya creciendo. El problema es que si permitimos que esta crezca en exceso, nuestro archivo de ideas, anotaciones y material interesante pierda claridad y nos resulte menos atractivo trabajar con él. Te propongo una serie de medidas para que tus metadatos (información sobre tu información) no se te escape de las manos.

  • Limitar el número de tags a 3 por nota, más es confuso a la hora de realizar búsquedas. El exceso puede hacer que se multipliquen los clasificadores, y que al hacer una búsqueda los resultados pierdan precisión.
  • Purgar nuestra colección de tags. Es bueno hacer alguna revisión de todos los tags disponibles y unificar aquellos que son similares (por un tema tipográfico o conceptual). Eliminar todos aquellos creados por un error tipográfico dejando un tag medio escrito o con un carácter erróneo. Para ello, ve al apartado de tags y con el menú contextual establece ‘Mostrar etiquetas sin asignar’ para poder verlos y revisarlos todos
  • Cuidado con la creación de stacks. Un stack es una forma para agrupar y clarifica nuestra colección de libretas, a costa de un cierto grado de operativa. Si son unos datos a los que accedes con cierta regularidad, el hecho de hacer un clic para abrir el stack y otro para acceder a la libreta deja de ser trivial y se convierte en una molestia.
  • Realmente necesito este notebook. Antes de crear un nuevo notebook, piensa si vale la pena, si no sería mejor organizarlo creando un tag para este grupo de notas y una búsqueda programada para encontrarlas. Para libretas con un propósito especial, como la preparación de un evento o un viaje, una vez cerrado el tema se eliminan, archivando las notas que queramos conservar en otras libretas de archivo.
  • ¿Cuándo utilizar una búsqueda programada? Para encontrar anotaciones de forma transversal, en varias libretas, o para todas aquellas búsquedas de uso frecuente, en ambos casos reduciremos algo complejo o común a un solo clic.

Utilízalo para lo que realmente sirve

He escrito varios post sobre cómo implemento mi sistema GTD con Evernote, hasta el momento estoy muy satisfecho, pero eso no cambia que no se trate de una aplicación dedicada a gestionar el flujo de trabajo. Me satisface porque gracias a su gran flexibilidad he podido desplegar todo mi sistema, pero no ser una aplicación específica para este tema hace que no integre muchas de las funcionalidades necesarias, como por ejemplo gestión de la agenda/calendario, o que no haya ningún tipo de control sobre las estadísticas de las acciones y proyectos que se completan.

Para un uso eficiente de la aplicación tenemos que asumir la función para la que ha sido diseñada y sacarle todo el jugo. Utilizarla para otras cuestiones, como por ejemplo gestionar nuestra actividad, especialmente si lo mezclamos con nuestro archivo, puede crear confusión y añadir demasiada complejidad al sistema.

Particularmente estoy empezando a valorar otras opciones para migrar mi GTD a una aplicación específica. De momento Facliethings tiene todos los números.

Me sabrá mal dejar atrás el icono del elefante cuando tenga que consultar mis siguientes acciones, pero es lo más sensato. Me gustaría saber para qué utilizas Evernote y cuáles son aquellos trucos que te ayudan a organizar y localizar las notas, me puedes dar algún consejo? Tienes a tu disposición el espacio de comentarios y mi twitter para hacerme llegar tu plus productivo.