GTD y como procesar tu bandeja de entrada

Procesar el material de tu Inbox puede parecer algo trivial, pero como siempre detrás de cualquier acción simple suele esconderse un cierto grado de complejidad. Hay que entender el sistema de listas y la filosofía de GTD de considerar lo que entra algo útil y para recordar. Gran parte de la fuerza del sistema viene dada por saber cómo tratar y dónde ubicar cada acción para que pase a ser parte activa de nuestra actividad, sin que caiga en el olvido y sin convertirlo en un lastre que estorba.

Imagen vía Andy Ciordia bajo licencia Creative Commons

1. Identificar y transformar

Cuando estás guerreando con tu actividad no puedes pararte a hacer según qué. Si te pasa algo por la cabeza o surge algo a tener en cuenta a posteriori, lo recopilas. Creas una anotación que describa lo que defina claramente la idea o él problema y la envías a tu Inbox. Otra categoría es el material que vas recopilando y que por sí mismo no define una acción a realizar, una revista, la correspondencia, una imagen en la red, todo este utillaje acaba a tus inbox física y virtual.

Antes de introducirlo tus listas hay transformarlo a las magnitudes que GTD utiliza: Acciones y proyectos. Para todas las anotaciones nos preguntaremos qué acciones son necesarias para completar lo que describen. Si es una simple acción la redactamos de forma clara, describiendo lo que se debe hacer. Si se ha de hacer con más de una acción abrimos un proyecto, y como mínimo establecemos la primera acción a realizar, si podemos entrever más de una la registramos todas en nuestro Inbox, junto con la primera.

Para todo aquel material físico que tenemos en nuestras manos, pensamos qué acción lleva adjunta, una lectura, una revisión de las facturas y posterior confirmación al emisor (2 acciones, por tanto proyecto). Las definimos en nuestro inbox de entrada a GTD.

2. Catalogación

Cada acción debe catalogarse según el nivel de energía, el tiempo necesario para realizarla, y los contextos en los que se puede llevar a cabo. Punto imprescindible para que cuando nos centramos en HACER sepamos que escoger de una forma rápida y fiable. Una tarea sin alguno de los tres conceptos pasa a ser candidata al olvido, una especie de papel que queda en el fondo del cajón y que no puede salir, simplemente porque cuando filtramos por alguno de ellos no aparece nunca.

Te recomendaría que etiquetases todas tus acciones antes de salir del inbox, incluyendo las múltiples acciones que has configurado para un proyecto. Para este último, recordar que si no lo haces ahora, te tocará hacerlo al pasar las acciones a la lista de Próximas acciones: (¡Qué pereza!, resta dinamismo, ¿verdad?)

Alerta con abusar de los contextos. Si asignan demasiado crearás confusión. Una acción debería poderse realizar en uno o dos ámbitos. Si no es así es que hay algo que no funciona. El otro extremo son los contextos demasiado genéricos, tal vez tienes que definir unos contextos más personalizados, que se ajusten mejor tu actividad.

3. Vaciar el inbox

O dicho de otro modo clasificar el contenido en las diferentes listas del sistema, o dejarlo fuera. Has desglosado todo el material del inbox en inputs asimilables por GTD, vamos tratando cada item por separado y escogemos un destino para la tarea:

  • Próximas acciones. Lo siguiente a realizar. Yo ubico en ella las acciones a realizar durante la semana + la siguiente acción de los proyectos activos.
  • Proyectos. La primera acción a Próximas acciones, para las siguientes podemos crear una lista para el proyecto y enviarlas allí.
  • En espera. Todo lo que depende de la intervención de una tercera persona. Al procesar el inbox te puedes encontrar que una acción de un proyecto sea confirmar algo por mail y que la siguiente acción a realizar vaya a parar aquí hasta recibir la respuesta.
  • Algún día. Sin una prioridad establecida. Para aquellas acciones a realizar la próxima semana o quizás el año que viene. ¿Quién lo sabe?
  • A la basura o el archivo. En el caso del material se puede dar el caso que esté asociado a un proyecto, o que simplemente no se tenga que hacer nada, sólo archívalo o tirarlo. No cometamos el error de guardar lo que no necesitamos, se acabará convirtiendo en una carga: Si no lo necesitas a la papelera.
  • Agenda. Si se ha de realizar en un día y/o una hora determinada se programa en la agenda o en nuestro calendar.
  • Seguimiento: Algo muy personal, la utilizo para enviar lo que tengo que tener presente pero por acciones sin una fecha de vencimiento.

Utilizamos la regla de los dos minutos para librarnos de las minitareas durante el procesado y nos olvidamos. De lo contrario estas pequeñas acciones se pueden convertir en un estorbo o en un pretexto para no hacer lo que realmente es prioritario.

Un croquis de lo que representa procesar tu inbox. No parece que sea tanto lo que hay que tener en cuenta para decidir sobre lo que tienes que hacer, ¿verdad? Estoy a la espera de sus comentarios y preguntas.

Para todo lo demás la guía rápida sobre gtd del blog