Soluciones GTD para no iniciados

El post de hoy te interesa. Ya sé que para los que no practicáis Get Things Done este tipo de post resultan aburridos y os quedan un poco fuera de contexto, pero hoy es diferente. En las siguientes líneas os muestro una serie de problemas que se pueden plantear en el día a día de vuestro trabajo, y como pueden ser solucionados aplicando los principios de GTD. No es necesario que apliques el método, simplemente que leas los ejemplos prácticos que se mencionan en el post y dejes que te inspiren para solucionar tus propios problemas, y si estás de humor al final del post tienes un enlace para introducirte en GTD ;-)

Imagen vía jazzmasterson bajo licencia Creative Commons

Proyecto, acción y siguiente paso: Tengo que llevar a cabo tareas de cierta complejidad, y muchas veces se me escapa algo. Suele ser un detalle, un paso de la secuencia que se me ha pasado por alto y que me obliga a volver atrás con la consecuente pérdida de concertación y de tiempo.

Antes de empezar a trabajar hazte un croquis de toda la secuencia de acciones a realizar. Una vez completada, por cada una de ellas pregúntate si realmente es la siguiente acción o hay alguna otra antes. Evidentemente se nos puede pasar, y se nos pasará el detalle, pero el ejercicio de enumerar lo que tenemos que hacer hará emerger cuestiones que a priori no teníamos en cuenta. Si te repites la pregunta ¿Cuál es la siguiente acción? después de cada paso/acción realizada  una vez ya has iniciado la tarea, los descuidos se reducirán prácticamente a 0.

Recopila todo y procesar regularmente: Tienes temas abiertos que no son prioritarios pero no se acaban de finalizar. A menudo piensas en ellos, te vienen a la cabeza detalles que podrían ayudar a solucionar algún aspecto de tu trabajo o de aquellas cuestiones que están en espera. La combinación de experiencia y conocimiento que sintetizas te da momentos de genialidad. Por desgracia esa chispa que podría marcar la diferencia, o al menos aportarte algo nuevo, se pierde porque confías en exceso en tu memoria…

El kit de la cuestión es implantar el hábito de recopilar. Cada vez que te sobrevenga algo apunta-siempre en el mismo lugar, y si quieres olvídate. Por tu cabeza pasan cientos de cosas cada día, ideas, problemas, preocupaciones… Tu mente vive en una permanente sobrecarga de información y te ha demostrado reiteradamente que no puedes confiar en ella para según qué. Una simple libreta liberará tu memoria.

En el lote de hábitos necesarios incluimos el de procesar lo que hemos registrado durante el día. Es hora de convertir aquella anotación en algo útil: Un cambio en un proyecto, una solución a un problema, una propuesta a un cliente o una posible idea de negocio… Una vez vaciada la lista volvemos a empezar. Verás como aumenta tu eficiencia y se reduce tu estrés.

Organizar: Las situaciones más molestas a las que he tenido que hacer frente, son aquellas en que estando trabajando, en plena inspiración, totalmente concentrado hasta el punto de sentirme arrastrado por el flujo del trabajo, tengo que romper ese momento mágico porque no encuentro algo necesario para continuar con mi labor.

Seguro que tienes una bandeja sobre la mesa, o en puedes improvisar una fácilmente, ¿verdad? ¿Y si lo puedes hacer sobre tu mesa, porque no lo haces también en tu ordenador? Crea una carpeta con el nombre Inbox o Entrada a tu escritorio. Cada documento que recibas irá hacia uno de los dos emplazamientos, dependiendo si es virtual o real. ¿Recuerdas ese momento del día donde te dedicas a procesar las anotaciones, (si no mira el punto anterior despistado), pues cuando acabes continúa con las Inbox virtual y real.

Archiva el contenido en un archivo bien definido y etiquetado, con un sistema que sea fácil de localizar las cosas, por ejemplo orden alfabético o en carpetas por clientes. En tu carpeta de documentos virtual sigue el mismo principio, yo utilizo una carpeta para clientes donde archivo toda la documentación dividida en subcarpetas de proyectos. Los proyectos activos los guardo en la raíz de la carpeta de documentos para tenerlos más a mano.

Gestiona tu trabajo para contextos: Hay días que pasan sin que haya podido acabar mi trabajo. Estoy concentrado cuando de repente me llama un cliente, o mi jefe me pide que haga una gestión. Son situaciones que aparte de robarme la concentración, a menudo se complican y me hacen perder más tiempo del que quisiera.

Ya sea un correo, una llamada, o cualquier pequeña actividad que te aparte de lo que realmente importa. Crea listas con nombres como Llamadas, Email enviar o Gestiones fuera la oficina. En cada una anotas los asuntos que te vayan surgiendo durante el día, una anotación y vuelve a tu trabajo. Te permitirá no interrumpir tu trabajo. Finalmente, destinando una hora concreta a hacer todas las acciones anotadas en tus listas de golpe. Ahorrarás tiempo evitando que se dispersen por toda tu jornada.

Espero que te haya inspirado para resolver alguno de tus problemas. Si no es así espero que lo hayas encontrado entretenido e incluso didáctico. Si quieres hacerme llegar alguna observación sobre el tema, o describirme algún problema para ver cómo se resolvería aplicando GTD puedes dejar tu comentario.

Puedes introducirte a GTD utilizando la guía rápida de este blog