GTD. Descubre la fuerza de la recopilación

Get Things Done es como una medicina, hay beneficios que se notarán a medida que sigas el tratamiento pero hay otros que están presentes desde el primer día. Descubrir lo que significa de verdad el concepto ‘la mente como el agua’ es algo que engancha al usuario a la hora de aplicar y seguir implementando GTD. Para descubrirlo debemos vaciarnos en el primer paso del proceso, el que implanta el orden en nuestros asuntos: la recopilación.

Más allá de apuntar todo lo que se te pasa por la cabeza en un bloc, la recopilación es un proceso para descubrir lo que tenemos pendiente y que muchas veces queda en segundo plano. Hagamos un repaso a los diferentes usos del proceso, y que debemos tener en cuenta para integrarlo a nuestra rutina.

Imagen vía happeningfish bajo licenciaCreative Commons

Recopilación casual

El hecho de que te sobrevengan detalles de tus temas en marcha, o ideas que has a tener en cuenta, es algo inevitable. Nuestra mente es un puzzle de detalles que se compone cuando pensamos explícitamente en ellos, pero como pasa siempre hay alguna pieza que queda escondida en un rincón y que aparece cuando menos te lo esperas. Uno de los secretos para ser eficiente, es saber aprovechar los detalles que aparecen de forma inesperada para marcar la diferencia.

Debemos procurar integrar la recopilación a nuestra actividad, de tal manera que cada idea no represente una interrupción en nuestro flujo de trabajo. Lo primero a tener en cuenta para conseguirlo es encontrar herramientas que se adapten a nuestra forma de hacer. No te dejes deslumbrar por la alta tecnología, si un bloc de notas te permite crear el recordatorio más fácilmente que un smartphone ya sabes que debes llevar en tu bolsillo. De todas formas no debemos restringirnos a una sola herramienta, si eres una persona que por trabajo debe desplazarse y conducir con frecuencia no puedes confiar en el papel y lápiz para esta función. La solución puede ser una grabadora que cree una nota de voz, de ti depende crear tu colección de utilidades para recopilar.

El concepto clave es la integración de todas las herramientas con tu sistema GTD. Casi todos trabajamos con un sistema de listas virtual, para obtener una ventaja cualitativa automatizamos la recopilación intentando evitar la transcripción/digitalización de las notas. Si tomas tus notas sobre papel es inevitable tener que dedicar 10 minutos al día para enviar el material generado durante el día al inbox virtual. Si tomas notas de voz o de texto (digital) aplicaciones como Evernote te permiten automatizar al máximo el sistema.

Que este paso no te pese a la hora de elegir tus herramientas, para mí es mucho más importante la integración con el flujo de trabajo y evitar la interrupción  que dedicar 5-10 minutos a la transcripción.

Durante la revisión semanal

Durante las dos horas que dedicas cada semana a revisar tus listas, tus diferentes inbox y los diferentes puntos donde se acumulan información sobre tu actividad. Es el momento de recoger todos los detalles que han ido quedando dispersos durante la semana, organizarlos, e integrarlos a nuestro sistema convirtiéndolos en acciones o proyectos. Evitamos no dejar nada atrás y evitar olvidos.

A medida que vamos recogiendo lo que hemos dispersado y mientras repasamos nuestras listas de acciones, surgirán nuevas ideas generadas por asociación. Durante el proceso no debemos aplicar sentido crítico para seleccionar si es algo útil o no, eso corresponde al siguiente paso: procesar. El objetivo es no perder ni un gramo de nuestra creatividad aplicada a nuestra capacidad para producir.

Finalmente podemos contar con una lista de disparadores a revisar cada semana, o si lo prefieres mensualmente, para complementar el trabajo realizado durante la revisión. Cuestiones como proyectos a finalizar, fechas límite a tener en cuenta, cuestiones pendientes con clientes, recursos que hemos de tener en cuenta, etc… Los más habituales los puedes recopilar en una lista de control.

Recopilación creativa

Más allá de todo lo que genera nuestra actividad y nuestra rutina, contamos con una dimensión creativa que nos permite generar ideas para nuevos proyectos u objetivos. Cuando iniciamos la implementación de GTD se nos recomienda que realicemos una ‘superrecopilación’ repasando todos nuestros asuntos, todo lo que tenemos pendientes, para generar una lista de actividad inicial. Creo que es bueno repetir esta actividad de vez en cuando, evidentemente tenemos que seguir unos criterios para evitar disgregar nuestras listas de actividades y saturar la lista de Algún día / Quizás.

Cada vez que realizamos una revisión de nuestras áreas de responsabilidad, de objetivos o una revisión de nuestra visión a 5 años, puede ser una oportunidad para arrancar una recopilación creativa para recoger todo lo que tiene que ver con este tema. Por medio de un mapa mental podemos ir desglosando capas referentes a este asunto. Seguro que llegarás a conclusiones que en una primera pasada quedaban fuera de tu campo de visión.

La recopilación es un proceso muy personal, por la forma como la realizamos y como lo adaptamos a nuestra forma de ser. Su simplicidad y los beneficios inmediatos que conlleva hacen que se convierta en un instrumento indispensable para cualquiera, aunque no practique GTD. En el fondo se trata de externalizar todo lo que genera nuestra creatividad, ya que si no lo hacemos, esa idea, ese detalle no anotado queda en la RAM de nuestra mente creando ruido y perjudicando nuestra capacidad de acción.

 



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