Automatiza la recopilación con Evernote e IFTTT

Uno de los agujeros por los que se escapa gran parte de nuestro tiempo y atención es la red, un pasto prácticamente infinito de información interesante al que cada vez es más sencillo acceder,  pero más difícil desconectarse. Revisar nuestro mail, los feeds a los que estamos suscritos, el feedback generado por nuestra presencia en las redes sociales, un conjuntos de puntos a verificar una o varias veces al día, saltando de web en web, o de aplicación en aplicación con la consecuente pérdida de tiempo, el esfuerzo para dejar atrás cada una de estas tareas y centrarse en la próxima, y sobre todo el peligro de caer en la tentación de salirse del camino marcado a través de un link del material a revisar, perdiéndonos en la web durante minutos u horas…

¿La solución? Crear un sistema para centralizar la recopilación tanto como sea posible en pocas webs o en una aplicación. Gracias a Evernote y la aplicación web IFTTT, siglas de If This Then That, será posible sólo con un clic.

Usar el lector de feeds, organizar tu correo para recibir suscripciones y autoarchivarlas, utilizar Evernote como almacén global de información encontrada en la red … Son pasos firmes hacia nuestro objetivo, pero aún hay un problema: No lo podemos hacer sin el uso de varias aplicaciones y webs.

IFTTT permite la creación de reglas que ejecutarán una acción cada vez que se produzca un evento indicado en la aplicación de origen. Nuestro propósito de hoy es construir un sistema que envíe toda la información que nosotros consideramos importante desde los diferentes servicios a los que estamos suscritos, hasta nuestra cuenta Evernote.

El primer paso será crear una lista de toda la información que consideramos importante. En ella incluiremos todo lo que nos empuje a conectarse a la red para verificar su estado:

  1. Correos de una determinada tipología, ya sea un destinatario concreto, correspondiente a una regla de clasificación de nuestra cuenta o todo lo que recibimos en general.
  2. Post publicados en un blog determinado.
  3. Lo que marcamos como favorito en twitter o direct messages que recibimos.
  4. Links enviados a Delicious
  5. Alguien comparte contigo un link o un mensaje a linkedin
  6. Una copia de la información registrada en varios servicios web como Dropbox, Evernote, instagram, instanpaper google calendar … te sea enviada
  7. Etc …

Una vez decidido entramos en IFTTT y crearemos las reglas para archivar nuestra información, lo que la aplicación llama Recipe. Todo el entorno es muy simple e intuitivo, se nos muestra la siguiente imagen:

Al hacer clic sobre la palabra this pasamos a escoger el channel que nos permitirá seleccionar un servicio e introducir los datos de validación. Elegimos la acción que actuará como disparador de la regla, por ejemplo en el caso de twitter, cuando marcamos un tweet como favorito. La segunda parte es la parte correspondiente a la acción a desencadenar. Repetimos el proceso, en este caso elegimos Evernote como aplicación y le indicamos que envíe una copia del tweet, detallando la información a incluir.

Yo lo suelo enviar todo a mi inbox, pero según el tipo de material que envíe puedes optar por clasificarlo directamente en un notebook y unos tags determinados. Ten cuidado a la hora de crea la regla ya que por defecto incluye un notebook con el nombre del servicio, IFTTT Gmail por ejemplo (si no existe lo crea ), cosa que te puede desorientar en un primer momento y obligarte a repasar todas las normas ya definidas.

Una opción muy interesante que ofrece el sistema es la posibilidad de compartir una Regla creada, o agregar una diseñada para otro usuario en nuestra librería. Cada regla compartida, recibe un ID y un link que podemos compartir vía redes sociales.

Al llegar a casa podrás recoger toda tu información sólo accediendo a Evernote y haciendo un clic en el botón de sincronizar. Conectarse a la web no tiene porque ser malo, siempre que sepamos medir cómo lo hacemos y tengamos el suficiente autocontrol para decir basta. Con este sistema minimizamos el riesgo de dispersión y concentramos todo lo que necesitamos en un solo lugar, dedican sólo 1 minuto a recopilar y un máximo de 15 a procesar el material, imaginado la cantidad de tiempo que ahorrarás.

IFTTT ofrece un abanico de recursos increíblemente extenso para automatizar las actividades diarias, desde automatizar respuestas a mensajes de correo o twitter, hasta generar copias de seguridad de tu material, pasando por el envío de avisos a una hora y día determinados. Seguro que escribiré más sobre el tema. No se para ti, pero para mí es el inicio de una bonita amistad.

  • Gracias por compartir esta aplicación ¡a experimentar toca!

  • Muchas Gracias por tu apunte sobre esta aplicación. Me es de gran utilidad.
    Haces un gran trabajo con tu blog.