GTD. Entre nuestras trampas y la mejora continua

Hemos hablado infinidad de veces de la fuerza de GTD, su simplicidad y facilidad en la implementación hace que cualquiera pueda aprender y ponerlo en marcha sin demasiada dificultad. Una vez puesto en marcha empezamos a recoger los frutos y a descubrir detalles a pulir que perfeccionan nuestro sistema. Es precisamente este factor el que nos hace avanzar y mejorar, entendiendo que detrás de cada detalle, cada pequeña inconcreción se encuentra una oportunidad perdida para ‘funcionar’ mejor.

Visto desde otra perspectiva, la flexibilidad de GTD permite introducir y digerir comportamientos que no son los más adecuados para su funcionamiento, pero que toleramos por comodidad o por desconocer una alternativa mejor. Las siguientes líneas repasan los errores más comunes y plantean su corrección.

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¿Cómo defines tus tareas?

Como acciones indivisibles o aparece el pensamiento “Lo puedo hacer todo de una sola tacada” o “No hay tanta especificación”… Nos pasa todos, una cosa es reconocer las acciones individuales que componen una tarea a realizar, y que deberíamos definir dentro de nuestro sistema de listas en forma de proyectos, y otra muy distinta es saber que algo a hacer está compuesto por dos acciones, pero no tenerlo en cuenta por creer que no vale la pena su especificación:

“Buscar información sobre el método lean startup” ¿Quieres decir sólo buscar o leer?

“Repasar y enviar post colaboración a emprenderalia.com” La conjunción y define dos acciones diferentes. Quizás no las separas para que quieres realizar de forma consecutiva para ahorrar tiempo, ¿verdad?

Más allá de la falta de granularidad al definir lo que tenemos que hacer aparece el problema de la inconcreción. Redactar acciones como si fueran ideas y no acciones concretas que requieren de una especificación mínima. Cuando las redactes piensa siempre que entendería una persona que no tiene nada que ver con tu actividad.

“Planificación de abastecimientos” destaca un concepto, ¿pero si fuera una orden a una tercera persona como la darías? “Realizar el informe para la planificación de abastecimientos” ¿No sería más correcto?

Estructurar y gestionar los proyectos

Un proyecto GTD no es una vía para definir la secuencia de actividad del mismo, para hacer una previsión en costes de tiempo y otros recursos, simplemente es una forma de administrar el flujo de trabajo que genera. El primer problema es entender esta diferencia, ya que condicionará el resto del proceso.

Un proyecto comienza con un germen de acciones provenientes de una planificación natural, o de la división de una tarea en varias acciones (como hemos visto en el punto anterior). En el caso de la planificación natural generamos el proyecto de forma específica, persiguiendo una finalidad, los riesgos son dos: ignorar el sistema de planificación natural o condicionar sus resultados a una forma tradicional preparar la actividad, donde predomine el planning de actividades, la previsión por encima de la finalidad y el fondo de lo que se persigue. En ambos casos aplicamos una forma reactiva de hacer las cosas, lo intentamos prever y controlar todo con antelación lo que supone un error ya que es algo imposible. En este caso os recomiendo seguir los pasos del sistema de planificación natural al pie de la letra.

En el segundo caso no es suficiente dividir una tarea en acciones para crear el proyecto, debemos hacer una pregunta sobre la acción inicial: ¿Es realmente lo primero que tenemos que hacer para poner en marcha el proyecto? Si la respuesta es no, debemos buscar la acción anterior y hacernos la misma pregunta hasta que la respuesta sea sí.

“Devolver el libro en la biblioteca” ¿Es la primera acción? NO

“Buscar el libro prestado por la biblioteca” ¿Es la primera acción? Si

Esto no define la actividad completa, pero crea el lote de acciones inicial para ponerla en marcha. Los proyectos GTD son dinámicos, pueden variar la actividad o integrar nuevas acciones que inicialmente no han sido tenidos en cuenta. Su integración resulta tan sencilla como definirla, escribirla e introducirla en el flujo de trabajo.

Revisión y mejora continua

El pilar fundamental de GTD, su revisión semanal para depurar el sistema. Como acción concreta nos permite limpiar el sistema de acciones realizadas o mal ubicadas en listas que no toca, darnos cuenta de cuáles son los proyectos y acciones que no avanzan. Puesta a punto y crear un marco para la reflexión.

Sin ánimo de repetirme y para destacar dos de los aspectos más importantes insisto en la necesidad de la ortodoxia a la hora de realizar la revisión semanal, dejando de lado inventos y añadidos propios que pueden ralentizar la y reducir su regreso en forma de aumento de la funcionalidad. Antes de corre debemos saber andar, una vez tengamos totalmente interiorizado el sistema ya innovaremos.

A menudo, aunque encontrar cosas que no van como debieran  nos frenamos y no nos atrevemos a cambiarlas, a hacer algo diferente para mejorarlas. Una tarea que se procrastina durante semanas, un proyecto que queda parado…. o simplemente las ignoramos y las dejamos pasar.

Más allá de la revisión semanal, preguntarse si la forma de clasificar las acciones en procesar el inbox es del todo adecuado, de si elegimos la siguiente acción de forma suficientemente precisa, porque no acabamos de integrar y aprovechar el nivel de perspectiva y la planificación natural? Hacerse preguntas y mantener la actitud crítica es fundamental para seguir aprendiendo y mejorando. Como lo puedes fundamentar: No saltándose tiene ninguna revisión semanal e implementando las revisiones de proyectos y objetivos.

El hecho de repasar tus asuntos y ver que no van como tú quieres, harán que te plantees el porqué. Una vez te plantees el porqué y quieras cambiarlo te llevará a encontrar una solución, y la posterior corrección si ésta no es del todo acertada… El camino es lo importante, descubrir un proceso de aprendizaje que a posteriori se pueda aplicar en otros aspectos del sistema o de tu actividad.

En una primera fase lo que cuenta es acostumbrarse a trabajar con el sistema, pero para pasar a una mayor sofisticación necesitas aumentar tu rigor a la hora de implementarlo, identificar/aceptar los errores que produces y plantear una solución. El prueba-error, sumado a un cierto grado de reflexión por parte del usuario, pone las bases para la mejora continua de tu sistema.

  • Diang Lugo

    Fantástico y necesario post.