GTD. La lista de proyectos como recurso clave

GTD. Lista de proyectos

Necesitas confeccionar una lista de proyectos como vía para crear una vista global de tu actividad inmediata , creando un inventario y administrando lo para mantener el orden en los 3000 metros. Materializar la lista sirve para realizar una declaración explícita de tu actividad , para obligarte concretarla e incitándote así a la reflexión. El texto te explica qué formas puede tomar la lista según la herramienta utilizada para implementar el sistema y qué papel juega dentro de tu GTD.

GTD considera un proyecto todo lo que necesita más de una acción física para ser completado. Lo que habitualmente consideraríamos una tarea, como facturar un servicio en un cliente acaba convirtiéndose en un proyecto: Ejemplo, Tu facturación mensual: Agrupar trabajos realizados durante el mes , Generar la factura , Enviar factura al cliente por correo electrónico….

1. Confeccionar la lista

Para indexar correctamente los proyectos a la lista los nombrarás con un texto descriptivo y breve para hacerte una idea exacta de su propósito. No es nada difícil, pero solemos descuidarlo, ya que no estamos habituados a parar un momento para pensarlo. Es una tarea automática, de preparación, aparentemente sin peso.

Demasiadas veces termino editando el título de un proyecto ya abierto para no confundirlo con otro similar.  Suele pasar a raíz de una planificación natural, donde según la complejidad de los proyectos se generan una gran cantidad de subproyectos con nombres parecidos.

El concepto subproyecto , como grupo de actividad contenida dentro de otro grupo de actividad , no tiene sentido dentro del sistema GTD . Todo son proyectos al mismo nivel. Si se da el caso, se declararán los proyectos con un encabezamiento común seguido de una especificación propia según la finalidad:

Presentación versión 2014 > Preparar slideshow , Presentación versión 2014 > Preparar guión , Presentación versión 2014 > constituir el grupo de trabajo …

2. Su representación

Otra cuestión es cómo representarla, si con una lista tradicional donde se inventaría toda nuestra actividad, o con formas más gráficas como un mapa mental o ilustraciones en forma de árbol , de red … Mientras que la primera opción sigue un camino estrictamente orientado a dar respuesta a una necesidad , las soluciones de tipo gráfico nos pueden servir convertir el contenido en algo más legible, rompiendo la monotonía y agrupándolo a través de recursos de la ilustración (ramas , colores, nodos compartidos… )

3. Proyectos pequeños

Es importante anexar los pequeños proyectos en la lista y no déjanos llevar por la convicción de que no se trata de algo con suficiente entidad para estar presente, o que el hecho de hacerlo en el momento y sacármelo de encima al instante hace que no valga la pena … en ambos casos estamos creando un mal hábito. Además en el segundo caso , corres el riesgo de dejar de lado componentes secundarios de tu actividad, creando sombras en tu perspectiva.

Al omitirlos los cargarás en tu memoria, alejándote del estado de serenidad necesario para focalizar al 100% en lo que estás haciendo . No los tendrás en cuenta durante tu revisión semanal, generando olvidos y situaciones desagradables al volvértelos a encontrar de imprevisto .

4. Su propósito original

En la visión más clásica de GTD , mostrada por David Allen en sus libros, se nos habla de este recurso como un índice de nuestros proyectos. Una lista y no como lo visualizamos los usuarios: una librería de proyectos estructurados como carpetas donde cada una almacenan acciones. La idea es administrar una única lista de proyectos con todas las acciones distinguiéndolos con una anotación en forma de etiqueta o subcontexto asignado a cada una de las acciones .

En un entorno como el mencionado, la lista pasa a ser imprescindible . Tienes que repasar cada elemento para saber si hay siguiente acción asignada y sigue en marcha , lo que provoca un refresco constante de tu actividad.

Puede resultar incomprensible por su poca funcionalidad , pero piensa en una implementación GTD en baja tecnología. Imagínate una libreta con tu sistema de listas , y una lista para cada proyecto con sus acciones. Si tienes 100 es ingobernable, tu actividad se perdería en un mar de papel. Con una lista con todos los proyectos y otra para acciones de todos ellos, puedes continuar trabajando en los más inmediatos al mismo tiempo que no pierdes el hilo del resto.

5. Desde tu aplicación/software

Las aplicaciones actuales permiten una confección automática e inconsciente de la lista. Al crear un proyecto en tu sistema, se crea en un apartado de específico. Accediendo a la dicha sección puedes visualizarlos todos sin necesidad de crear la enumeración de forma manual. En casos como el de Facilethings la representación gráfica se divide en dos listas al distinguir proyectos activos y en espera.

Durante mi revisión semanal decido en qué trabajaré durante la semana, cambiando el estado de los que sea necesario.

GTD es control pero también perspectiva. Para mantener una visión de nuestra actividad inmediata resulta indispensable contar con una lista de proyectos específicamente redactada que podamos consultar con facilidad . Déjame tu comentario explicando si has confeccionado una, aunque sea tu app quien lo haga , y que te aporta .

Imagen vía mandiberg bajo licencia Creative Commons

  • Paco

    Comencé hace unos 4-5 meses a utilizar Evernote para intentar organizar un poco mis tareas. Pero no acababa de ser satisfactorio, tenía una nota/libreta de tareas urgentes, otra de tareas asociadas a un proyecto, otra de tareas en espera de respuesta de algún compañero,… Revisarlas todas consumía tiempo. Ahora estoy usando Hightrack desde hace un par de meses y creo que se acerca más al propósito que buscaba. Cada lista contiene las tareas de un proyecto y veo todos los proyectos en un vistazo. Una vez eliminadas las tareas urgentes puedo entrar a ver lo que tengo pendiente en cada lista/proyecto. Y he conseguido establecer algunos hábitos: comenzar el día viendo la lista de tareas para hoy, anotar cada cosa que debo hacer en la lista correspondiente,.. incluso anoto las cosas que hago aplicando la regla del “minuto de oro”. Si he hecho algo lo anoto como tarea realizada para tener posteriormente la visión de todo lo hecho.

    Saludos y enhorabuena por el blog. No hago todo lo que dices pero sí he sacado buenos consejos que intento aplicar.

  • Victor Abarca

    Hola David,
    Hace algo más de un año que empecé a utilizar Wunderkit, después pasó a llamarse Wunderlist 2 y la verdad es que se me ha quedado muy pequeño.
    Ayer pillé la suite OmniFocus para poner un poco de orden. Desde hace poco tiempo estoy como autónomo y me toca gestionarme el tiempo.
    Uno de los errores que suelo cometer es lo que comentas en el punto tres: dejo las tareas pequeñas al margen y después o bien las olvido o cuando me toca hacerlas es a destiempo.
    Echaré un ojo a tu blog para ver qué mas cosas tienes sobre GTD y si encuentro algo de OmniFocus.
    ¡Ah! También uso Evernote, pero no como sistema GTD sino como bloc de notas. ¡Tengo muy mala memoria!
    Un saludo,
    – Víctor.

  • Luis Miguel

    En mi caso no tengo la menor duda de que elegí la mejor gestión, por lo menos hasta el momento, para mi GTD. Utilizo Facilethings. Merece la pena invertir algo de dinero en una aplicación que retorna con creces lo invertido en tiempo. Las acciones, delegaciones, y sobre todo su vinculación a Proyectos, están cristalinamente presentados. Sé qué hacer cada día, cada semana, cada mes y puedo reorientarlo a medida que cambia la carga de trabajo.
    Excelente blog David, saludos.

  • Joaquin Bresan

    GTD. La lista de proyectos como recurso clave