Evita que las notificaciones ahoguen tu productividad

Notificaciones - Una merma en tu productividad

No me gustan las notificaciones. Su protagonismo excesivo en nuestro día a día indica que hay algo que no funciona. Con la intención de no olvidar, generamos una nueva fuente de ruido y de interrupciones que rompen el flujo de trabajo .

Me gustaría echar un vistazo a cómo nos afectan y que se esconde detrás de su inmerecida relevancia, como nos afectan , como las podemos evitar y cuál es la presencia que deberían tener en nuestra rutina.

La notificación para no olvidar

Hay mucha gente que utiliza sistemas de aviso para recordar fechas de entrega, o para marcar el inicio de proyectos. Para mí resulta un uso indiscriminado , hay algo en su sistema de control de la actividad que chirría. Pensando en GTD podemos configurar un vista global de nuestros compromisos y obligaciones sin recurrir avisos externos. Hay dos pilares que permiten no olvidar nada y mantener una perspectiva integra – y real – de toda tu actividad :

  • Archivo de seguimiento , la agenda y el hábito de la revisión . Mientras que la agenda marca los compromisos fijados en un día concreto, el archivo de seguimiento nos indica cuando debemos empezar a trabajar en un tema . Evidentemente pierden su  valor si no llevamos a cabo las revisión diaria y semanal cuando toca.
  • Recopilar , Procesar , Organizar. Los tres de los cinco pasos del método GTD que nos permiten crear una perspectiva de nuestra actividad en forma de listas de acciones y proyectos ajustada a la realidad y que por tanto , generan confianza .

Confianza en el sistema y una labor continua para mantener el horizonte de perspectiva actualizado. Si lo conseguimos las notificaciones perderán el sentido como recurso productivo.

Si utilizas notificaciones como aviso para que no se te pase una cita o un compromiso estás dentro de la zona. Estás concentrado en tu trabajo , miras el reloj y ya ha pasado la hora de tu visita médica .. Fuera de una situación similar a la mencionada no concibo su uso.

La notificación como medio de información

Los Inbox de nuestras cuentas de correo están llenos de basura generada por los servicios web y redes sociales donde nos suscribimos. Cualquier solicitud, evento irrelevante o vencimiento, dispara el envío de un mensaje generando una sobreproducción de información irrelevante que ahoga lo que realmente es importante .

Ya he hablado de cómo dejar tu inbox a cero, dedicando especial atención a las notificaciones a través de un sistema de autoarchivado en una carpeta creada para esa finalidad. Un sucedáneo para meter la basura en su contenedor. El único resultado deseable es la reducción del volumen de mensajes a los que leerás de verdad . Para ello , o para paliar los estragos de la sobre-notificación puedes:

  • Dedicar 5 minutos a cada servicio en el que te registras, o aplicación móvil que te instalas, a revisar las opciones de configuración dedicadas a las notificaciones, para establecer un nivel lo más restrictivo posible .
  • Márcate un período de prueba y unas fechas de control (por favor, no lo hagas a través de una notificación, intégralo en tu agenda) . Una vez superado piensa si aún hay algún aviso  irrelevante.

¿Si recibiese este correo a mi bandeja de entrada resultaría una molestia o una distracción ? Si la respuesta es SI, elimínalo .

No hablamos de eliminar notificaciones por eliminarlas sino para convertirlas en algo significativo, no en el sin sentido en que acaban coinvirtiéndose. Nuestros medios de comunicación se saturan por una sobreacumulación de ‘correo comercial’ que nosotros mismos hemos solicitado!

Imagínate que hicieras lo mismo con Post-It. Una de dos, o acabarías cubierto de papelitos pegados, o tus emplazarías tus notas sobre tu escritorio colocadas en lugares estratégicos para llamar tu atención , y al principio funcionaría, pero con el tiempo el encanto de la novedad se desharía y acabarían durante días o semanas en el mismo lugar .

Administrar las herramientas de las que disponemos para no desbordarnos y un correcto uso de la agenda , utilizándola integrada con el sistema de productividad, dejando las notificaciones para temas puntuales. Es la única forma para no crear más ruido del que ya tiene nuestra rutina por sí sola.

Imagen vía tiff_ku1 bajo licencia Creative Commons

  • ¡Totalmente cierto!
    Y además de reducir nuestra productividad puede incluso llegar a producirnos más estrés. Cuando estás inmerso en una tarea y te llega una notificación, un recordatorio de otra tarea pendiente, tu cerebro se activa y empieza a darle vueltas al tema. Y llega el problema de la atención dividida, que no podemos estar en dos o más cosas a la vez y rendir igual.
    Yo dejé post-its, notificaciones en móvil, etc., por lo mismo.
    Me quedo con la agenda. Está siempre ahí, puedes consultarla cuando quieres y es muy silenciosa :)

  • Tu lo has dicho, para acabar con la distracción mejor generar el hábito de la revisión de la agenda. Lo simple siempre funciona