Inbox, productividad parar gestionar el e-mail

He tenido la ocasión de experimentar con Inbox de Google y entre tú y yo tengo que decir que esto de procesar el correo electrónico ha cambiado, esta vez sí. Antes una persona organizada era capaz de dedicar un tiempo diario especifico a procesar su correo sin el temor de ser engullido por un alud de comunicaciones, para todos los demás un correo poblado en exceso se convertía en un problema de primer orden.

Inbox no es sólo un punto donde se depositan todas las comunicaciones, es una bandeja de entrada donde cada correo se convierte en un asunto que requiere de una decisión, un asistente que nos provee de los recursos para gestionar el flujo de las comunicaciones y no olvidar nada que requiera de nuestra atención.

¿Cómo funciona?

Se trata de un servicio al que conectar las diferentes cuentas de correo para gestionarlas desde una única ubicación. Buscamos dejar cada día el inbox a cero aclarando el horizonte inmediato de actividad. El principio es muy sencillo, centrarnos en la gestión de los asuntos tomando una decisión sobre lo que hacer con cada uno de ellos. Una forma explícita para hacer lo que ya he comentado en el blog sin soluciones caseras.

Para ello recurrimos a un conjunto de mecanismos para tratar cada elemento depositado en la bandeja de entrada:

  1. Marcar cómo realizado. Una vez leído el correo y si no tiene que hacer algo más con él podemos marcarlo como ya realizado, se archiva y desaparece de la línea de actividad de la bandeja de entrada de forma definitiva.
  2. Posponer. Si consideramos que no es el momento podemos posponerlo sugiriendo una fecha y una hora en la que volverá a aparecer en el inbox requiriendo nuestra atención. Si es un asunto sin una fecha de activación puede quedarse en el apartado Algún día de esta sección para ser recuperado en un futuro de forma manual por el usuario.
  3. Fijar. No me he de ocupar ahora de él pero debo tenerlo presente, un recordatorio, algo que requiere de mi atención … Queda fijado, ubicado en los primeros puestos de la lista de correos recibidos, evitando ser desplazado por nuevos elementos entrantes.
  4. Mover a … o dicho de otro modo archivarlo en alguna carpeta personalizada según nuestros propios criterios. Dentro de esta posibilidad, implementada a través de un menú contextual que muestra todas las opciones, también existe la posibilidad de enviar el correo a la papelera o marcarlo como spam.

(*) Los items se pueden procesar uno a uno o en grupo con una multiselección.

Se trata de una forma de crear un flujo de trabajo ordenado con respecto a nuestro correo. La gran mayoría de gente lee los mensajes nuevos y se despreocupa de archivarlos o eliminarlos, convirtiéndolos en una distracción en próximos accesos a la cuenta o a la aplicación cliente para gestionar el correo. Inbox nos provee de una forma de trabajar para ser más eficientes, tal vez ya tienes tu sistema pero si no es así supondrá una evolución significativa.

La aplicación dispone de la posibilidad de crear recordatorios como forma para no olvidar nada, si les asignamos día y hora de activación actuarán como una notificación apareciendo en el inbox como un elemento fijado (punto 3). Si por el contrario los dejamos sin fecha aparecen en las primeras posiciones desde un primer momento.

Usabilidad

Disponemos de un servicio web y de su aplicación móvil en plataforma Android e iOS. En ambos formatos presenta una interfaz simple, limpia y sencilla de usar, ofreciendo al usuario sólo las opciones que cumplen con una función importante, para el resto podemos acceder al menú principal (icono vértice superior izquierda)

Incluso el envío de correos asiste al usuario con un clic desplegando una columna de iconos ofreciéndonos la posibilidad de elegir uno de los últimos destinatarios con los que hemos cruzado comunicaciones, la posibilidad de crear un recordatorio o cómo no, escribir un correo convencional.

Pocas opciones pero claras y extremadamente funcionales

La aplicación móvil añade la posibilidad de posponer o dar por hecho arrastrando el correo a la derecha o la izquierda. Ya que esto también lo podías hacer con la app de GMail, pero no crees que es un ejemplo de simplicidad y elegancia en el uso?

Para terminar comentar el uso del agrupamiento temático de los mails según la tipología, la clasificación de los mensajes en Notificaciones, Compras, Forums, Social … el mismo sistema que desde hace algún tiempo se ofreció a través de Gmail, activado por defecto se pueden desactivar las categorías a través de un espacio de configuración muy minimalista.

Impresiones después de las primeras semanas

Lo comentaba al principio del artículo, se trata de una nueva forma de hacer y de concebir el email. Gracias a los recursos que nos ofrece y a la simplicidad del entorno podemos dejar de lado el coste de estructurar un sistema de archivo dentro de la cuenta con carpetas, jerarquías, reglas para autoarchivar, redireccionar el correo desde otras cuentas .. . a través del icono con la imagen de usuario puedes agregar nuevas cuenta de gmail a través de una validación del nombre y la contraseña de usuario … Todo fácil, todo pensado para que sólo tengas que preocuparte de lo que deberías preocuparte al acceder a tu cuenta de correo:

Leer los e-mails y decidir que tienes que hacer con cada uno de ellos

Después de un par de semanas utilizándolo percibo la desaparición de resistencia en el uso del mail. He experimentado los siguientes cambios en mi forma de actuar:

  1. La gestión del correo es más dinámica. Mismo trabajo en menos tiempo.
  2. Me cuesta menos fijar un momento al día para ocuparme del correo, equiparando la actividad procesar mi inbox del sistema GTD.
  3. El deseo de revisar el correo de forma continuada es más controlable, supongo que saber que has dejado el inbox a cero diluye la ilusión de tener asuntos en espera.
  4. No hay mantenimiento, no hay preocupaciones de cómo dinamizar la gestión de tu cuenta.
  5. Tengo la confianza de que no olvidaré nada, ya sea reprogramando su aparición o con un recordatorio Inbox es una referencia.

 

Se puede convertir en un verdadero gestor del flujo de trabajo?

No. Puedes montar tu sistema de listas como con Evernote, o GMail pero no tendrá el dinamismo de un sistema pensado explícitamente para gestionar el flujo de trabajo. Está muy bien para dar respuesta a una capa superficial de tu actividad, las comunicaciones, notificaciones, archivo de material relacionado … pero tu actividad necesita algo más, de la misma manera que te ofrece recursos para gestionar un Inbox el hecho de reutilizarlo para algo fuera de su propósito puede sobrecargarlo y hacerle perder la magia … como nota personal mencionar que la tentación de gestionar las próximas acciones y el inbox en una misma lista es, por decirlo finamente, antihigiénico.

  En pocas palabras te lo recomiendo … Tengo cinco invitaciones a vuestra disposición hacedme llegar su dirección de gmail y son vuestras:-)

  • Yo también la he probado y la recomiendo. Pero a mi parecer tiene un gran “pero”: La versión web sólo se ejecuta desde Chrome y derivados, si intentas abrirla desde un Firefox por ejemplo te dice que no es compatible. Un suspenso en libertad de uso de la web, ya que te obligan a pasar por su navegador

  • Tienes razón Carles, esperemos que esto solo sea en la BETA y podamos trabajar desde cualquier navegador

  • Juan Carlos Hoyos Posada

    Por favor actualizar el vinculo a la pagina de Jerónimo Sánchez, la que tiene en la pagina principal de este Blog lleva a un domino abandonado, la correcta es http://jeronimosanchez.com/

  • Actualizada. Detalles que quedan en el olvido.
    Gracias por recordármelo Juan Carlos :-)

  • Dani Farré Huguet

    Porvant inbox de fa uns dies i tenia curiositat que pensaves

    Per ara trobo a faltar tot el tema de filtres que jo ho tina molt ben muntat. Però potser si que no cal pensar-hi tant

    A veure que penso d’aquí unes setmanes. Per cert, encara l’utilitzeu?

  • Van afegint noves funcionalitats a cada actualització i tard o dora arribaran els filtres, pero crec que el que intenten inbox es crear un entorn simple per processar el teu correu i deixar safata d’entrada a 0. El continuo utilitzant com a via principal per processar el correu i m’ho simplifica bastant la veritat.