GTD. Obtener una mente como el agua

Una mente tranquila es una mente preparada para dar el máximo, capaz de mantenerse enfocada en la siguiente tarea a realizar. David Allen, creador del método GTD, utiliza la expresión la mente como el agua para describir este estado. Externalizamos todo pensamiento relacionado con nuestra actividad en el sistema de listas, liberando espacio para resolver las cuestiones que nos importan.

¿Pero cómo? ¿Qué pasos debemos llevar a cabo para que GTD no acabe convirtiéndose sólo en un conjunto de listas para administrar responsabilidades y se consolide como una vía para alejar el estrés?

David Allen en Organízate con eficacia insiste en el factor decisivo de la primera recopilación para vaciar del todo nuestra psiquis de temas pendientes, no sólo los que recordamos explícitamente, también aquellos que quedan en la sombra. Nos cuenta como en su rol de consultor acompañaba a los clientes en el recorrido por su oficina, su casa y el resto de emplazamientos donde transcurre su vida para ir revisando todos y cada uno de los rincones con la intención de no dejar ningún detalle fuera y conseguir un vaciado como el descrito. El proceso se podía prolongar durante dos días …

Puede parecer una cantidad de tiempo exagerada pero se trata de inventariar toda nuestra actividad, hay que trabajar a fondo. Me gusta utilizar el símil del inventario, ya que al igual que las tiendas o almacenes dedican un día a final de año a recontar toda su mercancía en stock, llegando a cerrar en día laborable, uno ha de plantearse hacer lo mismo si quiere llevar a cabo un proceso serio y eficaz.

Una buena imagen del peso que nos sacamos de encima es todo el material recogido durante la primera recopilación. Nada de un simple inbox sobre la mesa, necesitamos un rincón de una habitación para colocar todo lo que vamos recogiendo, ya sea en forma de anotación, objeto a reubicar o documentación física.

Concretar tus asuntos

Pero para aliviar la carga no es suficiente con la mega-recopilación, la terapia continúa con el procesado. Procesarlo todo sin dejar nada en los inbox, lo remarco porque la experiencia puede ser agotadora. Trataremos cada uno de los elementos preguntándonos si es una acción, si la archivamos o la eliminamos. En el caso de las acciones incluirá su transformación en acciones GTD, en proyectos, ajustando la descripción, clasificándolas con contexto y niveles de tiempo y energía.

Para cada cuestión habrá que detenerse a reflexionar un momento para saber que representa y qué espacio ocupa en nuestra actividad. En cierto modo es una parte en sí del proceso para diluir las preocupaciones, concretándolas y ubicándolas en nuestra perspectiva. Ya no son algo desdibujado que no sabemos muy bien en qué consiste y cuando nos caerá encima.

Una vez finalizado ya tenemos nuestro sistema de listas en marcha, ya podemos empezar a funcionar de otra manera. Procurar no retener todo lo que surja en la mente, sembrando el hábito de la recopilación aunque en un principio signifique parar el flujo durante un instante para anotar/registrar esa ‘cosa’ evitando su retorno recurrente, disipando el foco dedicado a resolver. No debe ser de forma casual sino habitual, debemos convertirlo en un hábito.

Funcionar de otra manera

Funcionar, no sólo trabajar. Más allá del trabajo tendremos que concentrar en el sistema de listas todo tipo de actividad, sea personal, profesional, importante o detalles absurdos, como tu idea de aprender a tocar el banjo. Todo estará en el mismo lugar, ordenado con los mismos criterios, ya no es necesario que recurras a tu mente preocupante hacerte de si se te olvida algo. Tienes un sistema fiable en el que puedes confiar si sigues utilizándolo como debes.

Quizás lo más duro no sea cambiar los hábitos sino resistir a los impulsos que nos empujan a no registrar y tener presente algo en el momento que surge en lugar de anotarlo y entender que tenemos que dejarlo para más adelante.

Llegar a un estado de calma mental manteniéndolo de forma sostenida es una cuestión de consolidar hábitos y seguir las pautas marcadas por GTD de forma ortodoxa generando confianza  hasta un nivel subconsciente, allí donde la mente no siente la necesidad de retener algo porque instintivamente sabe que puede acceder al sistema para recuperarlo sin ningún tipo de fricción.

¿Me acordaré?

Anótalo y envíalo a tu inbox, cuando proceses ya lo volverás a tener presente

¿Me costará acceder a ello?

Si está en tu lista de siguientes acciones sólo debes filtrar por contexto, nivel de energía y de tiempo

¿Lo tendré en cuenta cuando sea necesario?

Si es una cita a la agenda, si lo tienes que tener en cuenta a partir de una fecha determinada tu archivo de seguimiento, en un proyecto en espera lo revisarás cada semana, si es una acción sin prioridad la recuperarás cuando revises toda la lista de algún día / Tal vez.

Me reservo de un segundo post para hablar de la otra gran cuestión que nos permite mantener la mente en calma. Mantenernos en la zona, en el momento actual haciendo lo que tenemos que hacer sin dejarnos arrastrar por el futuro ni lastrar por el pasado.

Imagen vía dewdrop bajo licencia Cretive Commons

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  • Jordi Sánchez

    Yo lo veo bastante claro, David: como bien dices, lo más complicado no es cambiar los hábitos (que es muy complicado, claro), sino que cuando los has cambiado, siempre acabas tendiendo a no apuntar las cosas porque no quieres dejarlo para más adelante.

    A mi sin duda es lo que más me cuesta, tener que dejar algo para más adelante cuando quiero hacerlo ahora para quitármelo de encima.

  • Lo más complejo en mi opinión es darse cuenta de como actuamos, de como trabajamos. Si lo hacemos como realmente debemos o no. Muchas veces pensamos que si no lo anotamos ya volverá sin darle más importancia. Pero la verdad es que la estamos fastidiando, nos salimos de la linea sin darnos cuenta y nuestro gtd – y eficiencia – pierde tracción.

  • Totalmente de acuerdo David, lo más difícil es darse cuenta de cómo estamos actuando y después valorar si es correcto, incluso determinar qué es en realidad lo correcto. Mi lucha personal es evaluar lo que anoto. Uso un sistema de time tracking para ir registrando cada cosa que me facilita anotarlo todo en tiempo real, y concentrarme en una cosa a la vez, el problema viene al mantener la disciplina de revisarlo y evaluarlo.