GTD. El efecto multiplicador de trabajar por contextos

GTD nos ofrece recursos para enfocar con un láser nuestra capacidad de resolución. Uno de ellos es el trabajo para contextos. El atributo asociado a cada una de las acciones procesadas que la etiqueta con el lugar o la herramienta necesaria para llevarlo a cabo. En el blog he hablado sobre que son y cómo configurarlos en tu sistema GTD, hoy me gustaría intentar transmitir parte de su magia explicando porque funcionan y la importancia de utilizarlos de forma genuina, sin adulterarlos.

Trabaja siempre por contexto, sin excepciones

En la última edición del evento #caféyproductividad donde compartimos conocimiento y experiencias sobre el tema de la productividad personal, Jerónimo Sánchez hizo un comentario sobre el error de incluir dentro de nuestro sistema recursos como las TMI (Tareas Más Importantes) y como ello nos desvía de una implementación de GTD adecuada.

Puede parecer un detalle insignificante pero me causó un gran impacto al ser una de mis prácticas habituales, escoger dos acciones determinantes a llevar a cabo a primera hora de la mañana, durante el mejor momento del día en cuanto a energía y capacidad de atención .

¿Tan malo es? Pues sí. Por un momento desconecto mi GTD para trabajar de otra manera, después vuelvo a reconectar y comienzo a guiarme por los contextos. Esta discontinuidad fomenta una falta de confianza en el sistema, si lo desconecto una vez – de forma bienintencionada – corro el riesgo de justificar nuevas desconexiones en situaciones donde pueda encontrar una solución aparentemente mejor, más sencilla o simplemente más cómoda. En resumen, no confío en el sistema, no porque no funcione o no me dé los resultados esperados sino por una falta de humildad. El típico caso de creer que puedes mejorar GTD.

Sé que suena un poco sectario “Los que lleváis GTD y estos sistemas a este extremo sois unos tarados”, puede que no sea una persona mentalmente estable pero tampoco tengo ganas :-P, la cuestión es que la reflexión de en Jerónimo me empujó a cambiar mi forma de hacer y empezar a funcionar con los recursos nativos que me ofrece GTD en lugar de preseleccionar tareas importantes. Aplico el patrón del sistema para responder a la pregunta: ¿Qué es lo siguiente que debo hacer?

  1. Filtro por contexto para saber qué puedo hacer dentro del marco definido por la ubicación donde me encuentro o por las herramientas de las que dispongo en este momento.
  2. Filtro por nivel de energía y tiempo. Los dos criterios fueron emparejados en las acciones más exigentes, a más energía mayor cantidad de tiempo se necesita para finalizar una acción.
  3. Selecciono la acción con una fecha de vencimiento más cercana. Después de filtrar me quedo con un grupo muy reducido de opciones, de 3 a 5, si hay alguna con una fecha objetiva de vencimiento aquella es la escogida.

Y ya está. De esta manera selecciono mi primera actividad del día, siguiendo GTD, sin señalar a dedo lo que haré mañana lo que no deja de ser una forma encubierta de priorizar. Lo que quiero decir es que puedes confiar en el sistema de contextos, tiempo y energía para escoger. Pero esto no queda ahí, el hecho de trabajar por contexto te puede aportar mucho más…

El poder de trabajar para contextos

Seleccionar un contexto reduce tu lista de 50-100 próximas acciones a 10, centra el foco de atención y te quita de encima la sensación de ser sobrepasado por la actividad, tal vez no en el plano emocional sintiéndote presionado pero si en el aspecto cognitivo. No ser capaz de abastecer visualmente todo lo que tienes que hacer crea la sensación de exceso, de no poderlo manejar… Tienes que dedicar tiempo, energía, atención y razonamiento a revisar toda tu gran lista de actividad para decidir, algo innecesario.

Si al procesar transformamos las cosas que nos han venido a la mente en actividad ubicable en las diferentes listas GTD es para evitar las acciones mecánicas y repetitivas cuando queremos decidir a lo bruto o de forma manual.

Trabajar en contextos nos coloca en un mismo ambiente el cual no se debe abandonar al cambiar de acción a realizar, sólo cuando dejamos el contexto a cero. Una vez inmerso en la realización de la actividad, el hecho de pasar de una acción a otra dentro del mismo ambiente no supone desgaste de transición, no perdamos tiempo seleccionando lo siguiente a realizar. No se dispersa la atención durante el proceso mental de desconexión/reconexión entre acciones.

Al finalizar la dedicación a un asunto y pasar al siguiente se produce un proceso explícito para el usuario al enfocar su atención a otro asunto y tener que recuperar recursos para hacer posible su ejecución, cómo cualquier tipo de material de apoyo. Pero también implícito, la mente descarga de la memoria inmediata el referente al que ya se ha finalizado y se carga el referente a la nueva responsabilidad.

Trabajar dentro de un mismo contexto nos evita salir de un ambiente permitiendo invertir el extra de energía y atención que no derrochamos en realizar nuestras acciones.

En cierto modo es lo mismo que seguir la filosofía de los 5 pasos de GTD (recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer). Dedicamos atención plena a cada uno de ellos, sin mezclar su ejecución, no recopilamos ni procesamos, ni ejecutamos mientras revisamos. Todo para conseguir una dedicación más profunda y una ejecución más fluida. Trabajar por contextos es exactamente eso, profundizar en la ejecución y obtener resultados con una menor inversión de recursos (atención, energía, tiempo).

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  • Jerónimo Sánchez

    Sin duda, David, seleccionar las que consideras Tareas Más Importantes con antelación mina la potencia de GTD, precisamente porque mientras te enfocas en trabajar en esa mini lista de TMIs, no estás usando tus listas contextuales para tomar decisiones de manera objetivas, que es una de las grandes ventajas que tiene usar GTD. Pero como decía el Superatón, “no se vayan todavía, aún hay más…” ;)

    En entornos VUCA (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos), como los que tienen la mayoría de los trabajadores del conocimiento, tomar decisiones con días, o incluso horas de antelación, ya no es suficiente. Las cosas pueden cambiar muy rápidamente en minutos, por lo que la pregunta “¿qué es lo que debo hacer ahora?” que mencionas, debe responderse en el mismo momento en que vas a ponerte a hacer, de manera que puedas tener en cuenta todas las circunstancias que pueden llegar a condicionar su ejecución.

    Utilizar TMIs es una solución de andar por casa, que puede tener utilidad sólo si tu trabajo es altamente predecible. Lamentablemente, tu trabajo puede ser predecible hoy, pero dejarlo de ser mañana. Esa es, de hecho, la tendencia “knowmad” en que estamos inmersos hoy en día, en la que cada vez más trabajadores del conocimiento nos convertiremos en nómadas del conocimiento durante los próximos años.

    Por tanto, si eres trabajador del conocimiento, usar TMIs es pan para hoy –a veces ni eso–, y hambre para mañana. Tiene mucho más sentido practicar GTD correctamente, que es una solución universal –funciona tanto en entornos VUCA como en entornos altamente prededibles–, y lo mejor, a un costo muy razonable, especialmente si tenemos en cuenta el valor recibido por la inversión.

    Un abrazo y espero volverte a ver en el próximo #caféyproductividad de primavera :D

  • Efectividad 360

    David, felicidades por el post y Jeroen gracias por el comentario, estamos inundados en la web con la recomendación de las listas de TMI. Valió la pena que hayan debatido su debilidad.

  • Giancarlo

    Buenas tardes.
    David. Enhorabuena por el post. Me parece una aportación fundamental. De hecho, desde que la leí, estoy implementándola como práctica habitual de GTD para mí, porque, como dice Jerónimo, muchas veces me ha pasado que una TMI que yo me había marcado para hacer a primera hora de la mañana, al final ha terminado convirtiéndose en la TMI del día siguiente, y del siguiente, y del siguiente, porque la importancia de las acciones cambia muy rápido.
    Estoy, pues, implementando el trabajo riguroso siguiendo el criterio de los contextos. En algunos casos me ha funcionado muy bien. En otros, me he encontrado con un inconveniente. Mi trabajo se desarrolla principalmente delante de un ordenador, pero la resolución de las tareas incluye tener que hablar con diversos departamentos o con mi propio equipo mientras estoy lidiando con ellas. Eso hace que tenga que trabajar simultáneamente con varios contextos. Antes usaba el contexto “oficina” y “ordenador”pero eso implicaba todas las tareas prácticamente de mi trabajo y la lista era interminable. Ahora, con varios contextos, aunque a veces va bien, la mayor parte del tiempo no puedo disfrutar de esa concentración que implica estar concentrado en las tareas de un contexto determinado, ya que tengo que alternar varios de ellos.
    Como solución de supervivencia he terminado llamando Contexto a Tipos de tareas diferentes. Las de corte más administrativo, por poner un ejemplo, las separo de las de planificar, las de leer o las de preparar reuniones. Digamos que el contexto termina siendo el contexto en el que me encuentro yo, es decir, en modo gestión, en modo planificación…
    Te escribía para saber qué opinas. No quisiera mermar la efectividad de GTD por tratar de aplicar una solución Ad hoc por impaciente.

  • Hola Giancarlo

    Entiendo lo siguiente: Dentro del contexto oficina, ordenador hay muchas acciones a realizar y eso malbarata la fuerza del contexto de trabajar focalizado con pocas tareas. En esos casos puedes intentar crear contextos diferentes #internet para tareas a realizar online #mail para tus correos electrónicos es lo que yo hice en su día.

    Yo me encuentro con el mismo problema y he pensado en seguir esta filosofía, crear contextos más específicos. Cambiaré #ordenador por #word (escribir mis post) #evernote para las lecturas que realizo des de mi ordenador (todas las tengo allí) y el resto se quedarán con #ordenador.

    Más que desvirtuar tu GTD con un segundo contexto que implique el verbo de la acción a realizar, usa contextos más específicos vinculados con las HERRAMIENTAS con las que trabajas en el ordenador cómo las mencionadas en anterior punto.

    Un saludo