GTD. El efecto multiplicador de trabajar por contextos

GTD nos ofrece recursos para enfocar con un láser nuestra capacidad de resolución. Uno de ellos es el trabajo para contextos. El atributo asociado a cada una de las acciones procesadas que la etiqueta con el lugar o la herramienta necesaria para llevarlo a cabo. En el blog he hablado sobre que son y cómo configurarlos en tu sistema GTD, hoy me gustaría intentar transmitir parte de su magia explicando porque funcionan y la importancia de utilizarlos de forma genuina, sin adulterarlos.

Trabaja siempre por contexto, sin excepciones

En la última edición del evento #caféyproductividad donde compartimos conocimiento y experiencias sobre el tema de la productividad personal, Jerónimo Sánchez hizo un comentario sobre el error de incluir dentro de nuestro sistema recursos como las TMI (Tareas Más Importantes) y como ello nos desvía de una implementación de GTD adecuada.

Puede parecer un detalle insignificante pero me causó un gran impacto al ser una de mis prácticas habituales, escoger dos acciones determinantes a llevar a cabo a primera hora de la mañana, durante el mejor momento del día en cuanto a energía y capacidad de atención .

¿Tan malo es? Pues sí. Por un momento desconecto mi GTD para trabajar de otra manera, después vuelvo a reconectar y comienzo a guiarme por los contextos. Esta discontinuidad fomenta una falta de confianza en el sistema, si lo desconecto una vez – de forma bienintencionada – corro el riesgo de justificar nuevas desconexiones en situaciones donde pueda encontrar una solución aparentemente mejor, más sencilla o simplemente más cómoda. En resumen, no confío en el sistema, no porque no funcione o no me dé los resultados esperados sino por una falta de humildad. El típico caso de creer que puedes mejorar GTD.

Sé que suena un poco sectario “Los que lleváis GTD y estos sistemas a este extremo sois unos tarados”, puede que no sea una persona mentalmente estable pero tampoco tengo ganas :-P, la cuestión es que la reflexión de en Jerónimo me empujó a cambiar mi forma de hacer y empezar a funcionar con los recursos nativos que me ofrece GTD en lugar de preseleccionar tareas importantes. Aplico el patrón del sistema para responder a la pregunta: ¿Qué es lo siguiente que debo hacer?

  1. Filtro por contexto para saber qué puedo hacer dentro del marco definido por la ubicación donde me encuentro o por las herramientas de las que dispongo en este momento.
  2. Filtro por nivel de energía y tiempo. Los dos criterios fueron emparejados en las acciones más exigentes, a más energía mayor cantidad de tiempo se necesita para finalizar una acción.
  3. Selecciono la acción con una fecha de vencimiento más cercana. Después de filtrar me quedo con un grupo muy reducido de opciones, de 3 a 5, si hay alguna con una fecha objetiva de vencimiento aquella es la escogida.

Y ya está. De esta manera selecciono mi primera actividad del día, siguiendo GTD, sin señalar a dedo lo que haré mañana lo que no deja de ser una forma encubierta de priorizar. Lo que quiero decir es que puedes confiar en el sistema de contextos, tiempo y energía para escoger. Pero esto no queda ahí, el hecho de trabajar por contexto te puede aportar mucho más…

El poder de trabajar para contextos

Seleccionar un contexto reduce tu lista de 50-100 próximas acciones a 10, centra el foco de atención y te quita de encima la sensación de ser sobrepasado por la actividad, tal vez no en el plano emocional sintiéndote presionado pero si en el aspecto cognitivo. No ser capaz de abastecer visualmente todo lo que tienes que hacer crea la sensación de exceso, de no poderlo manejar… Tienes que dedicar tiempo, energía, atención y razonamiento a revisar toda tu gran lista de actividad para decidir, algo innecesario.

Si al procesar transformamos las cosas que nos han venido a la mente en actividad ubicable en las diferentes listas GTD es para evitar las acciones mecánicas y repetitivas cuando queremos decidir a lo bruto o de forma manual.

Trabajar en contextos nos coloca en un mismo ambiente el cual no se debe abandonar al cambiar de acción a realizar, sólo cuando dejamos el contexto a cero. Una vez inmerso en la realización de la actividad, el hecho de pasar de una acción a otra dentro del mismo ambiente no supone desgaste de transición, no perdamos tiempo seleccionando lo siguiente a realizar. No se dispersa la atención durante el proceso mental de desconexión/reconexión entre acciones.

Al finalizar la dedicación a un asunto y pasar al siguiente se produce un proceso explícito para el usuario al enfocar su atención a otro asunto y tener que recuperar recursos para hacer posible su ejecución, cómo cualquier tipo de material de apoyo. Pero también implícito, la mente descarga de la memoria inmediata el referente al que ya se ha finalizado y se carga el referente a la nueva responsabilidad.

Trabajar dentro de un mismo contexto nos evita salir de un ambiente permitiendo invertir el extra de energía y atención que no derrochamos en realizar nuestras acciones.

En cierto modo es lo mismo que seguir la filosofía de los 5 pasos de GTD (recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer). Dedicamos atención plena a cada uno de ellos, sin mezclar su ejecución, no recopilamos ni procesamos, ni ejecutamos mientras revisamos. Todo para conseguir una dedicación más profunda y una ejecución más fluida. Trabajar por contextos es exactamente eso, profundizar en la ejecución y obtener resultados con una menor inversión de recursos (atención, energía, tiempo).

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