5 cambios de visión en mi ecosistema productivo

Todo lo que hablo en mi blog es accesible, fácil de comprender y de poner en práctica para cualquiera. Una vez implementado, sea GTD o la organización de tu nube con Evernote, ¿Que queda? Pues funcionar y profundizar.

Dentro de la simplicidad de los engranajes de lo que me rodea y me ayuda trabajar parece que no haya nada más pero todavía me sorprende como pequeños detalles me ayudan a profundizar en la mejora de mi eficiencia. Estos son los cambios que más me han transformado durante el último año.

Contextos

El gran descubrimiento durante el último año ha sido el poder real de trabajar por contextos, olvidándome de preconfigurar la actividad a través de TMI (Tareas más importantes) y eliminar completamente los criterios de prioridad.

Para ello he ajustado mis contextos algo más a la realidad, siguiendo el espíritu de GTD. Desarrollo gran parte de mi actividad frente al ordenador, de mi casa o mi oficina profesional, traduciéndose en la versión anterior de mi sistema a los contexto #ordenador (para la actividad desarrollada en casa) y #oficinapro (para la profesional). El problema: listas por contexto de más de 10 acciones, donde se pierde claridad debido a la cantidad excesiva de acciones a realizar y la magia que surge del trabajo con una lista reducida y enfocada a una tipología muy específica de trabajo.

He caído en la trampa de ayudarme de un segundo tag para clasificar la gran variedad de acciones. Grave error. Aumento la complejidad y creó un sistema de varios pasos para la clasificación. Muchas veces para filtrar dejaba de utilizar el contexto y escogía el segundo tag. #Ordenador #Lectura

La solución? Separar toda la actividad del contexto #ordenador según las herramientas que utilizo para trabajar frente la pantalla #pocket, #evernote, #xmind. Sigo la filosofía de GTD de asignar un contexto que corresponda a la herramienta (o lugar) que necesito para trabajar. Lo irónico del caso es que sigue mucho más el espíritu de la norma ya que se trata de aplicaciones multi-plataforma en las que puedo acceder desde cualquier dispositivo (No dependo de mi PC).

Revisar

Siempre he intentado hacer todas las revisiones cuando y como tocaba pero hasta ahora no he tomado verdadera conciencia del propósito y peso de cada una. Una cosa es la teoría, otra llevarlo a la práctica de la forma que crees correcta y otra asimilarlas como parte integral del sistema.

  • Revisión diaria. Reviso y proceso Inbox + Agenda + lista de próximas acciones
  • Revisión semanal. Sigo mi lista de control para revisar todo mi sistema y la realizo siguiendo el asistente disponible a través de Facilethigns para guiarme.
  • Revisión mensual. Proyectos activos y en espera + Material de apoyo + cuestiones como actualizar calendario de publicación en el blog y limpiar mi lista de lecturas ya realizadas en pocket + Revisión agenda a un mes vista. Exclusivamente temas de intendencia, nada de visión.

El problema? Darles más importancia de la que realmente tienen. En el fondo sólo son trámites administrativos para ajustar el sistema pero mezclamos pasos adicionales y cuestiones que no tienen nada que ver con su propósito para darle más relevancia.

Leemos a David Allen o los expertos en GTD de lo importante que es revisar y no entendemos el peso de acciones aparentemente tan simples en cada una de las tres revisiones. Cuando he empezado a hacer sólo lo que se supone que debo hacer, sin mezclar control con cuestiones referentes a visión (cómo van mis proyectos i objetivos), me he dado cuenta de la sofisticación que esconde su simplicidad.

Recopilar

Recopilar sin utilizar verbos, sólo definiendo el concepto a tener en cuenta con 3 o 4 palabras, ha facilitado mi forma de capturar y estimulado el procesado posterior. El hecho de no definir el verbo cuando anoto me obliga a pensar con detenimiento en la acción a realizar, un mecanismo que favorece que emerjan nuevas cuestiones relacionadas completando su propósito de la anotación general. Si esto sucede las recopilo en ese mismo momento y las envío a la misma cola que estoy procesando.

Estos cambios transforman mi GTD. En primer lugar dinamizan el proceso de recopilación y convierten el paso de procesar las inbox en una experiencia mucho más satisfactoria, dejando la sensación de haber completado la preparación/transformación de mis asuntos en actividad sin que quede ningún ángulo muerto o detalle haya quedado sin atender.

Algún día / Tal vez

Incorporar un filtro a las acciones que van a la lista Algún día / Tal vez para distinguir las que tengo que tener en cuenta en cada revisión semanal,  y las que no, para dinamizarla se ha convertido en la solución en una forma de revisar la lista al completo sin tener en cuenta cosas innecesarias. Facilethings permite filtrar por el contexto o tags que no quieres tener en cuenta al ejecutar la función de revisión semanal, si utilizas Evernote puedes hacer lo mismo dividiendo la lista Algún día en 2 notebooks diferentes, uno de revisión semanal y el otro para una revisión más esporádica.

Más simple

Evernote. Hace tiempo os conté el cambio realizado para organizar mi información en Evernote de una forma más simple y estable. Los pasos dados en los últimos meses han ido enfocados a descargar la aplicación de cosas innecesarias. De momento he sacado todas las lecturas pasando el sistema a pocket. Una aplicación explícita para una función siempre es mejor que algo generalista que uno adapta para amoldarlo a sus necesidades.

Vas acumulando tantas cosas dentro de tu cuenta de Evernote que al final se acaban convirtiendo en una carga innecesaria ya que no las utilizarás nunca.

Cierro con Evernote y con un cambio en vías de desarrollo rompiendo con el resto de hacks en mi sistema GTD. Todos tienen algo en común: cambian aprendizajes arraigados, creencias aparentemente inamovibles que releyéndolas y modificándolas me han aportado un regreso sorprendente.

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  • Si algo valioso he aprendido durante los últimos años, en cuanto a la práctica de GTD se refiere, es a ser humilde. Como sabes, David, yo también pasé por mi propia catarsis, y después de haber probado todo lo imaginable y más, finalmente me di cuenta de que la experiencia de más de 30 años de un señor, y cientos de miles de practicantes en todo el mundo, deben servir para algo.

    A veces las cosas son tan sencillas como simplemente hacerlas, sin interpretaciones ni «mejoras».

    Un fuerte abrazo y seguiré pendiente de tu experiencia :)

  • La atención es un proceso creativo. Dedicar mucha atención a crear e indexar tareas crea aún más tareas. Planifica sólo un trozo limitado de tu tiempo y deja el resto al azar y al ‘caos controlado’.

  • Sebas Revuelta

    Muy bueno David!

    Yo también me he animado a utilizar Evernote con GTD. De tu post saco la idea de crear una lista “Algún día/Tal vez” con acciones que no tengo que tener en cuenta en la revisión semanal.

    Buen blog!

  • Yo recomiendo crear un stack/pila con dos libretas: Inmediato para las acciones de la revisión semanal y otra Quizás/Ideas para aquellas que no tienes que revisar a cada revisión.

    Un saludo

  • GTD me da un sistema ‘ya montado’ y verificado por un gran número de usuario para no tener que invertir energía en crear el mio propio. Eso si sería un desaguisado! Pero ademas con la aplicación que utilizo, Facilethings, orientada GTD minimizo todo lo que es la intendencia de mi sistema. Practicamente elimino el factor organización

  • Gracias por tu comentario Jerónimo.

    Siempre tengo la presente la palabra humildad presente cuando a GTD se refiere. La cuestión es que sigue sorprendiendome la sofisticación de algo tan simple cómo las pautas de los contextos.

    Cada vez que reviso algo del sistema buscando soluciones como las comentadas en el post, intentando ajustarme a sus principios recibo un retorno increíble.

  • yo pasé ya mi etapa GTD. Precisamente uno de los hallazgos fue que era capaz de crear mi propia metodología, más acorde a mi forma de pensa. Pero entiendo que es el mejor ‘anti-estrés’ posible con el que aterrizar…