Eficacia personal. Una cuestión de principios

Mi sistema de eficacia personal canaliza mis inquietudes fuera del ámbito profesional. Es mucho más que unas herramientas, son unos principios y descubrimientos que han transformado mi forma de hacer y relacionarme con mis asuntos. Es el segundo post (2/3) sobre cómo trabajo, dedicado a los principios guía de mi eficacia personal.

No es organizarse es HACER

Me enfoco en hacer, no en organizar lo que tengo que hacer. Estructurar el sistema de listas de la mejor manera, pensar y planificar cómo organizar el material de referencia prestando atención a como lo hacen los expertos, repensando mi organización dedicando tiempo y energía a actualizarla…

Es adictivo. Parece absurdo pero trabajar en mi sistema de eficacia personal se convirtió en un fin en sí mismo. Ser consciente de ello me cambió la actitud. Me empujó hacia un tipo específico de herramientas: Un gestor de listas totalmente GTD para no perder tiempo creando listas, contextos, tags … ni repensando los mismos una y otra vez.

Me impuse restricciones al utilizar Evernote. Se acabó intentar construir un contenedor para mi información que valga para todo, ahora lo uso como una especie de bandeja de entrada digital universal, para mi archivo y material de apoyo de los proyectos. Para lo demás prefiero herramientas específicas.

He eliminado las reglas de IFTTT que canalizaban contenido a mis inbox, quiero dedicar atención a procesar cada inbox y reenviar su contenido de forma consciente.

Inbox de Gmail para mi correo buscando el inbox cero. Recibo muy poco pero su funcionalidad dinamiza su gestión. Reenvío lo que necesito a mi Evernote o Facilethings y el resto lo demoro. Los pocos recordatorios que utilizo los creo desde esta aplicación.

Tu sistema de organización personal no es un fin en si mismo Click Para Twittear

Acabar con las frivolidades

Los proyectos no avanzan o peor, al finalizarlos no aportan resultado. Deposito acciones en mi lista de próximas acciones como respuesta a problemas que aportan un paso adelante ínfimo al resolverlas.

En el caso de los proyectos era una versión más sofisticada del problema de iniciar algo que me motiva pero que termina en la cuneta cuando deja de hacerlo. En el caso de las acciones sin continuidad es trataba de mantenerme ocupado trabajando en un problema diciéndome a mí mismo que estaba trabajando para solucionarlo …

Llegué a la conclusión de que mucha de la actividad presente en mi lista de próximas acciones eran frivolidades. No existía un compromiso firme para resolver la cuestión por falta de definición del problema. Una falta de visión estratégica a medio plazo marcando un destino o simplemente miedo para afrontar determinadas cuestiones.

Me oriento a iniciar y finalizar proyectos, sobre todo si se prolongan durante semanas. Me lo pienso muy bien antes de iniciar cualquier actividad. Si no está relacionado con mis objetivos y lo puedo demorar lo envío a la lista Algún día para volvérmelo a encontrar cuando tenga la cabeza fría, sino intento buscar la fuente del problema o simplemente digo NO y lo desestimo.

Debe tener un propósito claro y aportar un resultado. Al definir las acciones huyo de verbos como pensar, solucionar …

Acciones que aporten resultado un tangible, ‘Hacer una lista de tres personas con las que hablar sobre el problema X’, ‘Redactar un documento word con la solución que presentaría en este momento a mi jefe de departamento’, ‘Llamar a Y para hablar de X para saber qué le parece mi propuesta ‘

¿Cuántas veces has anotado una acción sólo para justificar que estás trabajando en ella? Click Para Twittear

Todo dentro del sistema de listas

Canalizo toda mi actividad a través de mi sistema. Más allá de no olvidar nada me ayuda a crear el compromiso suficiente para realizar lo que está presente en mi lista de próximas acciones. Si está anotado parece generar una motivación adicional para realizarlo, en cambio al mantenerlo fuera (en la memoria o anotado en un post-it) se etiqueta como prescindible.

El otro gran beneficio es la confianza de disponer de un inventario completo de mi actividad. En mi sistema listas está todo. Sobredimensiono mi lista de Algún día/Tal vez pero sabiendo que periódicamente la revisaré y tendré presente los apuntes contenidos.

Guardo mis lecturas o mis ideas para escribir sobre eficacia en Evernote o Pocket y envío la acción a realizar a mis listas, tomando la decisión de qué hacer con eso cuando corresponda.

Cuando lo demoro me siento a gusto con la decisión alejando el sentimiento de insatisfacción por no poder hacerlo todo. He conseguido que cada cosa tenga su momento.

Entiendo mejor el método

Tres cuestiones han cambiado mi forma de hacer mi actividad en los últimos años. La primera comprender la necesidad de dedicar atención específica a definirla. La correcta definición de la actividad, saber cuál es el problema y determinar sus límites es una parte esencial para sacarla te de la mente.

En segundo lugar está el trabajo por contexto. Descubrir que no es sólo una etiqueta que adjuntamos a la acción para disponer de sub-listas más específicas sino de un recurso para reducir el foco de atención a un grupo reducido de acciones mejorando la dinámica de resolución ha profundizado mi confianza en el método.

Finalmente aplico un nuevo criterio en la gestión de la lista de próximas acciones. Durante la revisión semanal decido que haré durante la próxima semana – actividades y proyectos – y en cierto modo cierro la lista hasta la próxima revisión. Sólo dejo entrar nueva actividad si hay un imperativo – externo y justificado – o es necesaria para continuar la actividad ya presente. Evita que haya acciones durante semanas residiendo en la lista de siguientes acciones.

Para los amantes del software y las herramientas la tercera y última parte de la serie estará dedicada a como implemento mi sistema GTD con Facilethings. Un tema, el de mi implementación, que hace tiempo que no comento y me apetece mucho ;-)

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  • Miguel Albizu

    Hola David:
    Me ha encantado el post. Creo que puede ayudar a mucha gente. En cierto modo veo reflejado mi proceso con GTD y el bloqueo que supone “engancharte” e invertir mucho tiempo organizando; sumando a veces un exceso de perfeccionismo.
    Espero con ganas el post sobre Facilethings. Un abrazo

  • franciscojsaez

    Hola David,

    Un artículo estupendo, muchas gracias. Me identifico con muchas de las partes, en las que me temo he ido evolucionado de manera parecida a ti ;)

  • Un gran post David. A veces olvidamos el paso que le da sentido a todo, hacer. Hay que tener presente que el sistema, no es más que una herramienta encaminada a conseguir resultados.

    Enhorabuena.

  • Pasar a implementar GTD te da resultados y satisfacción. En un primer momento es facil confundir el conducto del sistema de listas e intentar mejorarlo una y otra vez para profundizar en esos resultados. Como bien decías confundimos el medio con el fin.

    Gracias por tu comentario Miguel

  • Las herramientas, los hábitos, los métodos podemos trabajarlos pero siempre teniendo presente que lo hacemos para llegar a una meta

    Gracias por tu comentario Cruz