GTD. Como y porque crear tu lista de proyectos

He re-descubierto un recurso considerado como algo decorativo para la gran mayoría de usuarios de GTD: La lista de proyectos. Más allá de una lista de referencia, su uso deriva en unos notables beneficios en la gestión de la atención y en dinamizar el flujo de trabajo.

Hablemos de los beneficios de trabajar con una lista de proyectos, de cómo componerla y de porque hacerlo. Un artículo útil si implementas GTD o si tu método es otro.

La lista de proyectos

Todos concebimos un proyecto como una lista de acciones para lograr un resultado. Si utilizamos un software para gestionar la actividad lo más habitual es disponer de un apartado de proyectos donde se nos presentan en forma de lista. Seleccionando uno accedemos a la lista de acciones …

En nuestro imaginario me acabado por concebir el apartado como una lista de listas. Si implementamos GTD con una herramienta no nativa o en papel seguimos este patrón: Creamos una lista de listas.

David Allen en ‘Organízate con Eficacia‘ define el recurso de la lista de proyectos como una lista de referencia de frentes abiertos. Sin acciones.

Puntear la lista ayuda a recordar en qué estado está el asunto: si necesito enviar una acción a la lista de próximas acciones, tomar alguna decisión o en el caso de realizar la revisión semanal si trabajaré en él durante la próxima semana.

Cualquier software específico para GTD (Faciltehings, Nozbe, Omnifocus …) integra las acciones mencionadas en su funcionalidad: Al completar una acción de un proyecto envía la siguiente a la lista de próximas acciones de forma automática, dispone de un apartado donde separa proyectos activos y en espera…

Integrar los componentes de GTD, automatizando acciones mecánicas , aumenta la ergonomía de la aplicación facilitando la vida al usuario pero desdibuja ciertos aspectos del sistema. Hemos perdido la finalidad para la que fue concebida la lista de proyectos.

¿Por qué utilizarla?

Es un recurso clave para mantener tus asuntos bajo control. Te haces una idea de cómo van las cosas  con un solo vistazo.

Puntearla durante la revisión diaria te permite actualizar mentalmente el estado de cada cuestión pendiente. Recordar el punto donde estás. Al no trabajar con acciones te preocupas sólo del próximo paso y olvidas el resto.

Me resulta más ágil trabajar sobre una lista de proyectos sin acciones. Cuando trabajas con acciones siempre estás tentado a acceder al contenido del proyecto, revisando las acciones y sintiendo la carga de lo que te queda por hacer, pensando si la actividad está bien definida o si hay algo que se pueda mejorar. Un dispendio de energía.

Durante la revisión diaria repasa agenda, lista de proyectos y próximas acciones para refrescar el estado de tu actividad

Reduces la tentación de definir a priori toda la actividad del proyecto, aunque solo se trate de poca actividad. Trabajas con la siguiente acción, tal vez con 2 o 3 más, pero ya está. Para que funcione esta filosofía debes de atomizar los grandes proyectos en microproyectos pero creo que así somos más fieles al espíritu de GTD y simplificamos el flujo de actividad.

No hay el ruido generado por un apartado de proyectos superpoblado de acciones y resultados de los que no nos ocupamos por falta de tiempo o atención.

Como componer tu lista de proyectos

Te explicaré como lo hago yo. La compongo y gestiono sobre papel, si quieres puedes hacerlo a través de una aplicación de software que te permita componer una lista simple. Puede tratarse de una aplicación diferente a la de gestión de tu sistema GTD pero procura que puedas llevarla siempre contigo.

  • Piensa en lo que te está ocupando – o preocupando- en este momento, en lo que estás trabajando, también en las cuestiones personales. Enuméralas.
  • Haz un volcado de memoria. Genera una lluvia de ideas que te descargue la memoria inmediata.
  • Complementa el resultado consultando tu agenda y el apartado de proyectos de tu app de gestión personal.
  • Redacta correctamente cada uno de los items de la lista, con una descripción clara y concisa. Suficiente para saber de qué va el tema de un vistazo.
  • Aparta lo que no sea proyectos, envía las acciones y otros items a tu bandeja de entrada para ser procesados. Nos quedamos sólo con los proyectos.
  • Segméntala. Opcional. Divide la lista en proyectos en los que trabajarás esta semana, los parados y los delegados.
  • Transcríbela. Debe ser clara y portable. Escribe en un papel para llevarla contigo o guardarla en tu despacho para consultarla durante la revisión diaria (o cuando sea necesario) o si lo prefieres pasala a una app tipo Evernote o Wunderlist para consultarlo a través del móvil. Si la has segmentado, confecciona tres listas separadas. Te ayudará a centrar en tu atención en la actividad activa y delegada cuando revises.

Puedes cerrar el proceso punteando la lista de proyectos activos, pensar en la siguiente acción a realizar y si es necesario definiéndola y enviándola a tu sistema de listas.

A partir de ahí todo será más fácil. Cada revisión diaria y semanal en la lista sólo será para definir la acción y mantener la lista.

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  • Raul sanchis

    Gracias por el post, me parece muy interesante recuperar esta lista de proyectos, aunque a la hora de la práctica me sucede que al revisar las siguientes acciones de esos proyectos, cada acción esta en una lista distinta,¿no es muy complicado seguir y chequear si cada una esta en un sitio distinto?. Gracias por adelantado

  • Cada una de las entradas en la lista de proyectos debería hacer de disparador para recordarte en que estas trabajando respecto a ese proyecto. Si has trabajado durante el día te acordaras y durante la revisión semanal revisas todas las listas, eso te ayuda a reconfigurar tu imagen mental de los proyectos.

    En el caso que no tengas claro en que estado está un proyecto, si puedes entrar a ver como van sus acciones, en cual estas trabajando o cual enviar a la lista de próximas acciones. Solo en ese caso