#TuGTDenMarcha. Cápsula 5. Cómo y porque trabajar con acciones y proyectos

Cualquier resultado que requiera de más de una acción ser alcanzado es un proyecto.

Trabajar con proyectos y acciones es un giro sencillo pero profundo y poderoso #tuGTDenMarcha Clic para tuitear

La 5ª capsula es una repaso de cada aspecto de esta faceta de la metodología GTD. Trabajar con actividad accionable, administrar los proyectos y transformar tu actividad en acciones y proyectos sin que se te fundan los plomos.

No es tanto practica como las anteriores. Son conceptos sencillos con los que ya trabajas desde las primeras semanas. Aún así es imprescindible para dar respuesta a dos cuestiones clave:

  • ¿Cómo y porque definir los pequeños proyectos?
  • ¿Cómo gestionar mi apartado de proyectos? ¿Con una única lista o con lista + sublista por proyecto?

¿Qué es una tarea, una acción y un proyecto?

Llevar coche al taller, Enviar informe de gastos, preparar vacaciones… Aquellas anotaciones en forma de recordatorio que apuntabas en tu lista de cosas pendientes donde se definían el “qué hacer” con vaguedad. Eso eran tareas.

En GTD las llamamos cosas y nos las encontramos cuando las anotamos para depositarlas en las bandejas de entrada.

La actividad debe ser accionable. Cada entrada en las listas es una actividad física única e indivisible a realizar.

No realizamos tareas ni cosas, en GTD trabajamos con acciones #tuGTDenMarcha Clic para tuitear

Cuando para obtener un resultado tenemos que realizar más de una acción llevamos a cabo un proyecto. Los proyectos son resultados a alcanzar.

¿Por qué tengo que invertir tiempo y esfuerzo en dividir mis “tareas” en acciones, convirtiéndolas en un proyecto?

Al procesar las bandejas de entrada transformamos las “cosas” depositadas convirtiéndolas en acciones y proyectos. Transformar es desglosar un recordatorio (cosa) en actividad que podamos realizar. Una acción o un resultado a alcanzar en forma de proyecto y acciones.

“Dividir la actividad en acciones físicas facilita su posterior ejecución. Es más sencillo encontrar espacio en nuestra jornada para ubicar una acción bien definida que una tarea.”

Una acción cuenta con una redacción precisa y un tiempo, energía y contexto definido. Cuando la realizas no debes reflexionar sobre cuando vas a tardar y que debes hacer exactamente.

La indefinición de las tareas abre la puerta a dejar asuntos inacabados. Los cuales no cuentan con el mismo atractivo que una asunto para empezar. Requieren de esa reflexión previa que ya has realizado con las acciones al procesarlas.

“La acción está pensada para ser iniciada y terminada de una sola tirada”

Si convierto todas las pequeñas actividades que lo necesitan en proyectos pasaré más tiempo preparando mi actividad que haciéndola. Hay una forma ágil de llevarlo a cabo?

Al procesar la conversión de una anotación de la bandeja de entrada en un proyecto puede convertirse en algo tedioso e inacabable. Tenemos la tendencia a definir los pequeños proyectos enumerando la totalidad de sus acciones desde un principio.

Definir al detalle todas las acciones de un proyecto desde el inicio denota obsesión por el control

Lo importante es poner en marcha el proyecto en cuestión el proyecto y empezar a trabajar desde ya.

Da un título al proyecto y define la próxima acción y cuando la termines ya definirás la siguiente.

Como defino un proyecto?

Disponemos de la actual anotación en la bandeja de entrada:

Llevar coche taller

Das de alta en tu apartado de proyectos con un título que indique el resultado deseado:

El coche ha superado la revisión de mantenimiento de los 20.000 Km

Darle un tiempo verbal en que ya ha sido realizada ayuda a visualizar su resolución y la hace más atractiva.

Definimos su primera acción:

Llevar el coche al taller lunes a las 10:00

Finalmente nos preguntamos si se esta la primera acción a realizar. ¿Tengo que hacer algo más antes de llevarlo al taller?

Llamar al taller lunes a las 10:00 para saber cuándo puedo llevar el coche por la revisión de mantenimiento.

Nos volvemos a hacer la pregunta. ¿Tengo que hacer algo más antes de llevarlo al taller?

Buscar el número de teléfono del taller en la agenda.

Ya nos podemos poner en marcha :-)

Definir un proyecto hasta ponerlo en marcha es así de sencillo. Aunque lo sencillo puede no ser el más evidente.

Esto funciona para proyectos pequeños pero para proyectos más grandes hay que ir más a fondo. Necesitas una planificación natural.

Cómo estructurar mi apartado de proyectos

Conceptualmente concebimos la lista de proyectos como una lista compuesta no por acciones sino por otras listas de proyectos. Cada proyecto tiene su propia lista de acciones.

Los software específicos para GTD tienen un apartado para proyectos donde se define una lista para cada proyecto y en el mejor de los casos disponen de separadores entre los proyectos activos, en espera y los finalizados.

La lista Proyectos a GTD

La idea original de David Allen era  diferente. En las listas del sistema hay una llamada “Proyectos” en la que no hay acción sino que se enumeran los diferentes proyectos introducidos en el sistema.

La idea es puntear la lista durante la revisión diaria, comprobar si tiene una acción en la lista de próximas acciones y si no es así enviar una.

Con este sistema focalizamos siempre en la próxima acción. Personalmente es un concepto que me encanta. Puedes ampliar sobre el tema en este post:

Cómo y porque crear tu lista de proyectos

¿Con qué periodicidad revisar mis proyectos?

  • Durante la revisión diaria para asegurarte de que cada proyecto activo tiene una acción en la lista de próximas acciones. Si tu software lo hace de forma automática te lo ahorras.
  • Durante la revisión semanal para cerrar los proyectos ya realizados en tu sistema de listas GTD y decidir en qué trabajarás durante la próxima semana revisando la lista completa (activos y en espera).
  • Durante la revisión mensual para archivar o tirar el material de apoyo de los proyectos finalizados.

Más sobre el sistema de revisiones

Material de apoyo para tus proyectos

Como ya he comentado la idea original de David Allen era trabajar con una lista de proyectos (índice con el título de los proyectos) y enviar la siguiente acción a la lista de próximas acciones. El resto de acciones definidas eran enviadas a lo que se llamaba material de apoyo para los proyectos.

Con el tiempo ha cambiado el paradigma al de lista de proyectos única en lista de proyectos + una sublista por cada proyecto abierto. Ahora el material de soporte es el material de referencia necesario para llevar a cabo un proyecto. En papel o en soporte digital.

Es conveniente disponer de ellos de forma rápida, sin complicarse en buscar. Crear una carpeta / separador donde depositarlo todo sobre el escritorio o en tu Evernote.

Photo by Samuel Castro on Unsplash

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  • Que buena serie estás montando. Esta es la parte que a mi más me cuesta, definir el proyecto y pasarlo a acciones siguientes, y supongo que es porque no conecto con la visión y la perspectiva.
    Al final siempre me salen tareas que no acabo de terminarlas bien.
    Con estos consejos espero poder mejorar mi GTD que ahí sigue renqueando.
    Saludos.

  • Hola Luis.

    Cómo tu bien dices ese es uno de los grandes problemas de quien intenta implementar GTD. Te pasa a ti y me paso a mi.
    Comprender que es y como utilizar la actividad accionable es uno de esos detalles que pasan desapercibidos pero que son clave para que las cosas empiecen a rodar.

    Para cualquier pregunta ya sabes donde estoy :-)