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En un post anterior daba un repaso rápido al sistema de listas GTD, se repasaba la estructura base de las listas y cuál era su función dentro del sistema. En el siguiente, además de refrescar la memoria sobre el tema voy a entrar con más profundidad en cómo utilizarlas, y sobre que tener en cuenta para mantener el dinamismo, estableciendo criterios para escoger el soporte para trabajar con GTD (tarjetas, libretas, aplicaciones informáticas) y algún extra para aumentar la eficiencia de nuestras tareas más inmediatas.
Empecemos por las listas que componen el sistema base de Get Things Done:
BANDEJA DE ENTRADA. Depositaremos todas las acciones o tareas que se nos presenten. En una segunda fase éstas se procesan, distribuyéndolas en el resto de carpetas del sistema, eliminándolas o archivándolas. Personalmente registro todas las ideas, problemas pendientes de resolución que se presenten, o potenciales proyectos a realizar. A pesar de ser una idea remota, la depósito en la Bandeja de entrada, al procesarla ya lo enviaré a la lista Algún día, o abriré un nuevo proyecto definiendo las siguientes acciones a realizar. La cuestión es descargar nuestra mente para no perder ni un ápice de nuestra creatividad.
SIGUIENTE. Reservada para las acciones a realizar a corto plazo, durante el día o la semana. Se nutre tanto de tareas de la Entrada, como de las listas restantes. La única condición es que la acción se realice en breve. Más adelante hablo de un sistema paralelo de listas para aumentar su eficacia.
EN ESPERA. Se enumeran los asuntos que necesitan la participación de un tercero ser finalizados. Recibir una respuesta por correo, una llamada, una verificación de un trabajo realizado. Según nuestro trabajo puede quedar reducida en una la anécdota, o si dependemos de terceras personas con frecuencia, convertirse en un punto de referencia. En cualquier caso tenemos que revisarla periódicamente según el uso: Diaria o superior si tiene un gran movimiento, o semanalmente si su uso es moderado.
PROYECTOS. Abrimos una lista para cada uno de los proyectos en marcha. Consideremos un proyectos aquella tarea que consta de más de una acción física para ser completado, por lo tanto será fácil que acaben siendo numerosos. Es aconsejable eliminar las listas de proyectos al terminar la última acción. No debemos temer abrir listas de esta tipología, su gran número nos hará darse cuenta de la multitud de asuntos que tenemos entre manos.
ALGÚN DÍA es la lista donde se acumulan todas aquellas tareas y potenciales proyectos que no tienen fecha de entrega, que por falta de tiempo por el momento no se pueden realizar. Engloba un conjunto de acciones muy heterogéneo, desde migrar el blog hasta cambiar de coche, pasando por aprender francés. Para conservar su integridad dos consejos:
No confundir Algún día con un cajón de sastre, si lo hacemos se acabará convirtiendo en un auténtico caos. No guardar tareas parcialmente realizadas o material de consulta, es mejor crear una carpeta para cada uno de los conceptos mencionados.
Revisarla periódicamente. Yo la reviso cada dos tres meses para verificar que no se ha filtrado ningún punto que no tenga que estar en la lista, para eliminar todas las tareas que puedo haber realizado o que he desestimado, etc …
Aumentar la eficiencia de la lista SIGUIENTE
Para sacar todo el jugo a GTD no hay que restringir a las listas base del sistema. Tenemos que pensar que si depositamos las acciones que pensamos realizar en la lista Siguiente es posible que no podamos realizarlas debido a limitaciones materiales. No es en una ubicación idónea o no disponer de las herramientas adecuadas puede obligarnos a aplazar las tareas. Para evitar encontrarnos en una situación de bloqueo como las mencionadas, crearemos un sistema paralelo de listas con nombres como Encargos, Oficina, Casa, Ordenador… Cada uno de ellos describe un emplazamiento, una herramienta o una actividad a realizar, en las que nos será útil tener agrupadas las acciones para poder realizar sin revisar todo el apartado de próximas acciones cada vez, sobre todo si administramos listas con una gran cantidad de puntos.
Un ejemplo clásico es la del comercial o hombre de negocios que viaja habitualmente. Abrirá una carpeta para cada uno de las rutas o viajes, enumerando los diferentes detalles a revisar para cada uno de ellos. A pesar de vivir en la era de las TIC, un descuido puede ser irrecuperable por cuestiones de distancia.
Seleccionando una herramienta para gestionar listas
Podemos organizar nuestro sistema de listas con la herramienta que más se adapte a nuestra forma de hacer. Puede ser una aplicación informática específica, un conjunto de carpetas (físicas o virtuales), o una libreta con diferentes separadores donde vamos anotando y tajante las tareas. Alta o baja tecnología es indiferente, lo que realmente pesa a la hora de decantarnos por uno u otro sistema son una serie de condiciones debe cumplir:
Debe ser sencillo de utilizar, de tal manera que podamos empezar a trabajar sin un aprendizaje previo, o con un tiempo de adaptación mínimo. Si el mundo de la computación no es nuestro fuerte quizá mejor decantarse por un sistema de fichas o la libreta de notas.
Nos debe permitir registrar las acciones a realizar de forma rápida. Si escribir una breve descripción de la acción se convierte en algo pesado, o tenemos que esperar en exceso acabaremos por no hacerlo y GTD perderá su efectividad.
Debe estar siempre a mano, de lo contrario multiplicaremos el número de Entradas de acciones, lo que implica reorganizar o reescribir las tareas en el momento de procesar.Como ejemplo Evernote permite instalar la aplicación en varios dispositivos y guardar una copia de la información en Internet, quedando siempre a disposición del usuario sin tener que preocuparnos de temas como las copias de seguridad.
Podemos reducir a una nuestras Entradas / inputbox, pero siempre debemos tener un recipiente o bandeja física donde dejar toda la documentación real: correos, facturas y otros documentos de papel que requieran el papel físico para ser procesados.
Es recomendable incorporar los tres conceptos tratados en el post un después del otro, por ejemplo: Ante todo encontrar una herramienta con el que empezar a trabajar con GTD como una simple libreta, aplicando el sistema de listas base de GTD. Una vez hayamos moldeado el sistema en nuestra rutina diaria, entraremos a diseñar y poner en marcha nuestras propias listas personalizadas. En este punto podemos volver a repensar si la herramienta que utilizamos para gestionar el sistema es bastante eficiente, y si no vale la pena optar por algo más sofisticado.
Para el siguiente post queda el procesado de las notas y qué criterios aplicar para procesarlas y moverlas entre las diferentes listas.
