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Imatge via Jayel Aheram sota llicència Creative Commons
La acumulación de frentes abiertos provoca la carga de nuestra memoria inmediata con detalles y ‘cosas’ a recordar. La necesidad continua de tener presentes los detalles de nuestros proyectos nos lleva a utilizar nuestra mente como sistema para recordar, mantiene nuestra memoria permanentemente ocupada, generando un nivel constante de preocupación que nos roba energía, la cual no podemos dedicar a cerrar estos mismos frentes . Sumado a otras dificultades diarias, puede favorecer la aparición del estrés. Nuestro objetivo pasa por disponer de toda la energía evaporada en el proceso para derivarla a procesos creativos que nos permitan generar nuevas ideas y un estado de estabilidad para hacer frente al día a día de forma menos estresante.
GTD propone la utilización de un sistema para almacenar todos los detalles de nuestros proyectos y tareas pendientes sobre un soporte material. En lugar de utilizar nuestra mente para guardar la información necesaria, utilizamos un sistema de listas, con el objetivo de desocupar nuestra memoria inmediata y ganar agilidad y concentración. El primer paso para iniciar GTD es el proceso de recopilación.
Antes de comenzar con el proceso de recopilación debo hacer referencia a la Inputbox / Bandeja de entrada. Es un concepto similar a la bandeja de entrada de nuestras aplicaciones de correo electrónico, donde se descargan todos los correos recibidos y posteriormente son leídos y procesados por el usuario. La Bandeja de entrada representará el espacio físico – o sobre soporte electrónico – donde depositamos todos los elementos pendientes, todas las ideas para un proyecto o cualquier cosa que ocupe nuestra mente. Puede tratarse de una bandeja para depositar documentos o una carpeta en nuestro ordenador, la clave es su ubicación: Un lugar de fácil acceso y presente durante nuestro tiempo de trabajo. Si no está al alcance de la mano puede que desistamos de colocar algún documento por pereza o por olvido, lo que nos hará perder la confianza en el sistema, provocando que volvamos a cargar nuestra mente con información sobre nuestros asuntos.
La recopilación es el proceso con el que traspasaremos de nuestra mente al sistema de listas de GTD todas las tareas pendientes y temas abiertos. Para empezar es indispensable disponer de una Entrada física, donde dejaremos todos aquellos papeles, correos, documentos e ideas-descritas sobre papel, para ser posteriormente procesados. La primera vez que realizamos la recopilación es probable que tardemos un tiempo considerable, hablamos de horas. Tengamos en cuenta que tendremos que revisar todos los rincones de nuestra memoria, de nuestros lugares habituales de trabajo – la oficina y en casa – y todos los emplazamientos donde guardamos documentación o material de consulta. Si no hemos realizado nunca una revisión similar, o hace tiempo que no verificamos nuestros archivos, nos sorprenderemos de todo lo que puede salir a la superficie. La revisión debe abarcar nuestros asuntos profesional y personales indistintamente ya que la mente no realiza distinción alguna a la hora de gestionar la memoria dedicada a nuestros compromisos.
Habrá temas que dispongan de una representación física, como una carta o un documento, tal vez un monton de facturas pendientes de clasificación o una invitación a un evento … Muchos otros, los que representan ideas para proyectos actuales / futuros, necesitarán ser transcritos de forma breve y clara sobre papel – o sobre el soporte electrónico que utilizamos – para ser introducidos también en la Bandeja de Entrada para conservar una referencia física del asunto.
La recopilación es un proceso con dedicación exclusiva, no podemos ser interrumpidos por visitas, llamadas o conexiones esporádicas a Internet. Tenemos que estar centrados, dedicando toda la atención a lo que estamos haciendo, y si es posible, terminando el proceso de una sola tirada.
Una vez realizada la recopilación inicial, se realizará una cada semana. Será más ligera, pero igual de importante. Su objetivo principal sigue siendo el mismo: Descargar nuestra mente de cualquier asunto gestionable con el sistema de listas. En un segundo plano -no menos importante- tiene la función de mantener 100% operativo el sistema, evitando que volvamos a cargar en memoria detalles del día a día provocando una degradación de nuestra creatividad y nuestros recursos.
La función de la recopilación es vaciar nuestra RAM para poder dedicarse a otros fines. Una vez finalizada la recopilación daremos el segundo paso, el procesado de cada uno de los elementos de la entrada enviando a una de las lista del sistema GTD o en nuestro sistema de archivo. Lo analizaremos en el siguiente post sobre productividad.
