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El siguiente post tratamos el último paso del sistema GTD, y uno de los más importantes, el seguimiento semanal. Para que el método conserve su eficacia ha de ser sometido a revisión periódicamente. Una revisión semanal de nuestro sistema de listas nos permitirá pulir cuestiones como revisar la ubicación de las tareas en la lista cambiándolas si es conveniente, desestimar tareas, revisar nuestros proyectos… El otro pilar de la revisión semanal es la recopilación, recolectar todos nuestros nuevos asuntos pendientes para mantener nuestra mente descargada y lista para rendir al máximo.
Para realizar la revisión semanal necesitamos reservarnos un espacio tranquilo, donde estamos cómodos trabajando, y tiempo durante el cual no nos interrumpan y seamos capaces de realizar todos los pasos del seguimiento de un tirón, de lo contrario es fácil que se nos olviden tareas al recopilar o la revisión se convierta en algo superficial.
Una vez ubicados y con un entorno adecuado llevaremos a cabo una revisión de todas las listas de nuestro sistema (Siguiente, A la espera Algún día …) y de los proyectos abiertos. Llevaremos a cabo un review de nuestras tareas con perspectiva, lo que nos permitirá una reorganización de las acciones en las listas y una revisión del estado de nuestros proyectos. El repaso de las listas se traducirá en la reubicación de tareas en diferentes listas -por un cambio de criterios- y la eliminación de tareas, ya sea para eliminar duplicidades o porque las desestimamos. Veremos con más perspectiva nuestro trabajo pendiente y eso nos permitirá realizar una valoración más objetiva. Por ejemplo, en este momento será la hora de valorar cómo avanzan nuestros proyectos en base las tareas realizadas durante la semana, las que nos quedan para finalizarlos y las nuevas que hemos registrado durante la revisión (sólo lo expongo superficialmente ya que este tema merece un post para él solo). Por último decidiremos si debemos sacar alguna de las tareas de la carpeta Algún día, para realizarla en breve o convertirla en un proyecto. Revisar las listas de proyectos y la lista Algún día nos hará tener presentes tareas que no deben ser ejecutadas con inmediatez, y si se demoran, se pueden olvidar.
La siguiente fase del seguimiento es la recopilación semanal. Realizaremos un volcado de todas nuestras ideas y temas pendientes en la Bandeja de Entrada para descargarlas de nuestra mente. Personalmente no lo realizo de golpe, como un paso independiente dentro del seguimiento, lo voy realizando durante toda la semana. Voy anotando todas las ideas y tareas que van surgiendo y cuando tengo la oportunidad las registro en la Bandeja de Entrada de mi herramienta de gestión GTD. Lo complemento al realizar el seguimiento semanal con dos acciones más: La revisión de todas las listas del sistema GTD, y de los proyectos abiertos, y una recopilación final para terminar de transcribir todo los que se me ocurre, que no tiene nada que ver con las tareas que tengo en marcha. El mismo proceso de revisión de las tareas ya registradas, o los asuntos que tenemos en mente generará más ideas, o completará con más detalle las que ya hemos registrado en el sistema. Particularmente, creo que realizar una recopilación sin tomar nota de nuestras ideas durante la semana, o intentando realizarla de golpe es menos eficiente, no se crea la sinergia producida por la creación de vínculos entre tareas y la relación de información creada con el método comentado.
Finalmente, como anexo al seguimiento GTD me parece esencial dedicar 5-10 minutos del proceso a hacer una valoración de la gestión de tareas que hemos realizado durante la semana. Tendremos en cuenta errores cometidos, y todas las situaciones de conflicto que se nos han presentado, revisando si nuestra respuesta ha sido la más adecuada, anotaremos que podemos mejorar de forma totalmente informativa, sin culpabilizarnos e intentaremos tenerlo presente de cara a la siguiente semana, intentando implementar un proceso de mejora constante.
