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Imagen via Chris Campbell bajo licencia Creative Commons
Las revisiones, a diferentes niveles, son las herramientas para depurar el sistema GTD. Detectamos y pulimos nuestros errores. Considero necesario realizar diferentes tipos: diarias, semanales, periódicas para controlar nuestros proyectos u ordenar nuestro material de consulta, y de seguimiento de objetivos. Cada una de ellas se enfoca a unos aspectos concretos de la metodología. En las próximas semanas escribiré una serie de posts sobre cada una de ellas, explicando en qué consisten y cómo se complementan entre sí.
Podemos clasificar las diferentes revisiones por el periodo de tiempo que abarcan. Todas son importantes, pero para mí la fundamental es la revisión diaria. Cuando pensamos en una revisión diaria de nuestras tareas, de cómo nos ha ido el día, pensamos en un periodo de reflexión más o menos largo al final de la jornada. Yo no lo veo así. Para mí, la revisión diaria tiene dos líneas de actuación, la primera de preparación y la segunda de verificación:
- Preparación. Identificación y planificación de las tareas a realizar durante el día:
- Una vez hemos iniciado nuestra jornada, en mi caso mientras desayuno, dedicar cinco minutos a enumerar todas las tareas que es imprescindible realizar durante el día. Tareas claves. La intención es que una vez identificadas, recordemos su trascendencia y eso nos ayude a fijarlas en nuestra mente como una prioridad.
- Antes de comenzar la jornada, una vez ya estamos en nuestro puesto de trabajo, estableceremos las tareas a realizar, y si es conveniente en qué acciones las dividimos. Consultamos nuestra agenda para recordar las citas importantes. En mi caso hemos conecto a mi cuenta de GMAIL para leer los avisos enviados por Google Calendar.
- Revisión. Una vez finalizada jornada dedicamos de 5 a 10 minutos a evaluar los momentos más importantes del día. ¿Qué problemas nos hemos encontrado, como los hemos solucionado, qué decisiones hemos tomado. Podíamos haberlo hecho mejor?, y si es así cuál hubiera sido la decisión más adecuada. Hagámoslo en positivo, sin castigarnos por nuestros errores. Limitémonos a identificarlos, a proponer una solución para ocasiones futuras y continuamos adelante. Yo lo hago por escrito, me ayuda a recordar de cara a la revisión semanal, además escribir me gusta, lo que me motiva a realizar la revisión cada día.
Presento una formula de revisión diaria adaptada a mis costumbres. Quizás no es imprescindible registrar por escrito cada una de nuestras decisiones productivas, lo realmente importante es asimilar la costumbre de identificar los momentos clave del día antes de iniciar la jornada y desarrollar un espíritu crítico que permita evaluarnos periódicamente para entrar en una dinámica de mejora constante.
Por último, hago hincapié en la necesidad de realizar la revisión del final del día relajado, sin ansiedad, ni mal humor que contamine nuestra evaluación. Repasemos, corrijamos y sigamos adelante.
