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Para programar nuestra actividad diaria, o semanal, seleccionamos las siguientes acciones de nuestros proyectos y las colocamos en la lista Próximo. Sumamos todas las citas de nuestro fichero de seguimiento, de nuestro calendario, y ya habremos definido todo lo que tenemos que hacer en las próximas horas o días. El problema surge cuando las acciones exceden el tiempo previsto para ser completadas, o al aparecer imprevistos que abren nuevos frentes. En este punto nos damos cuenta que no podemos con todo, y nos vemos obligados a renegociar nuestros compromisos. En las líneas siguientes veremos cómo podemos asumir este proceso y algunos detalles para gestionar la reubicación de tareas.
No tenemos que culpabilizarnos por el hecho de posponer una tarea. Podemos buscar un porqué de la demora, pero tenemos que asumirlo como algo normal. Si para nosotros es una tarea importante, o que nos hace especial ilusión, lo podemos percibir como un pequeño fracaso. No nos lo tomemos como algo personal, racionalizamos, demos una respuesta de porqué no se ha podido llevar a cabo y dejémoslo aquí. Fijemos un nuevo día y hora, y avancemos.
La convicción de que una acción se realizará se genera porque confiamos en nuestra actitud productiva, porque aplicamos un método como GTD que nos ha demostrado su eficiencia, o simplemente porque somos serios a la hora de HACER. Las sensaciones negativas que emergen cada vez que posponemos una tarea se irán desvaneciendo. Sin embargo debemos ser cuidadosos de no caer en la procastinitzación: demorar de forma reiterada nuestras obligaciones porqué no nos resulten lo bastante atractivas, o porqué no tenemos una implicación suficiente.
Yo divido en dos grupos las tareas a renegociar, según si es una tarea que sólo me afecta a mí, o si hay terceras personas que dependen de mi trabajo.
Conozco mis valores, mis objetivos a medio largo plazo, y en base a ellos elegir qué realizaré en primer término, qué en un segundo plano y qué otras pasarán a la lista Algún día. En ciertos momentos podemos vernos superados por el trabajo extra que nos llega vía imprevistos, o peticiones no programadas de nuestro entorno. No perdamos la firmeza ni la racionalidad, valoremos entre el conjunto de peticiones externas y siguientes acciones, cuáles son importantes y cuáles pueden ser programadas a posteriori.
No sacrificamos nuestros proyectos para quedar bien con el solicitante de la tarea. El hecho de exponer de forma razonada y elegante nuestra planificación, haciéndole entender que la resolución de su asunto no será inmediata, nos ayudará a ganarnos su respeto. Te mostrarás como un profesional que sabe planificar.
Es clave buscar el acuerdo con la parte solicitante, pero llevando la iniciativa, llevando el peso de la discusión. Una de las prácticas que mejores resultados me da, consiste en exponerle mi plan por escrito – e-mail – sin pedir su aprobación. Me limito a presentarle una hoja de ruta de cómo irán las cosas, y si hay algún problema ya me contestará. Insisto en que sea por correo así no pierdo nunca el control de la situación, si llama procuro estar ocupado y aplazo llamada. Soy yo quien llevo la iniciativa.
Si se trata de obtener una prórroga para finalizar cualquier trabajo, un aplazamiento, las normas cambian. Suelo enviar un correo exponiendo de manera breve y razonada mis motivos, evitando mencionar la falta de tiempo y tratando de convencer a la otra parte que estoy buscando una mejora del resultado final ampliando algún punto concreto de la tarea. Después de un margen de tiempo prudencial intento ponerme en contacto con la persona que tiene capacidad de decisión para pedirle su opinión y obtener una respuesta. Si es afirmativa le doy las gracias e intento mejorar el punto en discusión el máximo posible, si la respuesta es negativa la entrega se enviará con la calidad suficiente. No conviene utilizar este sistema como excusa para obtener una entrega mínimos, debemos aportar algo más.
Por último recomiendo que tengáis a mano alguna herramienta tipo planning u horario, donde podáis encontrar agujeros para realizar sus tareas pendientes. Una herramienta con formato gráfico da una mayor perspectiva. Es muy útil para recolocar actividades que se han descolgado de la jornada, o también acciones y proyectos: En mi planning dejo agujeros para este tipo de situaciones. Creo una lista especial de acciones a realizar durante estos momentos. Una forma de liquidar temas pendientes.
Para renegociar nuestras tareas sin caer en emociones como la culpa, o la sensación de fracaso se necesita tiempo y práctica. Me gustaría conocer vuestros trucos habituales para organizar aquellas tareas que se descuelgan del día a día, y para poner en espera aquellos PESADOS para los que todo es urgente y quieren una solución al acto. Deja un comentario o házmelo llegar a mi cuenta de twitter @davidtorne. Nunca está de más conocer las costumbres de trabajo de los que nos rodean, seguro que nos aportará una nueva perspectiva y algo podremos incorporar a nuestra rutina.
