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Una de las cosas más molestas, al menos en mi caso, es aquella situación en que se te pasa una cita y eso condiciona negativamente tu planing de trabajo. No hablo sólo del olvido, lo que en el mejor de los casos nos obliga a fijar otra fecha, o excusarnos quedando en evidencia con las otras partes implicadas y teniendo que asumir las consecuencias negativas. También hablo de no tener constancia con suficiente antelación de algo que debemos hacer, lo que puede minimizar las consecuencias pero nos trastoca el plan de trabajo de igual manera, haciendo que las tareas que se ven afectadas por el recorte de atención pierdan calidad en el resultado final. GTD nos da una serie de recursos para siempre tengamos presentes nuestros compromisos.
Imagen vía xdebx bajo licencia Creative Commons
Archivo de seguimiento
Podemos definir el archivo de seguimiento como un repositorio de compromisos. Una estructura de carpetas (43 concretamente) que tienen como objetivo almacenar todas las citas. Se dividen en 31 carpetas numeradas del 1 al 31, una por cada uno de los días del mes, se le suman 12 carpetas por cada uno de los meses del año. Cada vez que tengamos una cita, un evento, o algo que hacer en una fecha concreta fuera del alcance inmediato de las próximas acciones, lo depositaremos en la carpeta que corresponda con la documentación necesaria.
La mecánica es sencilla, similar a la de una agenda o calendario. Recibimos una cita para el 22 de noviembre, la colocamos en la carpeta del mes de noviembre y de momento nos olvidamos. Al cambiar de mes depositaremos las citas del próximo más en las carpetas numeradas del 1-31.
El sistema nos permite trabajar con las citas y la documentación que debemos tener en cuenta para alguna tarea en especial. Como veis es posible implementarlo con un sistema de carpetas o de separadores, todo muy analógico. Si deseáis ampliar sobre el tema os dejo el enlace al post de Optima Infinito sobre archivos de seguimiento.
Mi archivo de seguimiento
Yo no utilizo archivo de seguimiento como tal. No lo encuentro lo bastante eficiente. Seguro que os habéis dado cuenta de que se trata de una agenda, una división por días y meses donde almacenar nuestros compromisos. Creamos un conjunto de espacios, de celdas en una tabla, donde cada uno de ellos corresponde a un día. En un anterior post expliqué como gestionaba mis tareas periódicas con Evernote y Google Calendar. Es el mismo que utilizo para gestionar mis compromisos. En resumen:
- Creo una cita en Google Calendar
- Establezco los avisos que me ha de enviar. Normalmente un mail que se envía 2 días antes de la fecha en cuestión. Si tengo que preparar algo para la fecha indicada programo un aviso por entre 7 y 10 días antes, para poder emprender las acciones necesarias.
- Google Calendar envía el aviso-mail a mi dirección de GMail ésta la reenvía a mi inbox de Evernote.
- Al revisar el inbox este aviso se transformará en una acción o un proyecto.
- Si es una cuestión de especial relieve podemos configurar el envió de un aviso por SMS.
Un sistema mucho más automatizado que evita tener que crear una infraestructura específica para gestionar nuestras citas o compromisos.
Recordar cuestiones sin fecha
Además de lo que tenemos que recordar para una fecha determinada, también puede ser que necesitemos tener presentes una serie de cosas que no tienen una fecha límite específica. Cuestiones como revisar las facturas de telefonía móvil para ver si se aplica el descuento acordado, realizar el registro de nuestros gastos diarios, pasar las notas en papel a formato electrónico… Asuntos que se prolongan durante tiempo o que debemos tener presentes de forma regular y constante.
Es una forma de descargar nuestra mente de aquellas cosas que tenemos presentes pero que en cierto modo no encajan en nuestro sistema de listas, ya que pueden dar lugar a acciones a ejecutar con una periodicidad irregular.
En mi sistema de listas he creado una lista con el nombre Seguimiento con todo este tipo de anotaciones. Durante la revisión semanal la reviso y si tengo que actuar, enviando la tarea que corresponda al inbox.
Convertir una cita en acción
El último componente del sistema antidescuidos es como se formatea el titulo de la tarea-recordatorio a la hora de pasarla a la lista de próximas acciones. Normalmente paso la tarea a la lista de próximas acciones con este formato:
FECHA + NOMBRE PROYECTO + ACCIÓN A REALIZAR
16/08/11 – DAPOST – Redactar post el post
La fecha que encabeza la definición es la del día que se envía a la lista de próximas acciones, de tal forma que el ordenar las tareas siempre quedan primero las que primero se enviaron. Con esto intento evitar que permanezcan acciones durante semanas en la lista por el hecho de quedar en un segundo plano, por debajo de otras más recientes. En el caso de las acciones recordatorio a ejecutar un día determinado las pasamos con el siguiente formato:
# RECUERDA>> 17/08/11 – Miércoles – Visita psicóloga
El símbolo # al principio de la descripción hace que los recordatorios queden siempre en primera posición. Serán los primeros que veamos cuando carguemos en pantalla las próximas acciones. Para evitar sobrecargar la lista con acciones de este tipo, sólo pasamos los de la semana en curso (tarea a realizar la revisión semanal).
La verdad es que dejé de usar a las primeras de cambio del archivo de seguimiento, me resultaba muy farragoso. He optado por el sistema descrito, aún en evolución. Si alguno de vosotros trabaja con un archivo de seguimiento o con un sistema propio, me gustaría que me contarais como funciona. Siempre se puede mejorar y sacar partido de la experiencia de los demás.
Puedes seguir mi actividad productiva a través de twitter @davidtorne o preguntarme lo que quieras sobre productividad personal, GTD o Evernote desde el servicio Cuestióname.
