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Productividad, eficiencia y viajes. Tres conceptos que a priori no encajamos con facilidad: «Quizás si se trata de viajes de trabajo». No, engloba todo tipo de desplazamientos ocio, trabajo… El post de hoy me sirve para ilustrar la aplicación de la productividad en la vida cotidiana. Una forma para sacar el máximo partido de nuestros recursos, en forma de software y hardware.
El post habla de cómo organizo mis desplazamientos gracias a Evernote, pero termino haciendo mención dos herramientas adicionales que mejoran la calidad y la experiencia de usuario. Espero aportarte alguna idea de cómo hacerlo además de con que implementarlo :-)
Imagen vía Mr. Wright bajo licencia Creative Commons
Organizando con Evernote
En una fase previa nos dedicaremos a recopilar material necesario para el viaje, billetes, mapas, datos de posibles visitas, etc … en una carpeta de proyecto. En otra línea está lo que tenemos que hacer, las acciones. Resulta imprescindible hacer una lista de todo lo que planea y surge, sumando aquellos detalles que nos pasan por la cabeza y enviamos nuestro Inbox. Todas las ideas se convertirán en acciones, sintetizando la idea en una frase y etiquetando la nota con el tag acción, así las separamos del material. La alternativa es crear dos notebooks por el proyecto Material y Actividad, a mí me funciona el sistema con una carpeta dividiendo las notas en los dos conceptos por tags.
Una vez revisado el material podemos pasar a una segunda fase para crear un plan de trabajo para las diferentes jornadas que estemos fuera. Creamos un stack de notebooks con el nombre del viaje, de tal manera que quede ubicado como primer notebook de la lista. Así nos resultará más fácil acceder a través de nuestro dispositivo móvil (tablet o smartphone), reduciendo el tiempo de navegación necesario para encontrarlo y acceder al contenido. A tener en cuenta si nos encontramos ‘en movimiento’ ya sea en medio de una avenida de una ciudad desconocida, o en una reunión de negocios a primera hora de la mañana. No es lo mismo un viaje de ocio o uno por motivos profesionales, implemento y organizo la estructura de notebooks de diferente manera:
- Viaje personal. El stack está formado por diferentes notebooks con las diferentes jornadas del viaje (cada día un notebook). Dentro está el itinerario a realizar ilustrado con mapas y los datos relativos e interesantes. Por ejemplo datos de reservas en restaurantes, indicaciones de restaurantes y cafés cercanos. Creo un itinerario principal con 2 o 3 notas que contienen lo que no me puedo perder, más 2 ó 3 notas más con sitios opcionales que pueden complementar la visita (si tengo ganas). Todas las notas están ilustradas con una captura de Google Maps o similar.
- Viaje profesional. En lugar de organizar la información por días-jornadas lo hago por temas a tratar, ya sean proyectos, clientes, etc .. alguno de ellos puede estar dedicado al ocio. La diferencia reside en el esquema mental que hago para organizarme, los asuntos son la unidad para dividir el material (digital) que lleve conmigo.
En ambos casos sumo un notebook con información llamado General con información del hotel, los desplazamientos, listas de control y otra información de interés. Es necesario que cada uno encuentre la forma más óptima de organizar el material con el que trabajará, he hablado de cómo las divisiones en notebooks que realizo se corresponden con la división conceptual que hago de forma mental. Si consigues encontrar el tuyo, reducirás fricciones en tu forma de trabajar: Desaparecerán los segundos que dedicas a pensar dónde es tal dato, o un documento concreto, pasando a hacer clic directamente en notebook …
Listas de control y acciones
Imprescindibles para evitar olvidos, me permite hacer un review de todo lo que tengo que llevar. La utilizo para preparar la maleta en la ida, y en la vuelta para no dejarme nada en el hotel. Combinado con una segunda lista de todo lo que tengo que llevar a casa: Regalos, recuerdos, encargos de parientes y amigos etc … consigo eliminar los despistes i los momentos desagradables.
Las utilizo de igual manera para viajes personales y profesionales, pero a los últimos le sumo las notas – acciones. Las envío directamente al inbox de mi Evernote y de ahí a mi aplicación de gestión del flujo de trabajo. Facilethings me permite capturar de forma automática… pero eso es otra tem …
Para complementar la preparación y la ejecución
Evernote me ayuda en la fase preparatoria del viaje, pero hay otras herramientas que me dan un apoyo importante. Plnnr me permite generar un planning de la visita de forma extremadamente fácil, permitiéndome extraer lugares importantes que desconocía y deben tenerse en cuenta, además de generar un listado de hoteles donde reservar …
No puedo terminar el post sin hacer mención a la combinación dispositivo móvil + aplicaciones con geolocalización. Se acabó agobiarse mapa en mano, si la tarifa de datos y la batería nos lo permiten, podemos recorrer nuestro Planning online ubicándonos sobre el mapa de forma dinámica. Para los que tenemos una pobre orientación el hecho de disponer de la ubicación y dirección en cada momento es una garantía de seguridad que permite centrarnos en lo que importa.
Dentro del mundo 2.0 con geolocalización existe una puerta hacia el conocimiento creado por los anteriores visitantes de un lugar que es una pena no tener en cuenta. Foursquare nos permite ubicar opciones cercanas a la posición donde nos encontramos. Restaurantes, bares…. o cualquier servicio está al alcance de nuestra mano, si le sumamos las opiniones de los usuarios con que cuenta, podemos dar un nuevo significado a la palabra improvisación, aventurándonos a descubrir lugares sin haberlo planificado previamente.
El hecho de tener un smartphone con una conexión de datos ha cambiado mi perspectiva sobre ciertas cosas, al igual que mi forma de trabajar. Si no dispones de dispositivos, puedes hacer exactamente lo mismo, organizando hacerte la información con una estructura de carpetas física, donde estén todos los elementos impresos. En el desplazamiento te puedes llevar un dossier-resumen con lo imprescindible. Baja tecnología my friend.
Deja tu comentario indicando las herramientas que utilizas para organizar y disfrutar de tus desplazamientos. ¿Utilizas alguna red social dedicada a los viajes? ¿Qué papel juega en el proceso?
