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‘GTD es genial, una solución a mis problemas, pero no como ponerlo en marcha’ Es una de los comentarios más recurrentes que recibo de los lectores del blog . La metodología es sencilla de seguir pero la barrera a saltar para disfrutar de una gestión más eficiente intimida. Quisiera dedicar unas líneas al esfuerzo para arrancar tu sistema, que debes tener en cuenta y cuáles son los obstáculos a superar durante los primeros compases.
La formación previa
Léete el libro de David Allen, ‘Organízate con eficacia ‘ o ‘Haz que funcione‘ . Yo me quedaría con el segundo , una versión actualizada del primero. En catalán y castellano se puede disfrutar de una comunidad en la red que comienza a tener una cierta densidad . Mira el blog roll de este blog para obtener referencias explícitas o la Guía rápida de esta página.
En cuanto a las dudas , puedes plantearlas en grupos de usuarios de Linkedin o en las comunidades presentes en Google+ sobre productividad .
La infraestructura
Puedes iniciar tu práctica llevando contigo una libreta y bolígrafo. Si no eres amigo de los medios analógicos decántate por Evernote . Creo que sería el más eficiente para asentar tu aprendizaje inicial, ya que deberás dedicar tiempo a crear la infraestructura que te permitirá trabajar con garantías : El sistema de listas, como organizar el sistema de tags para filtrar por tiempo , energía y contexto . ..
El hecho de mover acciones de los proyectos a la lista de próximas acciones y mantenerla al día eliminando lo que ya hayas realizado te obliga a hacer tu versión diaria. Es una buena manera de aprender el valor de cada uno de los elementos del sistema. Más adelante ya habrá tiempo para buscar herramientas enfocadas específicamente a GTD que te ahorrarán tiempo evitando dedicarte a tareas de mantenimiento.
La primera recopilación
Importante y decisivo . Antes de comenzar planteado dedicar un día entero a recopilar, Jeroen Sangers del Canasto propone dedicar 2 . Todo para limpiar del todo con los asuntos que tienes colgados .
Recupera este post para saber cómo plantearla. El objetivo debe ser realizar una cargar completa de tus preocupaciones y temas pendientes en un sistema externo. Revisa cada una de las áreas de actividad en las que te mueves, hazlo físicamente y anota todo lo que surja. No es una tarea fácil pero es imprescindible realizarla correctamente.
Finaliza procesando todo lo que se ha recopilado. Dedica tiempo exclusivo a decidir qué haces con cada item recogido: Transforma la anotación en acciones o proyectos , archiva y ordena lo que sea necesario y el resto eliminación sin contemplaciones .
Proyectos y burocracia necesaria
Uno de los conceptos más difíciles de entender para los no iniciados, expliquemos-lo cómo hacerlo una vez más : Un proyecto es cualquier tarea que necesita más de un paso para ser realizada. Realizar la declaración de la renta no es una acción, es un proyecto :
- Recopilar los datos necesarios
- Obtiene el borrador de la agencia tributaria
- Contrasta los importes con tus cálculos
- Modifica el borrador
- Envía la declaración
Enviar un mail con documentación o con una respuesta de más de dos líneas (donde debes reflexionar para redactar) no es una acción, también es un proyecto :
- Buscar la documentación
- Redactar el texto del correo
- Enviar el mail adjuntando la documentación
Debo declarar todas las tareas un poco complejas de esta manera? Definitivamente sí. Se debe entender que existe un mínimo de burocracia necesaria para hacer que el sistema funcione . De no hacerlo así no podrás extraer acciones de la lista de ‘ Próximas acciones ‘ sin estar seguro de empezar y acabarlas de golpe . Se multiplicarán acciones incompletas, al escoger dejarás de lado las susceptibles de esconder una carga más allá de lo aparente … y el sistema comenzará a tambalearse.
Un caso similar es el trabajo a realizar con acciones al procesarlas, antes de retirarlas del inbox y enviarlas a una lista: Asignar un contexto , un nivel de energía y un tiempo estimado para su realización es la garantía de que el sistema de filtrado para dar respuesta a la pregunta ¿Qué es lo siguiente que tengo que hacer? sea fiable y rápido .
La revisión semanal
A priori parece una paliza, pero es una de las cosas más geniales que te puede pasar. Dedicarle tiempo en exclusiva a tu actividad, tus compromisos y a ti mismo. Aparta dos horas cada semana, sin llamadas ni interrupciones, no es una exageración necesitas aislamiento y atención para poner a punto tu sistema y revisar los nuevos inputs a tener en cuenta .
Para no convertirlo en algo tedioso créate una lista de control a revisar cada vez que la realices (ver post). Te permitirá seguir siempre el mismo camino, creando una costumbre y evitando las tentaciones de acortarla o incluir nuevos items que no tienen ninguna relación con GTD pero que quieres forzarte a realizar semanalmente.
Mantenimiento de las listas, revisión de la agenda a uno o dos meses vista, decidir en qué proyectos trabajarás las próximas semanas y poco más .
Ponernos en marcha, empezar, no debe intimidar ni asustarnos. Debemos hacer las cosas bien, darlo todo durante la recopilación inicial y el posterior procesado del material recogido. A cambio recibirás tranquilidad y un horizonte claro para focalizar en lo importante de verdad .
A partir de ese momento sólo tienes que seguir aplicando las dinámicas para mantener el sistema en marcha. ¿Dudas para empezar? Déjamelas en un comentario y te las respondo.
Imagen vía RayMorris1 bajo licencia Creative Commons
