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Si usas GTD debes tener fijación con la lista de próximas acciones. Necesita atención para mantenerse al día con todas las acciones a realizar, clasificadas con contexto, nivel de energía y el tiempo aproximado para su realización. Ser capaz de contestar la pregunta ¿Qué es lo siguiente a realizar ? es un paso importante , pero para todos aquellos que trabajamos en un entorno proclive a la interrupción y donde se han de gestionar dinámicamente los detalles que van surgiendo, no es suficiente.
Hablamos sobre cómo mantener el tipo ante las típicas interrupciones en la oficina y administrar la creatividad on motion para ubicar todo lo que va surgiendo mientras trabajamos.
Gestionar las comunicaciones
Una de las principales fuentes de interrupciones son las vías de comunicación con el exterior. Debemos reconducirlas de una forma asertiva. ¿Os habéis fijado ? No he dicho evitar! Algunas veces es inevitable descolgar el teléfono para apagar un fuego o tranquilizar a un cliente .
Para las llamadas y los correo podemos reservar una hora al final de la jornada, o al final de la mañana y de la tarde si trabajamos en jornada partida, para devolver llamadas. Si trabajas en una oficina y cuentas con una persona que recoja los mensajes, fantástico. Si no utilizamos el buzón de voz para las llamadas.
El mail es un método de comunicación asíncrono, no nos invade si no se lo permitimos. Nada de lecturas a primera hora, pero cuando sea el momento dedícate a él a fondo, sin limitarte a una revisión y punteo casual.
No todo es alegría en el mundo del freelance y de los trabajadores de oficina , hay clientes que exigen apoyo y atención . En este caso desviamos la atención tomando nota y programando la acción que sea necesario para más tarde. Para casos difíciles cuenta la cintura y la mano izquierda, llegar a un acuerdo con el cliente evitando que lo urgente nos corte el flow.
Facilitar el flujo de trabajo
Ya lo había comentado en un post donde hablaba sobre mi forma de trabajar, a menudo cuesta recordar los detalles y tareas paralelas a realizar que van surgiendo a medida que avanzamos el trabajo. Para mantener el flujo cuando trabajamos frente al ordenador utilizaremos un folio doblado por la mitad, o un pequeño bloc si nos vamos moviendo entre varios espacios físicos.
Cada vez que aparezca algo nuevo lo anotamos confeccionando una lista. No nos detendremos para procesar y mantendremos el punto hasta realizarlo, convertirlo en una acción del sistema de listas con el que gestionamos la actividad , o hasta que decidamos desestimarlo. En estos casos lo tachamos para que no acapare la atención de forma innecesaria.
Si tienes que atender el teléfono , apunta también las llamadas a realizar de forma inminente. Encabeza la anotación con un guión para una acción y un asterisco u otro símbolo para llamadas u otras peticiones atender (de compañeros por ejemplo) .
Es un panel de control de toda tu actividad para no descuidar ningún pensamiento o idea al vuelo que debes utilizar durante el lote de acciones que tienes entre manos , a menudo relacionadas con un mismo asunto . Queremos generar un refresco dinámico de la memoria buscando inmediatez .
Una vez finalizada la acción que necesitaba toda nuestra atención , damos un vistazo a la lista para saber si es el momento de tener en cuenta algo de lo anotado . Llamadas indispensables – de verdad – o detalles para redondear el trabajo o para tener en cuenta más adelante.
Debe haber un momento de revisión para reorganizar la lista, preferiblemente al final de la jornada. Las anotaciones se desagrupan y dejan de ser legibles. Recompone la lista y remarcamos lo que tenemos que hacer mañana a primera hora , sea una acción o algo a tener en cuenta.
Encaja con el estilo de las personas que trabajan delante de un ordenador todo el día. Llega un punto que mantener la atención resulta difícil, a medida que avanza la jornada se incrementa el cansancio y se va reduciendo. Un registro de anotaciones es todo un activo. Se trata de un complemento del sistema productivo, es demasiado pequeño y anárquico (mezcla acciones y anotaciones ) para ser funcional a nivel más global.
Imagen vía Marco Arment bajo licencia Creative Commons
