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Hace unas semanas leía en Hipertextual una inquietante noticia sobre Evernote. Parece que los números no cuadran y se han ajustado costes a base de despidos y cierres de alguna de sus sedes. En ese momento vino a mi cabeza una pregunta inquietante ¿Qué pasaría si Evernote cerrara? ¿Qué sería de mi almacén digital en la nube?
Los servicios a los que confiamos nuestra información parecen estar sustentados por compañías robustas que garantizan su integridad, seguridad y persistencia, pero deberíamos tener en cuenta que no tiene porqué ser así.
Este post intenta dar respuesta a como manejar una situación de «pánico en la nube».
Posibles escenarios de cierre
Tenemos que tener en cuenta que cualquier servicio de almacenamiento en la nube en una situación de ‘fallida’ permitiría a los usuarios acceder y recuperar sus datos. Si nos ponemos en un escenario extremo, como el vivido por Megaupload intervenido por una cuestión legal – caso no equiparable con un servicio como Evernote- o en un caso de fallida repentina de la compañía que dejara de prestar servicio de un día para otro, debemos pensar que el proceso de sincronización del servicio deposita la información de la cuenta en cada uno de los dispositivos.
Pese a eso no tenemos por qué haber descargado todos los elementos en local. En los dispositivos móviles se guardan las cabeceras – titulo – de la nota y todo el contenido en los equipos de escritorio. Sin embargo, a diferencia de servicios como Dropbox o Google Drive no descarga los archivos adjuntos. Solo disponemos de una copia si los hemos agregado o abierto desde el equipo.
“Mantengamos un equipo de escritorio sincronizado de forma permanente y realicemos una extracción y copia de los archivos adjuntos. Es el único modo para no perder nada de forma inesperada ”
Una situación más real es la descripción de un proceso progresivo en que la empresa vaya dando signos de debilidad, ajustando costes y reasignando recursos. Despidos, cierre de sedes, pero también abandono de proyectos secundarios para centrarse en las actividades principales.
Los usuarios tienen margen para ‘leer’ la situación con suficiente tiempo para tomar decisiones y buscar alternativas si lo creen necesario. Siempre existiría un tiempo de gracia para que puedas reconducir la situación, incluso si la situación fuera inminente uno confía en la integridad de las personas detrás del servicio para poner sobre aviso al usuario, darle un tiempo de gracia para recuperar su información…
… y por parte de otros servicios similares – Microsoft OneNote – la creación de vías para la migración del contenido a través de una pasarela como la que dispone Evernote (Archivo > Importar > Microsoft OneNote) para captar la información de su homólogo.
En definitiva después del primer gran disgusto dispondríamos de margen de maniobra para reconducir el torrente de información que uno tiene en la nube.
¿Puedo recuperar toda mi información?
Cómo te he comentado tu información continuará parcialmente accesible siempre que mantengas un equipo con todo tu contenido sincronizado. Si se corta el acceso del servicio – por cierre o problema técnico – sigues disponiendo de tu aplicación en local para acceder a tu información.
He comentado la necesidad de realizar una copia periódica de tus archivos adjuntos. Hemos delegado la responsabilidad de ello en el servicio pero deberíamos mantener una copia en local (ver siguiente sección), al igual que de las libretas que tengamos en modo offline.
Si el servicio desaparece lo suyo seria buscar una alternativa con garantías en la nube pero teniendo la aplicación en local puedes continuar operando o incluso introduciendo de nueva, aunque sea un sinsentido.
Recuperar la información a través de una exportación
Con clic en el botón derecho sobre el icono notas de la barra lateral, accedemos a la exportación de notas. A través de la funcionalidad podemos configurar una extracción de información de la cuenta a través de uno de los formatos ofrecidos. (.hmtl,.mht o .enex).
En una exportación es importante no olvidar configurar la información adicional agregada en la nota: Etiquetas, url u otros atributos…
Para ello disponemos del botón opciones del exportador.
Te recomiendo este artículo de Meritxell Viñas en TotemGuard sobre como exportar tu información.
Recuperar los archivos adjuntos
Para recuperar solo los archivos adjuntos puedes recurrir a la solución un tanto casera de seleccionar todas las notas y pulsar la opción Guardar archivos adjuntos del menú contextual o del panel de selección múltiple que se activa en el espacio donde habitualmente visualizamos el contenido de una nota.
Lo que perdemos.
El diferenciador de Evernote frente a otros servicios de almacenamiento en la nube es el de mezclar distintas capas de contenido para enriquecer la información . Texto de la nota + archivos adjuntos + metainformación para su clasificación + atributos relativos a su creación y edición + posibilidad de vincular contenido a través de un sistema de enlaces propios.
El gran inconveniente en un escenario de traslado de tu almacén en la nube sería la pérdida de parte del valor añadido creado a través de la metainformación.
Muy probablemente el servicio destinatario escogido no pueda procesar todas las capas mencionadas perdiendo parte de lo recogido, del valor añadido de tus datos. Por no hablar del dispendio en energía creando una estructura sostenible y perdurable a través del tiempo [Esto es una nota personal para mi :-)].
Nos queda confiar que la comunidad de usuarios y programadores de un paso al frente para ayudar en la transición. Uno de los primeros post que escribí sobre Evernote fue sobre cómo exportar tus links de Delicious a Evernote a través de una herramienta creada por un usuario de ambas aplicaciones. Soy un ingenuo lo sé, pero estoy seguro que ante un escenario fatalista aparecerían recursos – gratuitos o de pago – para dar respuesta a estos problemas.
Un poco de optimismo
Después de tanto tremendismo decir que a pesar de los despidos y ajustes sigo confiando en la aplicación, en su proyecto, su funcionalidad pero también cómo corporación solida [espero no tener que comerme esta frase] que permita seguir evolucionando el servicio aportando el valor que hasta el momento ha aportado a sus usuarios.
He escrito el post pensando en Evernote pero podemos aplicarlo a cualquiera de los servicios en los que nos apoyamos para crear un almacén digital en la nube. ¿Has pensado que harías si las cosas se pusieran feas? Te has planteado abandonar Evernote o ya lo has hecho? Me interesa mucho tu opinión.
photo credit: Valparaíso en llamas. via photopin (license)
