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Cuando somos principiantes nos cuesta clasificar las acciones con niveles de tiempo y energía. Es un elemento adicional que al aprender a usarlo aporta mayor versatilidad. No se trata sólo de un cribado secundario para elegir la siguiente acción sino de unos indicadores para aprovechar cualquier momento de la jornada, sean cuales sean tus condiciones.
Tiempo
Asignar la duración de la acción permite encajarla en la rutina. Es una forma de valorar su complejidad (duración y esfuerzo). Al iniciarte en GTD tienes tendencia a agrupar – más que clasificar – tus acciones en niveles de tiempo 5, 15 minutos, 1 hora… sin parar a pensar en la atención real que requiere.
Vinculo lo que tardaré en realizar una acción con la capacidad de atención necesaria. Realizar un encargo al lado de la oficina, leer un post o escribir un mail puede llevarme entre 5 o 15 minutos. Al no ser muy exigente es una actividad que puedo realizar de forma casual.
Escribir un post me puede llevar más de una hora, en este caso deberé tener en cuenta ciertas condiciones que ayuden a mantener la atención, como dedicarme a buscar un momento idóneo para realizarla o preparar mi sesión de trabajo antes de empezar con el fin de obtener continuidad y generar un resultado de calidad.
Hacer la reflexión en procesar me sugiere otras actividad asociadas y que requieren de una acción, como buscar material o las referencias necesarias.
Cuidado. No hablo de ubicar tus acciones sobre un planning de trabajo, me refiero a utilizar los criterios de tiempo y energía como primer filtro en la selección de tu siguiente acción. Los utilizas como un pseudocontexto. Más adelante encontrarás un ejemplo concreto de selección usando el criterio de energía.
Hacer el ejercicio de razonar o visualizar la cantidad de tiempo, energía o atención que requiere una acción te ayuda a encajar las piezas de tu rutina, mejora la comprensión de la actividad y de tus recursos para realizarla.
Tu lista de pequeñas acciones
Las acciones clasificadas con un atributo de 5 minutos forman tu lista de pequeñas acciones. Si el soporte que utilizas para implementar GTD (software o herramienta analógica) te permite filtrar por tiempo – lo ideal es tiempo y contexto – ya tienes un acceso a la actividad a realizar en los agujero del día.
Un apunte sobre las acciones de menos de 2 minutos
Uso la regla de los dos minutos para realizar pequeños asuntos menores a 2 minutos siguiendo el criterio de J.M.Bolivar en su libro. Si me cuesta más transformar el item en una acción, asignarle contexto, tiempo y energía que hacerla la hago en ese momento, sino le asigno el nivel de tiempo más bajo que permite mi aplicación (5 minutos) y la envío a la lista que corresponda.
Aplicar la regla de los dos minutos – realizando todas las actividades menores – prolonga demasiado el paso de procesar. Puede utilizarse puntualmente si sabes que dispones de tiempo suficiente para prolongar ampliamente el procesado y quieres sacarte de encima esas pequeñas tareas presentes en tu bandeja de entrada. Hacerlo por sistema genera rechazo al procesado hasta el punto de procrastinar-lo.
Utilizar el criterio energía
Entre los trabajadores del conocimiento las acciones que requieran de esfuerzo físico no abundan pero sería el ejemplo perfecto de una acción de alta energía. Lo reservamos para utilizarlo en acciones de larga duración o exigencia considerable.
Es importante indicar el nivel de energía, alto o bajo, en tus acciones. No soy partidario de trabajar con TMI (Tareas más importantes), preseleccionando las actividades de mayor prioridad o que requieren de más energía para ser realizadas en primer lugar. Es una forma subjetiva de priorizar, algo que no funciona y desvirtúa el sistema.
Para elegir tu siguiente acción seleccionarás el contexto y si hace falta aplicarás un segundo filtrado por energía o tiempo. Sé que te genera cierta intranquilidad, te preguntas: ¿Cuando me dedicaré a los pesos pesados de mi lista de próximas acciones?
Debes buscar los contextos en los que trabajas en se momentos clave del día. Empezar filtrando por energía en lugar de hacerlo por contexto te llevará a las acciones de mayor exigencia de tu lista, a partir de ahí puedes seleccionar una y continuar trabajando en las acciones del mismo contexto o seguir con el mismo criterio para seleccionar la siguiente.
Trabajar sin tiempo ni energía
He trabajado con gente que implementa GTD sin utilizar los pseudocontextos de tiempo y energía. Si trabajas con una lista de próximas acciones reducida (25-50 acciones) la segmentación en contextos puede ser suficiente para obtener la claridad que necesitas. Si trabajas con una lista más poblada deberás recurrir al tiempo y energía para afinar la elección de la siguiente acción.
A menudo los lectores se sienten abrumados con el nivel de detalle de los artículos, sobre todo si son principiantes. No es cuestión de aplicar todo de golpe. Se empieza por una base, etiquetando tus acciones en unos pocos niveles de tiempo (lo que comentaba de agrupar) y asignando un nivel de energía para generar el hábito y entender cómo se utiliza el recurso aplicándolo día a día .
Con el tiempo irás sofisticando tu forma de trabajar y desarrollarás el método, si lo necesitas. Será algo que surgirá de forma natural.
