GTD: Procesando nuestras tareas

Imatge via Andy Ciordia sota llicència Creative Commons

Una vez ya hemos realizado el proceso de recopilación nos toca procesar todas las tareas que tenemos en la Bandeja de Entrada. En el siguiente post repasamos los criterios a aplicar y cuáles son algunos de los problemas que nos encontraremos a la hora de trabajar con el sistema. Que pasa si no puedo realizar una tarea que tenía programada? Qué hacemos si el volumen de trabajo es demasiado elevado? O que hacer si la cantidad de acciones a realizar en un proyecto determinado hace que se vuelva confuso…

Vamos por partes, para procesar las acciones depositadas en la  Bandeja de Entrada, aplicaremos el algoritmo que ilustra el post. En primer lugar, ante una tarea a procesar nos tenemos que hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Se debe realizar alguna acción? Si la respuesta es NO, la archivaremos, la guardaremos con nuestros materiales de consulta o la desestimaremos. Si la respuesta es SI, pasamos a la siguiente pregunta
  • ¿Se puede realizar en menos de 2 minutos? Si la respuesta es SI la ejecutaremos inmediatamente, haciendo un punto y aparte en el proceso del resto de tareas. La norma de los dos minutos pretende librarnos de aquellas pequeñas tareas que podemos realizar con facilidad, evitando que queden sedimentadas en el sistema convirtiéndose en un lastre y distrayéndonos a la hora de realizar acciones de mayor volumen, a menudo menos apetitosas debido a su coste. La barrera no debe ser estrictamente de 2 minutos, buscamos un límite de tiempo inferior a 10 minutos para hacer una primera selección. Una alternativa pueden ser 5 minutos por ejemplo. Por el contrario, si la respuesta es NO, asignaremos la tarea a una de las listas del sistema GTD.

A pesar de ser un poco recalcitrante volveré a hacer un repaso a las listas y los criterios para enviar un trabajo dentro de una lista en concreto.

  • Siguiente: Para todas aquellas tareas a realizar de manera inminente. Durante los próximos días o la próxima semana.
  • Proyectos: Si es necesaria para completar un proyecto, se asignará a la carpeta que corresponda.
  • Algún día: Para aquellas acciones sin fecha de finalización o sin una prioridad definida. Suelen ser ideas, o deseos que no prevemos materializar a corto plazo.
  • A la espera: Si la tarea esta a la espera de una acción que debe realizar una tercera persona quedará en esta lista.

Hasta aquí la distribución de las tareas de la Bandeja de Entrada al resto de listas de GTD. Estas serán revisadas periódicamente por – según los criterios anteriores – reclasificar las tareas, pero este tema queda por el siguiente post de la serie.

Para finalizar mencionar una variante personal que aplico a la hora de pasar tareas a la carpeta Siguiente. Recomiendo trabajar por lotes de tareas, enviando de 5 en 5 o de 10 en 10 las tareas a la lista, con la intención de no saturarla con un número excesivo, perdiendo claridad en nuestro horizonte productivo y creando frustración cuando no nos veamos capaces de finalizarlas. Un número reducido de acciones siempre es más manejable y asumible.

Por otra parte tenemos que saber renegociar nuestras expectativas a la hora de finalizar una tarea. No presionar en exceso y conservar una perspectiva realista a la hora de hacer el trabajo son factores que nos harán mantener la tensión i la ilusión, en el trabajo. Si asumimos volúmenes demasiado grandes de trabajo y no lo acabamos perderemos la confianza en el sistema, aunque no sea culpa suya. El comentario es sólo un grano de arena en una playa, a buen seguro que dará tema para muchos posts …