Implementando GTD, en baja tecnología

Imatge via jazzmasterson sota llicència Creative Commons

Lo mejor de GTD es el hecho de no tener que depender de sofisticados recursos para ponerlo en marcha. Cualquier persona, pese a no tener extensos conocimientos en informática o no dominar sofisticados gadgets, puede implementar el sistema con recursos de baja tecnología. En el siguiente post presento un conjunto de recursos que nos permitirán poner en marcha GTD sin recurrir a las TI.

Una Inbox / Bandeja de entrada física. Ya sea una bandeja como las que utilizamos en la oficina, o una caja de cartón en la que verter toda la documentación que nos llegue, papeles y cualquier idea que transcribimos. Lo importante es contar con un punto de referencia material, localizado en un emplazamiento accesible, que esté presente en nuestro día a día, que lo veamos cada vez que entramos en el despacho o nos sentemos en el escritorio, por ejemplo.

Un bloc de notas clásico. Me refiero a un pequeño bloc de notas, con una espiral metálica. Lo más barato posible. Anotaremos cada una de nuestras ideas, temas pendientes etc… en una hoja y una vez llegamos a nuestra oficina, o donde se encuentre nuestra bandeja de entrada, arrancamos las hojas y las vertemos en la bandeja. La función del bloque será recopilar todas las ideas que se nos ocurren estando lejos de nuestra oficina, o cuando no podemos acceder a la bandeja de entrada.

Conjunto de fichas o cuaderno con separadores para poder organizar nuestras listas. Un cuaderno portable donde cada una de las separaciones se asigne a una lista GTD de tareas. Un sistema portable, con el que gestionar las tareas a base de apuntar en listas las acciones a realizar y tachadolas después, una vez completadas, o trasladadas a otra separación de cuaderno. Otro sistema son las fichas, utilizándolas de una forma similar: agrupando acciones para ficha según la lista a la que pertenecen, donde cada una de las fichas pertenece a una de las listas del sistema…

Una agenda para recopila nuestras citas. Simplemente para indicar compromisos y anotar, en días anteriores, avisos sobre compromisos que tendremos que afrontar próximamente y que necesitan una preparación. Si disponemos de una agenda con páginas, por día, divididas por franjas horarias podemos trabajar con un mayor nivel de detalle, planificando a nivel de horario. Las agendas con este formato facilitan la organización, al ser más intuitivas visualmente. No debemos caer en la trampa de utilizar la agenda como sistema de control de tareas, anotando listas de tareas que tenemos intenciones de realizar durante el día, y si no se finalizan desplazándose a otra fecha. La agenda es únicamente para anotar las citas y compromisos a realizar un día determinado.

Ya veis que no hace falta invertir ni en software ni en hardware para poner en práctica GTDLo primero es formarse, conocer la metodología, y el siguiente paso es encontrar las herramientas con las que nos sentimos más cómodos para implementarla, ya sea con sistemas de baja o alta tecnología, lo realmente importante es ponernos en marcha y empezar nuestro camino hacia la productividad.

  • guillermo

    sabes que yo tuve ese problema, anotaba las tareas para hacerlas en un dia determinado, y en caso de no hacerlas la corria de lugar, ahora estoy corrigiendolo, y de una manera más sencilla, a veces es solo acatar lo que dice el libro y nada más, tambien había hecho un sistema para registrar lo logrado y estimar tiempos, segundo error je.
    borrón y cuenta nueva, espero que me vaya mejor en este nuevo comienzo. Gracias por estos artículos, son de oro.

  • Amén y amén