Mi experiencia de usuario en la recopilación

Imagen vía 300td.org bajo licencia Creative Commons

Desde que empecé el blog escribo sobre GTD con la intención de dar a conocer la metodología. La mayoría de posts están enfocados a difundir los procesos del sistema, los elementos que lo componen y cómo interactúan entre ellos. El contenido prima sobre lo personal. Un repaso del procedimiento efectivo pero distante. En el post de hoy quisiera probar algo diferente, explicar cómo RECOPILO durante mi revisión semanal, describiendo cada uno de los pasos, algunos convencionales y otros propios, incorporados para ajustar el proceso a mis necesidades. Espero que el punto personal te aporte un plus funcional, y que te anime a buscar los pasos para mejorar (ampliar) tu recopilación y conseguir que nada se te escape.El primer paso es asegurarme de que todo está dentro de la Inbox. Gestiono varias bandejas físicas y virtuales. Las virtuales (evernote, gmail, twitter …) no tienen más complicación, los mensajes o notas a procesar estarán dentro de las cuentas, pero para una persona dispersa como yo los papelitos, documentos, post-it, notas etc .. . se pueden ir acumulando en los bolsillos, cartera, bolsa y otros artilugios que llevo. Para evitar olvidos rebusco siempre en:

  • Los bolsillos de mi chaqueta y ropa.
  • Vacío y vuelvo a llenar mi bolsa. ¿Eres consciente de basura que acumulas y cargas cada día? ¿Y los objetos innecesarios que llevas encima?
  • Hago lo mismo con la cartera. Todo el innecesario fuera. ¿Tienes que llevar tanta tarjeta de clubes, gimnasios, centros comerciales que no utilizas diariamente?
  • Volcar nuestra información de la libreta de notas al inbox. Siempre hay alguna tarea pendiente no finalizada, ideas que van surgiendo y anotaciones a tener en cuenta en nuestros proyectos que no han entrado en el Inbox, y que debemos evitar que se queden en tierra de nadie, se pierdan y olviden.

Una práctica que recomiendo realizar con cierta periodicidad, aunque no sigas ni te interese GTDDejemos el tema del minimalismo para otro día …

El segundo paso es la recopilación virtual. Reviso todas las fuentes que acumulan cuestiones pendientes:

  • Revisar recibos electrónicos del banco y otra e-documentación.
  • Revisar favoritos de twitter. Durante la semana marco tweets interesantes como favoritos para revisarlos con más calma. Normalmente llevan un link hacia un contenido más extenso.
  • Gmail, revisión de los marcados como favoritos y a los que se debe dedicar una atención especial. Archivar correo de la semana.
  • Citas que aparecen en mi calendario de facebook citas cercanas y compromisos en mi Google Calendar. Los primeros suelen ser eventos sin interés, los segundos sí tienen un peso específico importante …

El tercer escalón es la revisión de mis  listas en Evernote, del sistema GTD, nuestros proyectos o áreas de responsabilidad. Durante este proceso ese genera aproximadamente el 50% de las notas. Habitualmente se trata de ideas que se derivan de una acción o proyecto en curso. El hecho de repasar todos en los asuntos pendientes dispara la asociación de ideas y la creatividad. Se favorece un clima donde emergen las ideas. Surgen tareas para completar alguna ya existente, y nuevos proyectos que se derivan de otros.

La recopilación creativa es la fase que según Allen deberíamos vaciar nuestra mente de ideas, acciones, proyectos potenciales y cualquier frente abierto. Cuando llego a este punto ya las he incluido todas y sólo me quedan las ideas a largo plazo, poco prioritarias, y deseos que van directamente a la lista Algún día. Ejemplo: me pueden venir a la cabeza cosas como aprender francés, pintar mi despacho, comprar un plexo etc … Digamos que no se hundirá el mundo si se demoran un poco : )

Antes de terminar comento por escrito las decisiones, acertadas o no, tomadas durante la semana. Redacto una lista de problemas relativos a mi productividad, como gestiono el correo, cuando y como paso el tema a Internet, la gestión de llamadas, como he establecido prioridades, etc … encabezando cada comentario con un signo -. Posteriormente con un + planteo una solución para resolver el problema, si es algo negativo, o para mejorarlo o felicitarme si es positivo.

Al final escribo los puntos que me han hecho sentir bien, que me han hecho crecer (precedidos con una flecha hacia arriba) y los que me han hecho dar un paso atrás (flecha hacia abajo). Y todo ello en una hoja de un pequeño bloc de notas. Escribirlo y repasar me ayuda a reflexionar sobre el tema, a asimilar errores.

Finalmente hago una lectura del resumen productivo de la semana anterior, y de nuevo del de la semana actual. Me marco un objetivo para la semana siguiente que represente un pequeño paso adelante, para no provocar una ruptura demasiado radical y no frustrarme si no lo consigo. Poco a poco y buena letra.

Los dos últimos puntos son un tema muy personal pero es un ejemplo de cómo puedes personalizar y potenciar la revisión incluyendo detalles de esta índole. De esta manera GTD te parecerá más cercano, más tuyo. Estoy seguro de que no te he descubierto nada nuevo, porque no dejas un comentario, o me lo envías en twitter (@davidtorne), contándome qué cosas has cambiado en tu sistema GTD para hacerlo más cercano, para personalizar -lo.