Trazar la ruta hacia nuestros objetivos con GTD

Imagen vía Matthew McVickar bajo licencia Creative Commons

Fijarse unos objetivos y trabajar para alcanzarlos es una constante en nuestras vidas. Los objetivos a corto plazo, o de alcance reducido  no se nos suelen resistir. Identificamos la meta y nos lanzamos a recorrer los pasos para llegar a ella. El problema se presenta cuando queremos abordar objetivos de un alcance superior, que requieren algo más que una simple declaración de intenciones de lo que queremos llevar a cabo. En este caso podemos definir la meta, pero la ruta a seguir es más difusa e inexacta. Es esta indefinición lo que nos desviará del objetivo al plantear pasos desviaran del camino correcto, distrayéndonos en temas secundarios, o prescindibles para su ejecución. El hecho de caer en repetidas ocasiones en esta trampa, desgastará nuestra ilusión y determinación para conseguir acabar con lo que hemos empezado. Las siguientes líneas marcan unas pautas para definir una hoja de ruta para objetivos de medio-largo alcance, o proyectos con un peso específico considerable.

Cuando hablo de proyectos no hablo de proyectos GTD, si no de lo que ‘los no practicantes’ entienden por proyectos. Un conjunto de tareas que quieren materializar unos resultados concretos. La clave para triunfar es trazar los pasos a realizar hacia el objetivo, y traducir cada uno de los pasos en un conjunto de acciones y proyectos GTD para concretar lo que tenemos que HACER.

En primer lugar definamos nuestra meta de forma realista y con la máxima concreción. Si queremos cambiar algo, como un hábito a la hora de trabajar, describimos cuál es la situación actual y a continuación cuál sería la situación deseada a la que queremos llegar. El diferencial entre las dos descripciones detallará todo lo que queremos cambiar. Cada uno de los puntos que varían será una de los hitos a alcanzar (ver definición hitos más adelante). Si lo que queremos es crear algo, recurriremos a la redacción de un documento de especificaciones con los diferentes aspectos, o funcionalidades que debe satisfacer el producto final. La finalidad es que no se nos escape nada, cualquier detalle omitido nos puede obligar a replantearnos la secuencia de acciones a realizar, lo que nos hará perder tiempo i recursos.

Definiremos un conjunto de pasos a recorrer hasta llegar a la meta. Cada uno de ellos equivaldrá a una tarea. Por ejemplo: Si queremos ir de vacaciones a Paris, 1.Acordar fechas de vacaciones con la cabeza 2. Comprar el billete de avión, 3. Buscar hotel, 4. Crear un planning de actividades etc… Como veis no se trata de acciones GTD, son tareas inconcretas que describen cada una de las fases del proyecto. El siguiente paso será ‘traducir’ las tareas convencionales a proyectos y acciones en formato GTD.

Antes de dar el salto de una planificación convencional a un plan de acciones y proyectos GTD debemos plantearnos la necesidad de fijar hitos. Entendemos como hito, un objetivo intermedio que representará la finalización de una de las etapas del proyecto y del que obtendremos un resultado parcial de este. Basándonos en el ejemplo anterior obtendríamos (el núm. Indica la etapa) 1. La respuesta a la solicitud de vacaciones, 2.El billete de avión, 3. La reserva del hotel, 4. Un horario y un mapa con todos los lugares señalados donde visitar etc … Marcar metas es importante para ayudar a mantener un seguimiento del proyecto y un control sobre sus resultados. Cada vez que llegamos a un hito verificaremos que el proyecto avanza.

Una vez marcados los hitos podemos pasar a implementar el proyecto pasando las tareas del paso 2 en acciones GTD, y agrupándolas en proyectos. Lo que hago usualmente es coger este paso a realizar y el divido en las diferentes tareas a realizar. Por ejemplo 2. Buscar billete de avión se transformaría en 2.1 Buscar billetes en páginas web, 2.2 Seleccionar un grupo que cumplen mis criterios 2.3 Comprar. Son acciones más concretas pero todavía lejos de ser una acción única e indivisible de GTD.  Para acabar de concretar convertiremos cada una de estas tareas resultantes en acciones GTD: 2.1.1 Buscar páginas por compra de billetes 2.1.2 Crear una lista de control para verificar ofertas 2.1.3 Buscar billetes en cada 2.1.4 Guardar los resultados de la búsqueda (los puntos 2.1.3 y 2.1.4 es dividirían en una acción diferente para cada una de las webs que consultamos). Una vez definidas las tareas las agruparíamos en uno o varios proyectos.

Parece que lo tenemos todo listo para pasar a la acción pero aún nos falta algo. Antes de lanzarnos ejecución de las acciones debemos establecer unos criterios para el seguimiento del proyecto. Yo utilizo un sistema con dos verificaciones diferentes. Durante la revisión semanal repaso las tareas atendidas y verifico la marcha de la actual fase del proyecto. Controlo el momento actual de todos los proyectos, me concentro en los detalle. Periódicamente, una vez cada mes, analizo la marcha de los proyectos, si no avanzan como deberían, me planteo hacer cambios en el planteamiento de las próximas fases, lo que implicaría modificar las acciones GTD del proyecto. Durante la revisión periódica adquirimos una visión más global del asunto.

Mientras que los objetivos y las metas que nos marcamos son puntos fijos a los que queremos llegar, las acciones que dibujan el camino que hemos de recorrer. Este camino es flexible y está sujeto al cambio, y el cambio estará sujeto a nuestras decisiones y a las circunstancias de nuestro entorno.

Como siempre os pido vuestra colaboración, dame tu opinión sobre el método. ¿Como diseñáis el camino hacia vuestros objetivos? Si eres usuario de GTD nos puedes explicar cómo implementas tu método, y si no lo eres nos puedes explicar qué diferencias hay entre tu forma de actuar y lo que has leído en el post. Si tienes interés a comentar algo conmigo directamente te dejo mi twitter @davidtorne.

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  • rafael8a

    Hola q tal.

    Cuando desgrano a tareas simples, trato en lo posible, si la tarea lo permite, hacer minimo 2 cosas x vez.
    Ejemplo:: estoy viendo una charla, conferencia, etc, no tan tecnica q no halla q perderle la pista, sino mas bien del tipo teorica, conceptual, etc. Casi q seria igual tenerla en mp3. Aprovecho y pongo como tarea secundaria otra q no merezca sino una atencion marginal, como:: pasar a movil los mp3 a escuchar, o poner a quemar el DVD de respaldo, etc.
    Otra cosa q me gusta es por ejemplo leer un mail, y despues q lo termino hacer otra cosa, como:: de la carpeta “por ordenar”, clasificar un elemento (archivo, carpeta), y ubicarlo donde vaya, agendarlo, etc. Luego voy leo otro mail. En mi rara cabeza veo ese micro pase entre una tarea y otra como un descanso. Al contrario de lo q podria parecer, me hace mas eficiente. Si dedicara todo un tiempo X a una sola tarea, se me vuelve monotona.