Tareas periódicas con Evernote y Google Calendar

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Para dar fluidez a mi sistema GTD me lo  he hecho venir bien para no tener que recopilar manualmente mis tareas periódicas. Esto puede interesar a todos aquellos que utilicen cualquier aplicación para la gestión de tareas, o de cualquier tipo, que permita entrar información a través del envío de un correo electrónico a una dirección indicada por el proveedor para este fin. A continuación repaso los tres pasos necesarios para configurar este sistema. Lo explico ilustrándolo con las aplicaciones que yo utilizo: Evernote para gestionar mi sistema GTD, Google Calendar para mis citas y tareas periódicas, Gmail para gestionar el aviso del calendario y reenviarlo como tarea a Evernote.

El primer paso pasa por configurar la tarea periódica en Google Calendar. Creamos un evento en la fecha a realizar la tarea por primera vez. Calendar nos permite configurar el tipo de aviso que queremos recibir: Utilizaremos un Correo electrónico e indicaremos que lo envíe un día, o varias horas antes, del inicio de la tarea.

Para convertir el evento en una tarea periódica hacemos clic en el check Repetir y configuramos la frecuencia de repetición. Si defino un aviso para recordar que me toca hacer la revisión semanal, el evento tendría la siguiente configuración:

Frecuencia Cada semana, lo repito cada semana (si fuera cada 15 días escogería repetir cada 2 semanas), durante el sábado y sin establecer ninguna fecha de finalización para la tarea repetitiva. Este sistema nos permite asignar diferentes periodicidades a la tarea periódica, pero no permite establecer un intervalo de repetición del tipo: Realizar cada x tiempo una vez finalizada la tarea.

El segundo paso sería definir el reenvío de correo de aviso que envía Google Calendar a Evernote. La gran mayoría de clientes de correo permiten crear filtros para organizar nuestra correspondencia electrónica, y dentro de los filtros suele haber una opción para reenviar una copia del correo a otra dirección. He creado un filtro que me archiva el correo – lo saca del Inbox – y envía una copia a la dirección de Evernote con dominio @m.evernote.com que te proporciona el servicio para enviar notas a través del correo electrónico. Si no sabéis cual es vuestra dirección de correo, la podéis localizar a través de la opción Herramientas> Información de cuenta.

Para crear el filtro de reenvío seguiremos los siguientes pasos:

  • Accedemos al apartado de Configuración de GMAIL> Reenvío y correo POP / IMAP. En la sección de reenvío añadimos la dirección de correo a la que queramos reenviar nuestros avisos de Google Calendar.
  • Al añadirla envía un email con un código de verificación, el cual tendremos que entrar en este mismo apartado antes de finalizar el alta de la dirección de email para hacer los reenvíos.
  • Una vez entrado el código de verificación, si no queremos que se reenvíen todos los correos que recibimos a la dirección de Evernote, dejaremos marcada la opción Desactivar el reenvío.
  • Dentro del apartado de Configuración> Filtros creamos un nuevo filtro y establecemos que para todos los correos del remitente calendar-notification@google.com los reenvíe a la dirección que de Evernote anteriormente dada de alta. Véase la siguiente imagen:

Muchas aplicaciones específicamente creadas para la gestión de tareas permiten recopilar mediante el envío de un correo a una determinada dirección. Este sistema se puede utilizar perfectamente con otros correos para aplicaciones GTD como Facilethings o Nozbe.

El tercer y último paso es configurar nuestro Evernote para que se sincronice como mínimo una vez al día. Esta futilidad es fundamental para no cargar nuestra mente con detalles innecesarios, hacer clic en el botón sincronizar. Puede que se te olvide y no recibas tus tareas periódicas en tu Inbox.

Para configurarlo accedemos a Herramientas> Opciones> Sincronizar. Aquí activamos sincronizar Todos los días. Puedes establecer una frecuencia mayor si tienes una gran actividad.

Se trata de un truco desarrollado para aliviar las tareas de administración de mi sistema GTD. Totalmente aplicable en otros ámbitos que partan del mismo principio: Correos de un remitente que automáticamente transformamos en tarea. Para acabar el post me gustaría que tuvierais en cuenta lo siguiente:

  • Lo importante de todo este sistema es el uso de la creatividad para hacer más sencillo y reducir el esfuerzo dedicado a un proceso habitual. En otras palabras usar el ingenio para aumentar la creatividad.
  • Prácticamente todas las aplicaciones de correo pueden definir filtros para el reenvío de datos.
  • Para cualquier aplicación que nos permita entrar información con el envío de un mail a una determinada dirección. Yo he mencionado Facilethings y Nozbe, seguro que vosotros sabéis alguna más, no hace falta que sean aplicaciones para gestionar tareas.

Lo ideal sería encontrar una herramienta que nos permita programar tareas periódicas para enviar un aviso a una dirección concreta, sin tener que pasar por el puente creado en Gmail…  Si sabéis de alguna o queréis dar vuestra opinión sobre el sistema, o sobre vuestra forma de gestionar las tareas periódicas, deja tu comentario o házmelo llegar a mi cuenta de twitter @davidtorne

P.D. Se acepta todo el feedback llamándome freaky y diciéndome que me complico demasiado la vida. Eso sí, hazlo de una forma ingeniosa y divertida ; )