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Una de las facetas más complejas para mantener un ritmo de trabajo más o menos constante, y con un cierto orden, es mantener el autocontrol. No distraerse, no permitir interrupciones, no demorar en exceso el trabajo, mantener nuestra planificación son factores que tienen dos cosas en común: pueden hacer tambalear nuestros resultados y evitarlos depende de nosotros. Las siguientes líneas hablan de cómo conservar la mirada fija en la línea de meta, sin que ninguna de estas circunstancias nos condicione para aplazar nuestros objetivos. ¿Como dices, que no es para tanto? A ver si te suena la siguiente historia…
Son las 8:00 y empezamos tu jornada, has preparado la lista de tareas clave que realizarás durante el día, sabes que los proyectos en los que estás trabajando son importantes y te motivan. Te sientes lo suficientemente seguro para driblar cualquier llamada, correo o requerimiento de los compañeros para poderte centrar en tu trabajo… Como ya he dicho son las 8:00 a.m. y lo ves todo muy claro… El día va pasando, la frescura de primera hora se evapora, completas de una forma brillante las primeras tareas –las más importantes– y continúas trabajando en tus proyectos, tus compañeros requieren tu ayuda, te interrumpe y tú accedes, lo más importante ya está hecho, a ti te gusta ayudar, te gusta que cuenten contigo…. Primera hora de la tarde, acabas de comer y te sientes pesado, el tiempo pasa lentamente, el trabajo es pesado, cuesta sacarla adelante, no te motiva, paras un segundo y te conectas para consultar tu correo personal, y ya que has abierto el navegador aprovechas para buscar una referencia técnica utilizaras en una tarea que tienes que hacer el próximo jueves, y porque no una visita a tu diario electrónico de cabecera para ver qué ha sucedido durante el día … Uf son las cinco, ha pasado una hora y media desde que has vuelto de comer, pero aún queda una hora más…. Te llama un cliente, tienes a medio hacer una tarea, pero en lugar de coger el encargo y decirle que ya lo llamarás o que te envíe un mail, le dices que adelante, es un tipo divertido y tarde o temprano tendrás que llamarlo, ¿verdad? Qué importa tiene que sea ahora… Te entretiene durante tres cuartos de hora, faltan 15 minutos para terminar tu jornada, ya no vuelves a lo que tenías entre manos, no tienes tiempo –ni ganas– de terminarlo. Pasas el rato haciendo cosas de las tu lista de pequeñas tareas… Pasan algunos minutos de las seis, como muchos días te vas ensimismado de la oficina, pensando que podrías haber hecho algo más…
Una bonita historia que podría ser protagonizada por cualquiera de nosotros. No somos robots, y por tanto no seguimos una rutina de programación que marca todos nuestros pasos. Nosotros decidimos, y algunas veces nos dejamos llevar y no tomamos la mejor decisión. Mantener el foco en lo que hay que hacer es muy duro, y muchas veces hemos de recorrer a trucos, o soluciones paliativas que eviten males mayores.
Contra interrupciones de cualquier naturaleza, lo mejor es el diálogo. Si no puedes evitar hablar con tu interlocutor, por ejemplo cuando llama un cliente y la secretaría te pregunta si puedes atender, deberás hacer uso de tu mano izquierda y pedirle que te haga un resumen de la situación, si no es urgente –no interfiere en su flujo de trabajo– pues una palabra amable y le dices que ya te lo mirarás. Una mentira piadosa vale más que dar falsas esperanzas. Cuando cuelgues, lo programas en las acciones a realizar durante el tiempo que dedicas a los clientes. Si aumenta la insistencia recuerda como son de implacables las operadoras de una compañía telefónica ante una reclamación. Ser cordial pero implacable, esa es la filosofía.
Recuerda cuáles son tus objetivos, que es lo que persigues. En GTD existen los 6 niveles de altura en los que enmarcamos los diferentes objetivos, a corto, medio y largo plazo para tener una referencia clara hacia dónde vamos. El hecho de recordarlo, porque hay que terminar el proyecto que tienes entre manos y qué papel juega en el camino hacia objetivos más distantes, nos puede ayudar a motivarnos en aquellos momentos cuando el cansancio o el aburrimiento nos invitan a hacer cualquier otra cosa. Recuerda que trabajas para algo más que terminar un encargo, trabajas para llegar a un objetivo, para mejorar. El hecho de aplazar un trabajo, demorará la llegada a tu meta.
Para aquellas situaciones tan frecuentes donde nos dejamos tentar por pequeños vicios productivos check del email, navegar por internet o distraernos dejando volar nuestra imaginación fuera de la oficina. Si son muy frecuentes demóralas cinco minutos, piensa que ya lo harás dentro de un rato, y cuando llegue el momento esperas cinco minutos más, hasta el punto de reducir tus evasiones a 2 o 3 momentos al día. Rompe el automatismo que te empuja a buscar algo en la red. Pensamos que habrá algo nuevo, quizás sorprendente, agradable… Si está lo verás cuando llegues a casa. Lo más probable es que lo único que encuentres sea lo mismo de siempre…
Ya he hablado muchas veces de las interrupciones y de que hay que hacer para que no rompan nuestro flujo de trabajo. Hay varias formas de hacerles frente, pero lo tenemos que decidir nosotros. Los tres apuntes en el post o en otros escritos sobre el tema pueden ser una solución, pero el hecho de tomar la decisión de aplicarlo es algo más, un gesto que demuestra nuestro compromiso con el trabajo y con nosotros mismos. Todos podemos caer alguna vez en las trampas dispersas en nuestra jornada laboral, pero si existe un compromiso por la mejora personal se irán corrigiendo, se desvanecerán.
¿Qué haces para mantener el control?, ¿Qué sistemas usas? Cada persona es un mundo, pero el hecho de compartirlos puede ayudarnos a encontrar algo que podamos adaptar a nuestra rutina, o que nos inspire para encontrar una solución de uso propio. Deja tu comentario, o hazlo me llegó vía twitter a @davidtorne.
