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Este segundo post de la serie dedicada a Evernote puede verse como la continuación del escrito la semana pasada, donde mostrábamos todas las vías que nos ofrece la aplicación para entrar información. En el siguiente artículo hablaremos de cómo introducir información desde dispositivos y aplicaciones de terceros. Conectar aplicaciones y hardware para convertirla en un punto de concentración de nuestro material de producción y consulta, un repositorio de donde extraer información útil para nuestros proyectos. De forma automatizada, sin la intervención del usuario, evitando perder tiempo en tareas de mantenimiento.
“ Evernote se convierte en una plataforma documental. Dispositivos y aplicaciones de diferentes orígenes comunicándose entre ellos sin la persona como intermediario”
>> Digitaliza tu archivo de forma dinámica
Para pasar de forma automática nuestros documentos físicos a formato digital, ya existen dispositivos que dentro de su funcionalidad permiten digitalizar y enviar el resultado a Evernote pulsando un botón. SmartSolution de Lexmark o imageFormula de Canon permiten escanear y enviar sin ni siquiera abrir el ordenador.
Un archivo digital con Evernote es un archivo con copia permanente en la nube, accesible desde todas partes. Al cargar el documento –imagen o pdf – reconoce su texto y nos permite realizar búsquedas, convirtiéndolo en un gestor de información dinámico. Ej: Se acabó remover carpetas con facturas, presentaciones, material de apoyo necesario para el trabajo etc … Planteamos una búsqueda y obtenemos resultados al instante.
>> Eliminar el factor humano
Elimina el trabajo de traspaso realizado por el usuario. Ya no tendremos que mover nuestras notas, o material multimedia a nuestro almacén virtual. Para ello contamos con gadgets pensados para ahorrarnos esos minutos post-creación:
- Eye-Fi, una tarjeta de memoria con wi-fi que permite subir las fotos a nuestra cuenta de Evernote breves instantes después de hacer flicrk. Nos deshacemos de las posteriores tareas de copia y traspaso, directamente accederemos a nuestra cuenta y organizamos insitu.
- Livescrive smartpens. He comentado muchas veces que utilizo papel y bolígrafo para recopilar mis ideas o asuntos. El único inconveniente es reescribirlos para introducirlos en Evernote. Los smartpens son la forma para optimizar. Mientras escribimos recuerdan nuestras trazadas, y al conectarlos al ordenador su software permite enviar las notas resultantes a nuestra cuenta.
- Dial2Do. En el contenido que entramos en Evernote – a pesar de ser un archivo adjunto – se debe poder buscar, de lo contrario se acabará convirtiendo en un simple almacén para acumular información. Los archivos de sonido son especialmente complejos de tratar. A día de hoy no existe una solución asequible para convertir la voz de una nota en texto. Esta aplicación pero, convierte los 30 primeros segundos en texto que insertará en la nota y sobre los que se podrá realizar la indexación.
>> Conecta con tus aplicaciones
Tenemos que aprender a conectar nuestro software con Evernote para contar con un sistema de producción de contenido cerrado, donde lo que generamos se mueva del editor a Evernote y viceversa de forma automática, y que sólo salga de este circuito cuando lo enviamos a una tercera persona. Podemos utilizar sistemas surgidos de nuestro ingenio, pero ya son muchas las aplicaciones que permiten enviar y recuperar contenido de Evernote.
Software como Reader Later permite configurar tu cuenta para enviar los textos capturados a tu Notebook por defecto y evitarte entrar en la web. Otros como Nozbe se conectan con Evernote para recuperar información y vincularla a uno de tus proyectos. Marcas como SAP empiezan a interactuar con software popular en la red para ganar versatilidad y usuarios. SAP lo ha hecho con su servicio StreamWork, un sistema de toma de decisiones colaborativo. Evernote es una aplicación simpática, pero también eficiente y que proporciona valor añadido al usuario, lo que no escapa a nadie.
Cada vez generamos más información, más documentación, se ha generado una necesidad de unificar el almacenamiento y administrar el contenido con eficiencia. Ha surgido el concepto gestor documental, aplicaciones que nos permiten organizar nuestra documentación digital. Todas las aplicaciones y dispositivos presentados, de un nivel doméstico hasta un nivel más profesional, buscan ayudarnos a ganar eficiencia. Enviar documentación a Evernote sin que el componente humano intervenga de forma innecesaria.
¿Utilizáis alguno de estos gadgets para optimizar vuestro trabajo? Me gustaría que compartierais vuestra experiencia dejando un comentario al post. Del mismo modo, si teneis noticia de algún dispositivo o software que trabaja con Evernote, y os parece especialmente atractivo, podéis comentarlo (dejar un link) o enviarme una referencia a mi twitter @davidtorne, desde donde el compartiré con mis seguidores.
Si quieres hacerme llegar sus preguntas sobre Evernote puede hacerlo a través del apartado Cuestióname.
