GTD on rails: productividad a toda máquina

“Toda acción consciente implica una serie de reacciones inconscientes. El hecho de anotar nuestras ocurrencias, de externalizar nuestra memoria, implica que estos pensamientos no serán olvidados, y si son importantes no volverán en nuestra cabeza repetidas veces, minando nuestra concentración y nuestra energía”

Empiezo citando uno de los principios de GTD. Cuando te inicias en la disciplina creando tus listas, administrando tus tareas y proyectos todo parece sencillo. A medida que las semanas pasan y la rutina desvanece esa agradable sensación que aportan los beneficios de aplicar el método, la cosa entra en la fase gris, aquella en que la persistencia crea el hábito sin ninguna gran recompensa a corto plazo. Hace más de un par de años que viajo utilizando GTD para marcar el rumbo, si me permitís compartiré con vosotros una serie de puntos imprescindibles para que su sistema no descarrile cuando estés en una de estas fases de monotonía y hastío.

Imagen vía Sergio Rozas bajo licencia Creative Commons

Revisar y actualizar nuestra actividad. Nuestra lista de proyectos semanalmente, mantenemos nuestro GTD en forma. Lo que refleja nuestro sistema se ajusta a nuestra realidad, algo fundamental para que le tengamos confianza como medio para externalizar parte de nuestra carga mental. El hecho de actualizar los proyectos semanalmente nos permite verificar la marcha de nuestra actividad, los pasos que estamos haciendo hacia nuestros objetivos.

Lista de control y recopilación creativa. Durante la semana añadiremos a una lista de control todo lo que tengamos que revisar o recordar. Será una referencia que podremos utilizar durante la revisión semanal para evitar olvidos y dar un vistazo todo lo que tenemos pendiente. Complementamos la revisión con una recopilación creativa de ideas. Si no utilizas los mapas mentales es imperativo que los conozcas y intentes aplicarlos. El poder para generar y vincular nuestros pensamientos no se puede comparar a la de una lluvia de ideas. Te dejo este link que me hizo llegar un lector a un curso de creación de mapas, totalmente recomendable.

La forma y el fondo. No basta con conocer los principios y las reglas de GTD, para que funcione como un reloj se han de interiorizar. Una vez interiorizado, cuando entendamos cómo actúan y lo que hay detrás seremos capaces de aplicarlo a diferentes aspectos de nuestra vida. Será en ese momento cuando podamos aplicarlo con total libertad, y flexibilidad. En otras palabras, implementamos el sistema, lo aplicamos a diario y de la forma más ortodoxa hasta que obtengamos el control de nuestro flujo. Cuando lo hayamos conseguido podremos mirar hacia adelante y centrarnos en los diferentes niveles de perspectiva, fijarnos objetivos y avanzar a velocidad de crucero hacia nuestras metas. En este momento entenderás como GTD se puede convertir en algo más que un sistema para dominar tú día a día, en un sistema para crear tu propio estilo de vida.

Aprender a dialogar con uno mismo. Aprender a renegociar las acciones, tareas y actividades a realizar. Pregúntate a ti mismo, ¿Que es lo peor que puede pasar si no termino esto? ¿Cuáles son las consecuencias reales que conllevará? Tómatelo como un primer paso en el proceso para aprender a distinguir entre lo urgente y lo importante, marcar la línea entre lo que es necesario y lo que no.

Crear un compromiso con nuestra actividad. No vaciar la mente es una excusa para no afrontar nuestros retos. Si no nos comprometemos a realizar los procesos básicos de GTD, Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar, Hacer de forma ortodoxa y sistemática nos estamos engañando a nosotros mismos. Si iniciamos nuestro camino de búsqueda de  la productividad personal, si queremos implementar GTD para ser más eficientes y alejar el estrés nos hemos de comprometer a seguir las reglas que se nos marca. Antes de empezar piensa si estás dispuesto a seguir la línea que te marca y en cada revisión semanal si has recopilado, revisado y reflexionado sobre tu actividad como lo tenías que hacer. No dejes las cosas a medias, no te engañes a ti mismo.

Comprender el concepto estar en la zona y buscarlo permanentemente. Un estado permanente de enfoque. Centrarnos en la actividad que tenemos entre manos en este momento, sin fisuras. Si podemos trabajar en un solo asunto a la vez reduciremos el nivel de energía y el tiempo dedicado a cada acción realizada. Es imposible sintetizar en un párrafo lo que representa este concepto, conseguirlo equivale a convertirse en un Ninja de la productividad personal.

Descubre el poder de la siguiente acción. Tan importante como saber qué es lo siguiente que tienes que hacer, es saber cómo declarar esta siguiente acción. Siendo preciso y centrando tu atención en la acción, registra tu siguiente actividad de forma concreta describiendo lo que debes ejecutar. No es lo mismo decir ‘Hablar con Juan sobre los presupuestos’, que  ‘Llamar Juan para hablar sobre los presupuestos pendientes de respuesta’. Describes cuál es la acción a realizar, haces que pase algo en lugar de tener que pensar en el tema y decidir la acción cuando lees la anotación en tu lista de próximas acciones. Para configurar la siguiente acción pregúntate a ti mismo:

  • ¿Qué tiene que pasar primero?
  • ¿Cómo se está desarrollando?
  • ¿Dónde está sucediendo, en qué ámbito, en qué contexto?

Encuentra el equilibrio entre la parte visionaria y la parte operativa. La parte de planificación del sistema – Proyectos, Algún día – debe estar vinculada e interactuar de forma eficiente con la parte dedicada a la ejecución, las próximas acciones. Si planificamos pero no actuamos nos detenemos, si actuamos pero no planificamos (orientando la actividad a nuestros objetivos), en nuestra visión de futuro, perderemos energía y no avanzaremos en suficiente velocidad hacia la línea de meta.

Hay un sinfín de conceptos a destacar. A día de hoy todavía me parece increíble que un sistema funcionalmente tan sencillo, esconda una complejidad y un nivel de elaboración tan elevado. La práctica continuada, la ortodoxia y perfeccionamiento continuado en la implementación son los raíles por donde hacer pasar nuestra locomotora productiva. Los consejos que os doy sirven para mantener la máquina. Comparte conmigo, con los lectores, los puntos que consideres críticos del sistema. Creemos conocimiento de forma conjunta a través de los comentarios.

Mi Twitter está a tu disposición @davidtorne.

Para preguntas sobre los temas expuestos en el blog Cuestióname

  • Beatriz

    Hola David, enhorabuena por tu blog y todos tus artículos. Detrás de cada uno de ellos hay mucha miga ;)
    Cada vez que leo sobre GTD y productividad personal acabo llegando a la conclusión de la importancia de combinar el desarrollo personal con la implantación del sistema. Si no van de la mano es difícil implantar y mantener con éxito el sistema GTD.
    En este artículo detrás de cada una de las claves que citas tiene que existir una estructura profunda de pensamiento y acción muy potentes. Por ejemplo, aprender a dialogar uno mismo requiere un gran autoconocimiento y sinceridad sobre los hábitos adquiridos que tenemos que son necesarios cambiar. O comprender el concepto estar en la zona y buscarlo permanentemente para mí es un estado que necesita tener el cuerpo y la mente desde el cuál es posible focalizar. Estar abierto y atento, conectado contigo mismo y todo lo que te rodea. Para tener claridad de la dirección de las acciones.
    Gracias por compartir tu experiencia. Me es de gran ayuda y me invita a reflexionar.

  • Gracias a ti Beatriz por estar al otro lado ;-)