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Una de las claves de la productividad es desarrollar la capacidad de vaciar nuestra mente para evitar perder energía en detalles que nos cargan la memoria. Una vez llegamos a este punto, podremos subir el siguiente peldaño, focalizar toda la atención y energía en el asunto que estemos tratando en este momento. Nuestro objetivo será aplicar el mismo principio a cada asunto a tratar, prolongando el estado de alta concentración todo lo que podamos. Esto se llama estar en la zona. A continuación tenéis unos cuantos consejos que nos pueden ayudar a llegar, o al menos a acercarnos a el.
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Consolidar GTD, cuidar la siguiente acción
Para saber en qué nos tenemos que centrar, debemos saber que tenemos que hacer. No sólo en ese momento, también durante toda la jornada. Aprendamos a definir la siguiente acción y la continuidad, me refiero a definir una breve lista de tareas – entre 5-8 – que realizaremos durante nuestra jornada de trabajo. Si tu lista de siguientes acciones pasa de las 50 (o si no ves el final) es una práctica imprescindible, te ayudará a tener presente el camino a recorrer durante el día, evitando caer en la tentación de escoger tareas de la lista de próximas acciones que sean más simples o fáciles de llevar a cabo. Si caes en la trampa, demoraras lo que tienes que hacer y seguirás pensando en ello. Se rompe la concentración.
Para llegar este punto nuestro sistema de listas debe estar bien consolidado. Hablo de alcanzar los mecanismos para recopilar, procesar, dividir tareas en proyectos/acciones, y sobre todo organizar nuestras tareas (saber pasar de una lista a otra) de forma automática. Ejemplo: Crear el automatismo para pasar una lista de un proyecto en marcha en próximas acciones justo después de que haya terminado la precedente.
Saber separar los asuntos
Empezamos y finalizamos una tarea. En el momento de iniciarse pensamos únicamente en la acción en marcha, y cuando acabamos la cerramos dejándola atrás. Sentido común aplicado a la rutina de trabajo, pero todos sabemos que llevar esta idea a la práctica es uno de los retos más complejos que existen.
Nuestra mente debe percibir que se tratan de asuntos diferentes, y debe hacerlo de forma consciente e inconsciente. Cerramos un asunto de forma consciente al finalizarlo, al resolver el problema satisfactoriamente, sin ningún detalle por concretar. Personalmente lo percibo cuando he terminado un trabajo con la calidad suficiente para ser entregada al cliente, quizás no es perfecto pero sé que no es quejarán, ni creará insatisfacción. Si no nos es posible, podemos recurre a técnicas como crear una nota lo más detallada posible con el estado actual de la tarea, esto atenuará la voz interior que llama nuestra atención cuando estamos trabajando en otra cosa.
En cuanto a la percepción inconsciente, estableceremos el hábito de realizar una pequeña pausa después de cada tarea. No vale dejar el trabajo para hacer un solitario o consultar el correo. Levántate, haz un café o simplemente dirige los ojos a una ventana durante un par de minutos. El resultado es un mini-reset que permite descargar la memoria más inmediata y prepararla para que deje entrar los nuevos asuntos.
Otra vertiente es la separación de los asuntos familiares/personales, del trabajo. Cuando sales de tu lugar de trabajo, aunque las cosas vayan mal, los asuntos laborales se quedan en la oficina o el taller, a partir de este momento céntrate en los tuyos y en ti mismo. Hay mucha gente que piensa en lo que ha hecho o lo que debe hacer, y es incapaz de centrarse en el momento. Son los que se les escapa la vida.
Consolidar hábitos productivos
Debemos acostumbrarnos a combatir los imprevistos. Solicitudes que varían nuestro flujo de trabajo. Saber reaccionar, programar la tarea para realizar a posteriori, o más difícil aún, saber decir que no se puede hacer en ese momento y dejarla en espera con el beneplácito de la otra parte. Esta costumbre toma más importancia cuando trabajamos bajo presión, el entorno y sus condiciones no deben afectar nuestra concentración en el trabajo.
Dos de mis obsesiones son eliminar las distracciones, cortando de raíz lo que las genera, y conseguir desarrollar un autocontrol suficiente para no saltar de un asunto a otro, o para evitar que pierda el tiempo en futilidades, como abrir el navegador cuando estoy trabajando, para hacer cualquier consulta absurda. La primera evita que el entorno interfiera en mi trabajo, la segunda refuerza mi compromiso con mis responsabilidades y mi seguridad en mí mismo. Ambas evitarán que se corte de forma artificial nuestro flujo de trabajo.
Todo cuenta, sobre todo nuestras horas de sueño. Podemos reducir el tempo de descanso nocturno durante un período de tiempo limitado, a partir de este momento observaremos como nos dispersamos con mayor facilidad, estamos más irascibles y nuestra tolerancia al imprevisto se merma. Un lastre que nos sacará de la zona. No estar en plena forma equivale a no poder aplicar la energía que correspondería a los asuntos, y trabajar con una menor focalización.
¿Habéis alcanzado este estado? ¿Os habéis acercado? Es muy difícil llegar y prácticamente imposible mantenerlo durante un periodo prolongado. Cuéntame cómo lo haces para mantenerte en la zona, ¿Que es lo que tiene más peso para conseguirlo?
Puedes seguir mis divagaciones sobre GTD, productividad y hábitos vía twitter @davidtorne, o me puedes hacer llegar tus preguntas sobre estos temas a través de la sección Cuestióname.
