Decálogo para no morir ahogado por el mail

El objetivo es pasar el menor tiempo posible gestionando nuestro correo. El mail es uno de los mayores devoradores de tiempo mayores de nuestra rutina. Supongo que el gran problema es la capacidad que tiene para trastornar nuestro flujo de trabajo introduciendo nuevos asuntos en forma de imprevistos, o por el magnetismo que ejerce a la hora de mantenernos frente la pantalla para procesar todo lo que recibimos. El hecho de recibir una gran cantidad de correos no debe comprometer-nos a procesarlos todos (esta semana toca el tema Berto Pena en su blog), puede ser un suicidio.

El kit de la cuestión es establecer una rutina, unas normas de trabajo, que se sigan regularmente. Algo que nos debe servir de referencia a la hora de procesar, el correo o lo que sea. Cada uno debe desarrollar su propia rutina y una vez establecida someterla a una revisión que permita mejorarla. No te preocupes, si introduces un cambio que no funciona siempre lo podrás deshacer.

Dejad que os muestre algunas de las normas que me impuse y que se han acabado convirtiendo en costumbres. Nada del otro mundo, más que componer un proceso de trabajo es un contrato implícito conmigo mismo, tengo la obligación de seguir a cambio de un retorno de más tiempo útil.

1. Estructurar un sistema de filtrado del correo que recibimos. Traté el tema en un post anterior, pero es fundamental para sacar toda la morralla y la paja del Inbox. Si revisamos el correo una vez al día no podemos perder el tiempo discerniendo que es importante y lo que no. Lo podemos desestimar o catalogarlo en carpetas de forma automática, para revisarlo una vez por semana.

2. Establecer un sistema de gestión tipo trusted trío, o con inspiración GTD, para gestionar los asuntos pendientes. La intención es establecer un proceso de gestión para permitir controlar los asuntos que se generan desde el mail y creando un entorno donde podamos identificar lo que tenemos pendiente, lo que resulta bastante difícil si dedicamos el tiempo disponible solo a procesar el correo del Inbox. Yo no soy partidario, prefiero pasarlo todo a mi sistema de listas, a medida que reviso los mails derivo las acciones que se generan a mi sistema de listas.

3. No olvidarnos de la carpeta de SPAM-Correo basura donde va a parar todo lo que nuestro sistema considera información poco útil o fraudulenta. Uno de los problemas que me he encontrado es que notificaciones enviadas automáticamente para avisar de una incidencia pueden ser catalogadas como SPAM (por ejemplo si su frecuencia de recepción es alta). Creando este hábito nos ahorraremos problemas. Yo lo reviso una vez por semana, al tiempo que reviso las carpetas de notificaciones y news de la cuenta.

4. Centralizar todas mis cuentas en un solo cliente. La intención es esta pero de momento no me ha sido posible. A día de hoy sigo diferenciando entre cuentas profesionales – utilizo Outlook-y las 2 ó 3 direcciones que conservo en servicios de correo webmail gratuito que aún conservo y utilizo). La intención es no duplicar la sesión de procesado del mail, no perder tiempo y no omitir ningún detalle de nuestra actividad.

En el caso de cuentas gratuitas los centraliza en GMAIL donde el contenido de alguna se autoclasifica en una carpeta específica mediante un filtro. Las cuentas que sólo aprovechan una pequeña fracción correos (el resto es publicidad)  deben desconectarse y eliminarlas. Antes de hacerlo envía un correo con el mail activo a todos los contactos que quieras conservar.

5. Crear respuestas estandarizadas que puedes guardar como plantilla. Crear una respuesta tipo para una determinada tipología de correo y guardarla dentro del mismo cliente, recurso que muchos clientes de correo disponen, o como documento separado al que recurrir en nuestras sesiones de revisión de mail.

6. ¿Qué correos de contestar y qué eliminar? Si eres de los que recibe una gran cantidad de correos no te puedes permitir una respuesta personalizada. Tienes que hacer una selección de lo que contestas, por trascendencia sobre tu actividad o por la relevancia del contacto. El resto pueden ser organizados para ser contestados en una sesión posterior o con una respuesta estandarizada. Finalmente debes tener claro lo qué dejas de lado y no responderás, yo lo hago con los meramente informativos y poco relevantes (dentro del grupo de no generados automáticamente).

Una serie de costumbres que he ido estableciendo durante los últimos años para llevar un poco de orden a la gestión de mi correo. Deje un comentario con algún detalle de tu forma de trabajar con el mail, seguro que tiene sus propios secretos en la materia :-)