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En un anterior post hablé de cómo reducir los correos a procesar a la mínima expresión utilizando el sistema de filtros para autoclasificar todos aquellos que corresponden a suscripciones, o que recibimos regularmente. Implementar el sistema nos permitía librarnos de todo el ruido que provocan los emails-aviso y notificaciones promocionales con la intención de revisarlos una vez por semana, concentrando nuestra energía en procesar el material depositado en el inbox. Así nos asegurábamos que el tiempo dedicado al correo era para aquellos realmente importantes. El post de hoy va sobre como procesar el grupo de correos que llega a nuestra Inbox de correo, como organizarlos y como procesarlos.
Para ilustrar el ejemplo haré referencia a gmail, el cliente web que utilizo habitualmente. Lo primero que haremos es ubicar todo nuestro archivo de etiquetas/carpetas donde guardamos los correos procesados automáticamente por nuestro sistema de filtros, dentro de una carpeta que llamaremos Revisión semanal, o similar.
Apartamos de nuestra vista todos los items sin leer que nos pueden tentar a revisar una carpeta cuando no toca. El problema es ese numerador que aparece junto a un archivador de nombre sugerente como twitter o facebook. Nos informa que hay algo nuevo y nos invita a descubrirlo, nos empuja a hacer clic.
Con este sencillo gesto sólo veremos la carpeta que los engloba a todos con un número -elevado- al lado, una masa amorfa que no podemos identificar, ni asociar a nada y que por tanto será más sencilla de ignorar. Una vez por semana los recuperaremos, seleccionando de los más importantes, borrando toda la basura de notificaciones que llega de nuestras cuentas y suscripciones.
Queremos que las carpetas del nivel principal sean realmente importantes y funcionales. Nos deben ayudar a ser más eficientes en lugar de promover la procastinización. En el árbol de carpetas de la aplicación de correo tendremos la ya nombrada Revisión semanal acompañada de las siguientes:
- Archivo. Todo aquel contenido que ya ha sido tratado y cerrado. Consultas, secuencias de correos relativos a un proyecto y información que podemos utilizar en un futuro. Se trata de un archivo de referencia a largo plazo. Utilizar el sistema de búsqueda de GMAIL o su clasificación con etiquetas, hará que localizar y extraer información sea algo sencillo.
- Seguimiento. Correos que generan una acción a realizar, que no pueden ser contestados en el momento porque queremos dedicarle tiempo. Los mantenemos en seguimiento para poder pasarlos a nuestra lista de tareas o aplicación con la que gestionamos nuestra actividad.
- En marcha. Para asuntos que tenemos entre manos o de los que esperamos recibir información importante en breve y necesitamos tener al alcance, sin realizar búsquedas ni ninguna acción que requiera más de uno o dos pasos.
Este método se llama Trusted Trío, y lo descubrí en Lifehacker. Si hacéis clic en el link podréis ampliar información con el artículo original.
Algunos piensan en la lectura del correo electrónico como una tarea que deben hacer diariamente, o varias veces el mismo día. Yo pienso que su gestión se ha convertido en una responsabilidad más en nuestra rutina. No es un proyecto del que se desprendan tareas a realizar, es una vía de comunicación por donde nuestros contactos nos hacen llegar sus inputs (tareas o material) para incorporarlos a nuestra actividad.
Es un sistema sencillo que nos permitirá reducir el tiempo que pasamos dentro del gestor de correo, evitando distracciones en forma de correos no leídos, o dejarnos llevar por el impulso de seguir navegando a pesar de tener otras cosas que hacer. Si contamos con un sistema para gestionar tareas los correos de estas tres categorías probablemente se transformarán en contenido que pasará a nuestras listas de ‘acción’.
Para terminar una última recomendación, vacía tu Inbox cada día. Evalúa de qué tipo de correo se trata y muévelo a una de las tres carpetas. Si puedes dar respuesta al remitente en menos de uno o dos minutos, hazlo y olvídate. Si te llegan correos de forma reiterativa que deben estar en la carpeta de Revisión Semanal, crea un nuevo filtro. Finalmente, si es información que no te sirve para nada bórrala o clasifícala como spam (si no reconoces la dirección emisora!).
Trusted Trío es un sistema sencillo y eficaz para racionalizar tu correo, que tiene como objetivo mantener una estructura simple e intuitiva para organizar nuestro mail. Cuanto menos elementos, menos trampas para distraerse y en la procastinar. Espero que os sea útil o al menos os aporte ideas a la hora de organizar vuestra correspondencia. Dejadme vuestras impresiones en forma de comentario o envíamela a través de twitter @davidtorne
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