GTD. Crear tus propios contextos


He recibido algunos correos donde la gente pregunta sobre los contextos y como definirlos. Más allá de la rigidez de los conceptos habituales, oficios, casa, ordenador… hay todo un mundo que muchas veces no logramos encajar en esta estructura. He escrito un post mostrando parte de mis contextos, aquellos más personales, para mostrar hasta qué rincones de nuestra rutina se puede llevar este concepto.

Imatgen vía atermath bajo licencia Creative Commons

PAPEL Y LAPIZ. El contexto con el que clasifico todas las actividades que tengo que hacer sobre mi bloc de notas o por escrito en general. Incluye todas las tareas de reflexión que soluciono con un mapa mental o una lluvia de ideas, la planificación natural de proyectos, todas aquellas cuestiones que requieren un boceto previo para preparar lo que acabará convirtiéndose en un documento o en un guión para una reunión.

Definir un contexto específico para este tipo de tareas me ha permitido organizar pequeñas tareas a realizar durante los agujeros del día, aquellos que tienes de 5 a 15 minutos libres. Implícitamente es una forma para declarar nuestra intención de dedicar tiempo a planificar de forma intensiva, no una mera reflexión de lo que debemos hacer, desconectando de nuestros dispositivos y creando un entorno de trabajo donde poder verter nuestras ideas sobre papel.

EMAIL, LLAMADA. Dos contextos similares. Permiten organizar un montón de acciones que definen los correos electrónicos a contestar y las llamadas a realizar respectivamente. Se trata de dos tipos de acciones que a menudo nos toman pocos minutos cada una, pero que tienen la virtud de romper completamente nuestro ritmo de trabajo.

A la hora de contestar un correo tienes que recordar la situación y el asunto, su estado actual y planificar la siguiente acción o comentar cuál es el curso de la actual, algo que descentra a cualquiera. Por eso es recomendable concentrar la realización de este tipo de acciones al final de la mañana o la tarde. Haciéndolas a la vez evitamos este efecto desconexión tanto pernicioso.

ORDENADOR, ONLINE, OFFLINE. Empecé trabajando con el contexto ordenador para todas aquellas tareas para hacer que requerían del uso de mi PC, pero no era suficiente. Me di cuenta de que había tareas para las que necesitaba un gran nivel de concentración y no podía compaginar con otras con una mayor tendencia a la dispersión, como todas aquellas que tienen que ver con la navegación. Además, teniendo en cuenta que me gusta trabajar en lugares donde no dispongo de conexión a la red, no me quedó más remedio que dividir el contexto ordenador en los otros dos.

OFICINA Y DOMESTICOS. Un contexto para las cuestiones del trabajo y otro para los temas que puedo atender desde casa. Para este ámbito utilizo el relativo a la oficina para temas laborales, pero los temas de su casa utilizo los definidos anteriormente. En mi sistema no existe un contexto para temas a realizar en casa, se reparte entre los existentes.

PARA UBICACIONES. Los contextos de ámbito geográfico. En mi caso utilizo 3, uno para la localidad en que trabajo, en el que recojo todas las actividades y encargos que tengo que realizar fuera del trabajo. Un segundo contexto para la localidad donde resido, creado con la misma finalidad que el anterior, controlar acciones que tienen que ver con temas de intendencia y logística. Finalmente hay un tercero para una localidad donde frecuentemente por temas de ocio totalmente equiparable al resto.

No creo contextos geográficos para viajes o lugares donde esporádicamente. Para estos casos prefiero crear una lista específica que me ayude a almacenar todas las notas con información sobre el viaje en cuestión + un proyecto con las tareas a realizar para su preparación.

Un contexto debe ser de uso general, representante unas condiciones de trabajo determinadas. Ya sea una ubicación o una herramienta con la que trabajamos, debe estar presente en nuestra rutina de forma habitual, de lo contrario es mejor buscar otras fórmulas como la mencionada lista auxiliar.

Espero vuestros comentarios, preguntas y ejemplos de los contextos que consideréis más personales, creados para satisfacer alguna característica específica de vuestra actividad. Deje su comentario o envíe a través de twitter en @davidtorne



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