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¿Podemos vivir sin papel? No, quizás en un futuro donde la digitalización y la comunicación por medios electrónicos se hayan extendido a todos los procesos de nuestra vida cuotidiana, seguro que la utilización de un soporte material para cualquier tipo de documentación será una realidad, pero hoy por hoy todavía debemos seguir trabajando con ‘papel’. Lo que sí es posible es la reducción del volumen de documentación material que gestionamos.
Trabajar sobre formato digital dinamiza la gestión y el acceso a nuestra documentación. Podemos llevarlo todo encima y utilizarlo siempre que lo necesitamos vía dispositivo. Las siguientes líneas repasan el trabajo a realizar para reducir la presencia del papel en tu vida diaria.
Imagen vía Jonathan D. Blundell bajo licencia Creative Commons
Las herramientas necesarias para pasar a ser un digitalizador son un escáner y un dispositivo móvil. El primero para acabar con todo lo que sea imposible recibir sobre formato digital, ya sea porque la empresa proveedora no lo ofrece o por no existir un equivalente en formato archivo (por ejemplo un manual de usuario). El dispositivo móvil, un smartphone o un tablet, es indispensable para acceder a tu información desde cualquier lugar.
El segundo paso consiste en conseguir recibir el máximo de documentación posible en formato digital. Las facturas de proveedores de telefonía, internet y otros servicios generalistas ya ofrecen este servicio, por no hablar de los recibos bancarios que tu entidad te ofrece recibir en formato electrónico (generalmente en pdf) pensando en el factor ecológico y siempre de forma desinteresada. Para el resto será cuestión de preguntar: Confecciona una lista de todos los servicios por los que recibes factura periódicamente, y pregunta, a través del mail o del espacio de contacto de la web del proveedor, si disponen de la opción de factura digital. No tienes nada que perder, por no mencionar que preguntar hará que el proveedor perciba la cuestión como una nueva necesidad de sus clientes.
Para el resto de documentación que recibes y gestionas no te queda otra que hacerlo tú mismo. Si te paras a pensar en el volumen de trabajo que representa puede ser que te ahogues, te recomiendo que sigas la siguiente secuencia para hacer el proceso más digerible y racional:
- Decide qué tipo de documentos quieres digitalizar: ¿Sólo lo que recibes vía correspondencia o todo lo que uses en papel? Incluyendo manuales, documentación técnica, tarjetas de visita, tickets de compra …
- Crea una ubicación donde depositar toda la documentación a digitalizar que se vaya creando durante tu día a día. Deja los documentos en tu inbox, la bandeja donde recopilas el correo y las notas que generes, y al procesar el material muévelo todo a una carpeta específica para este tipo de trabajo.
- Localiza todo el material que tienes por casa, o en la oficina, y que quieres digitalizar. Documentación de tu archivo en papel a digitalizar, manuales, otro tipo de información como folletos publicitarios, tarjetas de clientes y otra información de contacto … tengáis todo localizable para localizarlo cuando lo transformes en un documento electrónico.
- Dedica un tiempo semanal a digitalizar el material generado, y una parte de toda la documentación que quieres introducir en tu archivo digital. Reserva una hora cada semana, conviértelo en un hábito. Es la única forma de evitar que el proyecto entre en vía muerta.
- Centraliza todo en una aplicación. Yo utilizo Evernote por sus recursos para la organización y la búsqueda ágil del material. Debes almacenarlo en la nube, no te queda otra.
Buscamos la racionalidad sistema. No nos lancemos a una vorágine digitalizadora para acabar con el papel en nuestras vidas. Empecemos por digitalizar la documentación que habitualmente utilizamos más, o aquella que se genera con más cantidad (facturas, recibos …). La finalidad de comenzar con un archivo parcial es ganar tiempo para desarrollar un sistema de clasificación y búsqueda de la información. Una vez sepamos cómo distribuir los diferentes tipos de documentos, y la forma como extraerla información (búsquedas u otras …) lo extenderemos a toda nuestra documentación.
En fases posteriores incorporaremos el escaneo de otro tipo de material. Hago mención de dos en casos en especial: los manuales y las tarjetas personales o con datos de contacto. Hace poco Jamie Todd Rubbin un embajador Evernote me descubrió una utilidad genial que te puede ahorrar muchos disgustos y molestias en el momento de localizar manuales de electrodomésticos o dispositivos:
Escanea el manual y guárdalo en Evernote. Una vez sincronizada la nota con la nube obtiene la Evernote link y genera un código QR a partir de él, tienes un gran número de aplicaciones en la red que te permitirán hacerlo. Finalmente pega el código QR en un emplazamiento discreto del electrodoméstico, cada vez que surja cualquier problema y tengas que consultar el manual podrás escanear el código con tu smartphone y acceder con un clic.
Se acabaron los cabreos y momentos de frustración por no encontrar la referencia técnica cuando te hace falta.
Otro tipo de información que me resulta especialmente molesta de recopilar y conservar en papel es la de las tarjetas de visita y los folletos de información. Había probado de conservarlas en un sobre o en un clasificador, pero sin saber como siempre desaparecían. Ahora creo una nota-fotografía y las guardo en mi Evernote. Con el sistema de reconocimiento de texto y las opciones de búsqueda puedo localizar lo que me hace falta.
Finalmente hacer mención a la documentación a conservar una vez digitalizada. Evidentemente debemos conservar las facturas que nos lleguen en papel y documentos legales, el resto queda a nuestro criterio. Podemos optar por guardarlo durante un período de tiempo determinado, unos 6 meses por ejemplo, después deshacernos de ellos.
¿Has iniciado el camino hacia una vida sin papel? Ya sea con Evernote o con cualquier otro gestor documental, lo que importa es tener claro el cómo y el que digitalizar. Me gustaría que compartiéramos aquellas cuestiones que han surgido durante el proceso, problemas de operativa y de usabilidad del sistema, para compartir la experiencia y resolver dudas de los lectores del blog. La zona de comentarios está a vuestra disposición.
