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En el post de hoy os cuento mi sistema para gestionar mi actividad en la oficina. El hecho de trabajar por cuenta ajena hizo en su día que descartara extender mi sistema GTD, con Facilethings y Evernote, a mis áreas de responsabilidad profesional. Se trata de algo mucho más simple que GTD, utilizando las aplicaciones propias de mi entorno de trabajo.
He ido evolucionándolo, primero como una forma de trabajo a medida que se ha ido complicado ha acabado convirtiéndose en un método con más o menos entidad. Me ayuda a gestionar las interrupciones, ha recopilar / organizar todas las ideas relativas al trabajo, ya recuperar el flow entre jornadas, de viernes a lunes, o a la vuelta de vacaciones.
Personalizando mi forma de trabajar
El sistema toma parte del espíritu de GTD y de Autofocus. Por parte de GTD nos servimos del concepto acción y proyecto. No trabajo con tareas sino descomponiéndolas en los pasos necesarios para completarlas. También tomo el concepto del sistema de múltiples listas, de hecho no son listas en sí, más bien contenedores con recordatorios de lo que debe hacerse. Mantengo una sola lista de siguientes acciones, el resto son anotaciones de donde me he quedado trabajando en un tema concreto, o que debo tener en cuenta para solucionar un problema.
La filosofía del sistema autofocus el uso para gestionar el flujo de trabajo y las siguientes acciones a realizar. Convertimos la actividad en una sola lista de 5 o 6 acciones a completar. Cada vez que se finaliza cada uno de los puntos de la lista se anota el siguiente paso a realizar para cerrar el asunto o resolver el problema. La intención es crear un sistema que permita trabajar en todos los frentes abiertos en ese momento.
Cada vez que surge una interrupción – o una urgencia – la anoto al final de la lista, intento terminar lo ya iniciado, y si es necesario no respetó el orden establecido del resto de acciones atacando l imprevisto. Me ayuda a conservar el control de la situación ya contener la frustración por los cortes del flow. En mi trabajo tengo muy claras las prioridades y los proyectos a implementar, pero también soy consciente de debo estar a disposición de los clientes y compañeros para ayudar solucionar problemas de carácter técnico que surjan sobre la marcha. La actividad nunca es una lista cerrada.
No trabajo ni con contexto, ni con niveles de energía y tiempo. En un entorno como la oficina no los necesito, me centro en empezar y terminar la siguiente acción el contexto siempre es el mismo y con esta filosofía de trabajo el tiempo que tarde y el esfuerzo no son relevantes.
Las herramientas a mi alcance
Para implementar el sistema utilizo Microsoft OneNote. No dispongo de Evernote, ni de Facilethings, ni de Wunderlist. No quiero instalarmelos, ni acceder vía web desde mi puesto de trabajo. Creo firmemente que el hecho de no tener acceso a mi actividad extralaboral evita que me disperse.
Utilizo OneNote porque forma parte del kit de herramientas ya instalado en mi equipo. Hace tiempo escribí cómo implementar GTD con OneNote. El post explica cómo se estructura la aplicación en libretas, separadores y notas.
Cada solapa de OneNote representa uno de los asuntos abiertos durante varios días o semanas, si son problemas simples lo liquido únicamente con la lista de acciones. En el separador Acción se encuentra mi lista de acciones y la lista de cosas a recordar durante el día. El otro separador importante es la bandeja de entrada (Inbox), donde van a parar todas las anotaciones que capturo.
La aplicación permite crear una nota con una simple combinación de teclas [Botón Windows] + N.
Complemento OneNote con Outlook para gestionar las comunicaciones con clientes y colaboradores, guardar los mails como material adicional de los ‘proyectos’ en una carpeta cada uno. Mantengo una carpeta para cada tema abierto y cuando el selecciono los paso a una de historial.
La gestión de la secuencia de comunicación no tiene más, destacar la posibilidad de insertar dentro de una nota de OneNote una copia del mail arrastrándolo desde Outlook (funciona igual con Evernote). Con doble clic puedes responder al remitente del mail sin entrar en el programa de correo y buscar el original. Con doble clic en el icono, o la copia insertada en la nota, basta para abrir el coreo y responderlo desde allí.
Revisión y mantenimiento
El viernes por la tarde, durante la última hora de la semana un minirevisión de todo el sistema, ordenando todo el material esparcido en la aplicación durante la semana, convirtiendo anotaciones en listas de acciones, en esquemas y creando los recordatorios a recuperar el lunes por mañana para ponerme en marcha de nuevo.
Intento mantener todo en orden y lo más simplificado posible para no crear ruido.
Yo recomendaría un sistema similar al presentado a aquellos que no están cómodos con GTD y que trabajan en un entorno sin necesidad de contexto y con una actividad lineal. Me gustaría saber que pensáis y cómo trabajáis vosotros, ¿Habéis desarrollado un sistema propio o variaciones personalizadas a vuestra rutina?
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