Cómo trabajo (I). Mi flujo de trabajo profesional

Microsoft OneNote para gestionar mi flujo de trabajo

En el post de hoy os cuento mi sistema para gestionar mi actividad en la oficina. El hecho de trabajar por cuenta ajena hizo en su día que descartara extender mi sistema GTD, con Facilethings y Evernote, a mis áreas de responsabilidad profesional. Se trata de algo mucho más simple que GTD, utilizando las aplicaciones propias de mi entorno de trabajo.

He ido evolucionándolo, primero como una forma de trabajo a medida que se ha ido complicado ha acabado convirtiéndose en un método con más o menos entidad. Me ayuda a gestionar las interrupciones, ha recopilar / organizar todas las ideas relativas al trabajo, ya recuperar el flow entre jornadas, de viernes a lunes, o a la vuelta de vacaciones.

Personalizando mi forma de trabajar

El sistema toma parte del espíritu de GTD y de Autofocus. Por parte de GTD nos servimos del concepto acción y proyecto. No trabajo con tareas sino descomponiéndolas en los pasos necesarios para completarlas. También tomo el concepto del sistema de múltiples listas, de hecho no son listas en sí, más bien contenedores con recordatorios de lo que debe hacerse. Mantengo una sola lista de siguientes acciones, el resto son anotaciones de donde me he quedado trabajando en un tema concreto, o que debo tener en cuenta para solucionar un problema.

La filosofía del sistema autofocus el uso para gestionar el flujo de trabajo y las siguientes acciones a realizar. Convertimos la actividad en una sola lista de 5 o 6 acciones a completar. Cada vez que se finaliza cada uno de los puntos de la lista se anota el siguiente paso a realizar para cerrar el asunto o resolver el problema. La intención es crear un sistema que permita trabajar en todos los frentes abiertos en ese momento.

Cada vez que surge una interrupción – o una urgencia – la anoto al final de la lista, intento terminar lo ya iniciado, y si es necesario no respetó el orden establecido del resto de acciones atacando l imprevisto. Me ayuda a conservar el control de la situación ya contener la frustración por los cortes del flow. En mi trabajo tengo muy claras las prioridades y los proyectos a implementar, pero también soy consciente de debo estar a disposición de los clientes y compañeros para ayudar solucionar problemas de carácter técnico que surjan sobre la marcha. La actividad nunca es una lista cerrada.

No trabajo ni con contexto, ni con niveles de energía y tiempo. En un entorno como la oficina no los necesito, me centro en empezar y terminar la siguiente acción el contexto siempre es el mismo y con esta filosofía de trabajo el tiempo que tarde y el esfuerzo no son relevantes.

Las herramientas a mi alcance

Para implementar el sistema utilizo Microsoft OneNote. No dispongo de Evernote, ni de Facilethings, ni de Wunderlist. No quiero instalarmelos, ni acceder vía web desde mi puesto de trabajo. Creo firmemente que el hecho de no tener acceso a mi actividad extralaboral evita que me disperse.

Utilizo OneNote porque forma parte del kit de herramientas ya instalado en mi equipo. Hace tiempo escribí cómo implementar GTD con OneNote. El post explica cómo se estructura la aplicación en libretas, separadores y notas.

Cada solapa de OneNote representa uno de los asuntos abiertos durante varios días o semanas, si son problemas simples lo liquido únicamente con la lista de acciones. En el separador Acción se encuentra mi lista de acciones y la lista de cosas a recordar durante el día. El otro separador importante es la bandeja de entrada (Inbox), donde van a parar todas las anotaciones que capturo.

La aplicación permite crear una nota con una simple combinación de teclas [Botón Windows] + N.

Complemento OneNote con Outlook para gestionar las comunicaciones con clientes y colaboradores, guardar los mails como material adicional de los ‘proyectos’ en una carpeta cada uno. Mantengo una carpeta para cada tema abierto y cuando el selecciono los paso a una de historial.

La gestión de la secuencia de comunicación no tiene más, destacar la posibilidad de insertar dentro de una nota de OneNote una copia del mail arrastrándolo desde Outlook (funciona igual con Evernote). Con doble clic puedes responder al remitente del mail sin entrar en el programa de correo y buscar el original. Con doble clic en el icono, o la copia insertada en la nota, basta para abrir el coreo y responderlo desde allí.

Revisión y mantenimiento

El viernes por la tarde, durante la última hora de la semana un minirevisión de todo el sistema, ordenando todo el material esparcido en la aplicación durante la semana, convirtiendo anotaciones en listas de acciones, en esquemas y creando los recordatorios a recuperar el lunes por mañana para ponerme en marcha de nuevo.

Intento mantener todo en orden y lo más simplificado posible para no crear ruido.

Yo recomendaría un sistema similar al presentado a aquellos que no están cómodos con GTD y que trabajan en un entorno sin necesidad de contexto y con una actividad lineal. Me gustaría saber que pensáis y cómo trabajáis vosotros, ¿Habéis desarrollado un sistema propio o variaciones personalizadas a vuestra rutina?

Imagen vía ghotzer bajo licencia Creative Commons

  • David: Excelente post! Muchas gracias por compartir tus métodos más íntimos. En muchas partes veo que se habla de productividad desde un punto de vista más teórico, lo que lo hace ajeno y difícil de llevar a la vida real.

    Para mi ha sido muy difícil implementar un método propio, tomando lo mejor de los que todos ya conocemos, se que es el mejor camino, pero me cuesta un mundo ser lo suficientemente constante para que se transforme en un aporte en mi vida.

    Saludos desde Chile!

  • El secreto simplicidad. Empieza con una pequeña lista de tareas, reducida, para gestionar lo que tienes que hacer durante el día y a partir de aquí ya veremos…

  • Gracias por el consejo David! Creo que mi pero enemigo ha sido la adicción por probar cada una de las aplicaciones que aparecen para la gestión personal. Ahora mi idea es quedarme con una mezcla de Things.app, para la gestión en general, y el ETP de David Seah para gestionar las tareas y obligaciones en el día a día.

  • Rafael Hernampérez

    Yo también utilizo One Note. Me parece una herramienta muy práctica. En mi caso no utilizo GTD, si no que lo enfoco a las listas más importantes que necesito en mi trabajo. Tengo una lista para reuniones, endonde tomo notas y redacto mis actas. En otra, guardo las listas de correos más comunes, cuando realizo notificaciones masivas. Tengo tantas pestañas superiores como categorías de actividades tengo (no llega a 10). A mi me parece muy cómodo, versátil, práctico y eficiente.

  • Manuel

    Hola David,

    Hace unos meses leí algunos posts donde recomendabas y también compartías una gran variedad de usos que se le puede dar al Evernote, sin embargo en este post indicas que no usas Evernote en lo profesional. ¿Quieres decir que solo lo usas en el ámbito personal? o simplemente has dejado de usarlo del todo?

  • Hola Manuel,
    No lo he dejado de lado, según el área en el que me muevo utilizo unas aplicaciones u otras:

    – Profesional/Oficina: OneNote + Outlook
    – Proyectos Personales + GTD. Facilethings + Evernote
    – Sistema de archivo y material de soporte: Evernote

    Evernote sigue siendo mi principal sistema de soporte para el material, pero para gestionar mi actividad utilizo facilethings() el cual permite conectar con Evernote para acceder al material sin salir de la aplicación.

    De hecho este es el segundo post de la serie

    Un saludo

  • Carlos

    También utilizo OneNote para los proyectos y notas. Para las tareas uso Outlook, desde donde creo directamente las acciones simples que no pertenecen a ningún proyecto en curso y las que son del algún proyecto las creo directamente desde OneNote, pues de esta forma queda constancia de todos los pasos que voy dando.
    Tengo OneNote instalado en mi IPhone, lo cual me permite consultar cualquier dato que sea necesario cuando estoy fuera de la oficina y Outlook también lo tengo sincronizado con el iPhone, de forma que puedo aprovechar tiempos muertos para revisar las tareas pendientes o ir haciendo llamadas.
    Uso algunas categorías (contextos) en Outlook sobre todo de personas y empresas y me son útiles porque conforme se me ocurren temas a tratar con esas personas o entidades que no tengo por qué ver en una fecha determinada, les asigno la categoría con su nombre y si me llaman o les veo, puedo repasar rápidamente todo lo que quiero aclarar con ellos.
    Espero no haberme extendido demasiado.
    Un saludo a todos.

  • Gracias por compartir tu experiencia Carlos

  • Me gusta mucho ver cómo trabajáis los demás y las herramientas que utilizáis, se pueden coger muchas ideas. Después de probar mil y una maneras de organizarme he vuelto al todo.txt y este todo no es tudú, es TODO TODO TODO literalmente; en mi todo.txt tengo mi lista de acciones, información sobre mis proyectos, información de referencia, etc. y me funciona bastante bien :-)
    Saludos

  • Admirador de Damas

    Tamaño del todo.txt ? editor ?

  • Admirador de Damas

    Sigue con esta forma de trabajo ?

  • Esencialmente si. Quiza lo único que he cambiado es que en el ámbito profesional he substituido OneNote por Outlook

  • Admirador de Damas

    Sigue manteniendo esta forma de trabajo?

  • Admirador de Damas

    Todo con Outlook ? Tareas, y carpetas, categorías , aplicando GTD ?

  • En estos momentos, mi todo.txt tiene 1342 líneas, 5195 palabras y 42989 caracteres. Como editor utilizo el que trae Ubuntu por defecto, el GEdit.