GTD + Evernote. Checklist para la revisión semanal


Mi implementación de la revisión semanal ha variado desde el último post que escribí. Ha evolucionado en el plano conceptual y en el soporte utilizado. He conseguido mejorar el proceso creando un sistema de varias listas de control para trabajar los diferentes aspectos de la revisión. Si en el anterior post os explicaba cómo crear un checklist para llevar a cabo vuestra revisión semanal, en este lo actualizaremos para sacarle un mayor partido.

La lista, pese al nuevo formato, conserva lo fundamental.  Repaso a todas las listas del sistema, la administración de los proyectos, el calendario y vacio mis inbox. El gran cambio son la incorporación de una serie de pasos para mejorar el vaciado mental, añadiendo un primer paso donde vierto de memoria todo lo que me preocupa y tengo pendiente, posteriormente lo completo revisando una lista de disparadores – basada en el apéndice presente a ‘Haz que funcione‘ de David Allen. Combinado con las opciones de sincronización de Facilethings para importar contenido de gmail, twitter y Evernote, mejoran la captura de lo que flota en mi RAM mental.

Lo que me resulta más difícil es dar salida a mi vena creativa. Soy capaz de generar ideas y sintetizar deseos en posibles proyectos pero ser valiente y creativo acaba convirtiéndose en una forma de sobrecargar mi lista de Algún día / Tal. Hacer mención al punto autoimpuesto con el fin de utilizar el pensamiento lateral para replantear acciones o proyectos procrastinados en exceso.

Otro aspecto fuera de la norma de una revisión convencional es la búsqueda de retos para salir de la zona de confort. Aunque no sea una rutina semanal, me permite no acomodarme-totalmente- y continuar probando cosas nuevas.

El único punto susceptible de mejora es la administración de proyectos, ralentiza demasiado el ritmo de la revisión, pero lo dejo para la tercera versión de la implementación.

Lista de control para la revisión semanal en Evernote

Lista para la revisión semanal en evernote, acompañada de las notas auxiliares

Implementándolo con Evernote

Uno de los cambios comentados ha sido el cambio de soporte papel al digital. Dentro de la libreta de Evernote donde guardo mis listas de control he creado las necesarias para desarrollar todo el procedimiento. Si deseas mantener el soporte papel de tu checklist puedes hacerlo sin ningún problema. Se trata de escoger la herramienta que mejor se adapta a nuestra forma de ser y de hacer. Para mí el hecho de hacer la revisión frente el ordenador y los recursos para agrupar en notas los diferentes conceptos y cargarlo todo  en pantalla con un solo clic son más que suficientes para migrar.  Si quieres crearte una de similar sigue los siguientes pasos:

  • Creamos una nota en forma de lista de casillas de verificación para cada uno de los aspectos a revisar. De hecho yo recurro a una nota principal, donde agrupo todos los pasos, más dos de auxiliares: La lista de disparadores para ayudarme a recordar todo lo que tengo pendiente, inspirada y una nota vinculada al tema creativo (Ser creativo y valiente ).
  • Etiquetamos todas las notas con las listas de control con un tag determinado Ej: revsetmanal. Lo utilizaremos como medio para agruparlas.
  • Creamos una búsqueda guardada sobre todas las notas tag: revsetmanal
  • Añadimos la búsqueda como acceso directo en la barra de acceso rápido, de esta manera podremos acceder las notas con un único clic.

Barra de accesos directos de Evernote

Barra de accessos directos con enlace a la búsqueda guardada

Si como yo usas Evernote para recopila y organizar el material de apoyo de tus proyectos deberás revisar varias libretas, lo que en algunos momentos te hará perder de vista las notas para realizar la revisión semanal. De ser así resulta imprescindible contar con un acceso directo que te permita recargar en pantalla las listas de control con un clic.

Marcar las casillas de verificación te permite reemprender el proceso allí donde lo has dejado antes de dejar la vista del checklist en un segundo plano. Otra ventaja es la posibilidad de reutilizar las listas y editar elementos, algo más difícil en formato papel. No es un proceso que deba cambiar, pero si te puede interesar variar el orden en que realizas los pasos, o modificar la descripción de alguno para clarificarlo (por ejemplo los relacionados con la creatividad).

Es precisamente el hecho de la creatividad y cómo aplicarla a la revisión lo que quiero preguntarle. ¿Cómo lo hacéis? ¿De qué forma sois valientes y creativos? Dejadme vuestro comentario, o enviármelo a @davidtorne.

Imagen vía mandus bajo licencia Creative Commons

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    Este artículo es inmensamente útil para aprender a gestionarnos con GTD, sobre todo para los que estamos empezando. Un saludo.

  • Mexicarmen

    Hola David:
    Como siempre mucho aprendizaje en tus posts!!!
    Yo tengo una duda. Empecé a usar facilethings y me parece genial, pero veo casi como un equivalente de evernote y de momento estoy un poco confusa en la utilidad de ambas aplicaciones. Quiero decir cuál es la diferencia entre una y otra, si en ambas puedo guardar todas las notas, información… no son equivalentes? o cómo puedo diferenciarlas para sacar el mejor uso de cada una.

    Gracias!!

  • Ángel

    Hola, excelente blog, una guía para los no iniciados. Estoy aprendiendo GTD, cuál de los libros de David Allen me recomiendas para iniciar?

  • http://blog.davidtorne.com David Torné 2.0

    Yo te aconsejaría:

    http://www.planetadelibros.com/haz-que-funcione-libro-49025.html

    Perdona la respuesta tan tardía. Un saludo