Déjalo para más tarde

Focalizar y mantener tu flow sin caer en la interrupción

Uno de los grandes secretos de la productividad personal. Entender que ahora no debes, y registrarlo para hacerlo más tarde. Un mecanismo sencillo, lleno de sentido común, pero difícil de aplicar. Es un problema de ergonomía, nos cuesta cambiar de hábitos y todo lo que ayude a reducir las fricciones será bienvenido. Demos un vistazo al mecanismo clave para gestionar los imprevistos y reducir las interrupciones.

Es una declaración de intenciones, lo importante es el ahora. Lo que ha surgido queda en segundo plano. Cuando llegue el momento ya tomaremos una decisión sobre qué hacer y en qué momento.

Recopilar,  registrarlo en formato electrónico, en una nota a tu gestor de tareas, o escribiéndolo en un papel. La segunda parte es disponer de una ubicación donde enviar todos los pendientes que van surgiendo durante el día, y de un espacio de tiempo constante para procesarlos asignando una ubicación dentro de nuestro flow de trabajo.

Sencillo en la forma pero complejo en la implantación. Ser capaz de dejarlo para más tarde demuestra madurez y sofisticación al proceder. Focalizar en la tarea activa, siendo capaz de tomar la decisión de si se trata de algo suficientemente importante para llevar a cabo significa que:

  • Te has parado a pensar en tus prioridades
  • Sabes qué criterios marcan una urgencia
  • Organizas tus tareas a través de un sistema o método
  • Recopilar – Procesas – Organizas
  • Tienes un cierto control y una visión definida de tus responsabilidades.

¿Puedes tachar alguno? Pues felicidades, aunque no los cumplas todos significa que estás en marcha y como mínimo sabes lo que tienes que hacer. Si no es el caso piensa en la necesidad de tomar decisiones sobre la marcha a cada momento, mails, lecturas en la red, llamadas, peticiones de compañeros, ideas o cuestiones que te surgen a ti mismo … Es necesario para conseguir un grado de control y de calidad en nuestra actividad, de lo contrario acabaremos siendo profesionales de baja intensidad.

No es extraño caer una y otro en la misma trampa, nos engañamos pensando que lo podemos solucionar en un momento, que el grado de urgencia requiere inmediatez, o simplemente lo hacemos como un acto reflejo, sin pensar: Abrimos un mail, encontramos una petición de un cliente o un amigo y nos ponemos sin pensarlo. Quizás no es nada tan serio, un powerpoint, un chiste en formato electrónico… Colesterol productivo bloqueando nuestro flow.

Para empezar despliega un sistema a pequeña escala. Proponte decir que no a todo lo que vaya saliendo durante el día. A todo, aunque sea del pesado de turno. Anótalo y deposita en algún lugar que tengas a la vista. Sabrás cuál es la excepción que confirma la regla cuando tengas ante ti aquello con lo que te juegas el culo si no lo haces al momento, sería lo que llamamos urgencia.

Resérvate 15 minutos para procesarlo, para decidir qué haces con cada tema. Una vez al día o al final de la mañana y de la tarde. Buscamos generar confianza en el proceso y sólo lo conseguiremos si nos podemos demostrar que funciona y nos aporta algo mejor de lo que teníamos antes. Ajustadas a tu rutina y al volumen de trabajo, decántate por un par de revisiones de tu repositorio de tareas en espera de una decisión (inbox).

Cuando el tema prospere ya serás más ortodoxo. Comienza con herramientas sencillas y costumbres adaptados a tu rutina, después ya pasarás a herramientas más complejas, a software para automatizar la administración de tus responsabilidades, de momento estamos en una prueba piloto.

Si por el contrario no buscas algo generalista para evitar las interrupciones, y sólo quieres dar soluciones a aspectos específicos de tu forma de hacer. Busca un grado más de sencillez en tu forma de funcionar, reduciendo la mencionada fricción y evitando que el nuevo input se convierta en una interrupción, utilizaremos sistemas orientados a necesidades específicas. La semana pasada hablaba de Pocket para trabajar con lecturas, Evernote para todo tipo de notas y archivos, o una libreta por los momentos más casuales. Encontramos la ergonomía y creamos el hábito a través de la repetición (el secreto para enterrar la interrupción).

Algo tan sencillo que la gente no percibe el beneficio que le aporta a lo largo del día. Espero que la hayas conseguido implantado, y si no es así inténtalo, el primer paso es ser consciente del cambio que supone y esto ya lo has empezado a hacer leyendo este post, ¿verdad?

Imagen vía SnaPsi Сталкер bajo licencia Creative Commons

  • Buen artículo. Sobre todo delante del ordenador es muy fácil dejarse llevar y bifurcar el flujo hacia otra tarea que nos llama la atención. Yo utilizo un cuaderno y una pluma para ir apuntando lo que me haga falta y no romper mi flujo de trabajo. Cuando termino con lo que esté haciendo, vuelvo al cuaderno y paso al ordenador lo que considero necesario. Me gusta hacerlo así porque al procesar las notas en mi cuaderno, puedo filtrar y/o modificar al pasarlo al ordenador.
    Un saludo