GTD. De la sencillez a la sofisticación

Lo expuesto en las siguientes líneas es un punto de vista muy personal sobre Getting Things Done. Desde que inicie su implementación he pasado de tener una forma de organizarme a madurar como usuario del sistema. Veo dicho proceso como un camino a recorrer donde no cuenta únicamente la experiencia – que también – sino un factor de desarrollo impulsado por el sentido crítico del usuario o en otras palabras, por su capacidad para reflexionar sobre como el método influye en su actividad y como puede sacarle mayor partido.

Dicho proceso  se caracteriza por un mecanismo natural en el que a medida que se van asimilando conceptos vamos focalizando y trabajando distintos aspectos. Pese a ser una visión sesgada por mi experiencia personal creo que puede esbozar la experiencia vivida por muchos de vosotros.

Ordenar nuestra actividad

Los que trabajamos con GTD contamos con una ventaja estratégica. Tenemos una forma de hacer las cosas, una serie de pautas que nos marcan como actuar para ordenar los asuntos satisfaciendo la necesidad racional, pero quedan las pulsiones del inconsciente, aquellas que devuelven a la mente cuestiones que ya hemos considerado anteriormente. Esta segunda capa de refinamiento sólo es posible cuando ya hemos recorrido un camino acompañados por el método. Algo incremental, estratificado en varias fases donde cada una aporta algo diferente y nos ayuda a crecer:

Fase 1. Implementar el sistema

Empezamos por aplicar el método paso a paso tal y como marca el sistema para conseguir los resultados prometidos. Obtenemos una mejora notable, nos centramos en el trabajo y dinamizamos nuestros proyectos.

Fase 2. Superar inconvenientes

Tomamos conciencia de las resistencias generadas por la actividad habitual, intentamos solucionarlas a través del propio sistema. Por ejemplo, no hay que preocuparse las acciones y proyectos a realizar ya en perspectiva. Si los hemos tratado o planificado – en el caso de los proyectos – cada uno debe ocupar su lugar en las listas del sistema. Si aún nos continúa volviendo a la mente, algo falla y hemos de volver a digerirlo vía anotación registrada y enviada al inbox, en el caso de las acciones, o reabrir la planificación natural realizada si se trata de un proyecto.

Fase 3. Se trata de resolver

Ponemos énfasis en el último paso del flujo de trabajo de GTD, hacer/ejecutar la actividad. Preparamos sesiones de trabajo con antelación utilizando a fondo los contextos (actividades en un mismo entorno) y anticipando el tiempo / nivel de energía disponible. Reservamos tiempo para trabajar en un proyecto concreto o con un tipo de acciones específico (acciones no prioritarias).

Fase 4. Desaprender

El proceso de aprendizaje nos enseña que no existe una escala de prioridades donde se a cada item de las listas, no existe una división entre actividad profesional y personal, no hay una actividad de primera y de segunda según el área de responsabilidad, y sobre todo no hay distinción entre actividad que deseas hacer y que no te apetece realizar (por el tipo de actividad y el momento), para mí el último escalón de resistencia a batir.

Son ideas preconcebidas que abren la puerta a la reiterada vuelta de asuntos a la mente y crean una percepción errónea de lo que tenemos que hacer o incluso de lo que nos rodea. Implementar el sistema, afrontar las dificultades generadas por la actividad, explorar los recursos para sacar el máximo partido y aplicar el sentido crítico para la mejorar.

Fase 5. Evaluar que no funciona y que no funciona.

Un ciclo iterativo de mejora continua. Mejoramos la forma de afrontar las diferentes actividades. Cuanto más claras tenemos las cosas y más mecánicamente actuamos nos invaden menos distracciones, interrupciones generadas por uno mismo o dudas sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos. Estamos ayudando a formar un entorno productivo más robusto y ágil.

Fase 6. Perspectiva y prioridades

Te centras en tu perspectiva. Ya no haces en horizontal sino en vertical, piensas en tu visión de futuro y tus objetivos. Es algo duro por las dudas que plantea pero necesitamos darle una dirección a nuestra actividad para sacarle partido. Nos damos cuenta que queremos llegar a algún sitio.

Fase 7. GTD como algo implícito

Ya no existe tal método como tal, GTD está integrado a tu forma de hacer y ya no haces referencia a él como algo extraordinario que requiera una atención específica. Te centras en hacer, en resolver los asuntos y en cubrir esos huecos de actividad que GTD no acaba de cubrir.

Una cuestión incremental

No hay soluciones mágicas, sólo una forma de hacer las cosas. GTD es un sistema muy claro al alcance de todos, pero como cualquier fórmula de mejora no basta con aplicarla, hay que trabajarla, cometer errores, reflexionar y aprender. Es una cuestión incremental donde la experiencia potencia el coImIeco-sistema productivo pasa por el trabajo y el esfuerzo implementando el sistema y aprendiendo a través de los problemas que se presentan. Sólo de esta manera generamos un espacio idóneo donde crear y ejecutar.

Imagen vía IMG_0967.JPG bajo licencia Creative Commons

  • Cruz Guijarro

    Magnifico análisis de las fases de implementación de GTD desde otra perspectiva. Me gusta tu enfoque de implementar GTD como un proceso de mejora continua donde se van puliendo fallos y se va de menos a más. Enhorabuena.

  • Gracias por el comentario Cruz.
    Se trata de un proceso muy personal. Quizá, con todo lo que se ahora, o si empezará con el libro de J.M. Bolívar lo haría de una forma distinta, centrandome en los hábitos… pero quien sabe

  • Luis Serrano

    Genial David… Soy Ingeniero Mecánico, por lo que me ha sido un poco difícil adaptarme al sistema GTD, debido a que me resultan más amigables los planos, mapas e imágenes. Estoy tratando de hacerme de un sistema híbrido con el Método de Planificación de Franklin Covey, es decir, FCovey + GTD.
    Pero GTD es excelente, solo que no me está funcionando para los Proyectos como yo quisiera…
    Gracias por compartir sus conocimientos…