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Más importante que conocer un método de gestión de tareas, es saber cómo y cuándo aplicarlo. Sin distinción entre vida privada y profesional nos permitirá administrar nuestro trabajo y nuestro tiempo. En el siguiente post me gustaría poner unos ejemplos de cómo desarrollar el potencial de GTD para organizar, procesar y realizar las tareas clave de estas fiestas.
Desde el uso de listas de control para gestionar nuestras compras, hasta cómo preparar los encuentros con la familia o los amigos, de una forma eficiente. Todo con un único objetivo, disfrutar de la Navidad dejando de lado el estrés.
El primer paso es definir los diferentes objetivos que queremos alcanzar. La Navidad es una guerra con diferentes frentes abiertos, los regalos, las comidas, las celebraciones, y los detalles… Básicamente, para cada frente abierto un proyecto, el desglosado de las tareas iniciales para entrar en acción y tener presente en cada uno la siguiente acción a realizar. A partir de aquí cada uno de los asuntos requerirá medidas específicas. Para hacerlo más comprensible repasaremos a través de tres ejemplos como materializamos nuestra planificación en acciones concretas (Todo ello inspirado en GTD):
Empezamos creando un proyecto para cada uno de los temas: Compra de regalos, Comida de Navidad y Noche de fin de año. El primero, que ya deberíamos haber empezado (y a estas alturas terminado), es la compra de regalos y presentes. Creamos un proyecto y listamos las tareas iniciales:
- Crear una lista con todos los que regalaremos algo.
- Para cada uno, junto al nombre enumeramos dos o tres gustos y los últimos regalo que le hemos hecho, teniendo en cuenta Navidad anterior, aniversario, etc … Importante para no repetirnos en exceso.
- Escogemos uno o dos presentes para cada uno de sus gustos. Cuanto más importante sea el receptor más recursos dedicaremos. En forma de tiempo y dinero.
- Localizamos los lugares donde comprarlo. Comparamos precios y tomamos una decisión al respecto.
- Creamos una lista de control de compras. O varias, según la localización del proveedor, o el medio utilizado para realizar la compra, media presencial o a través de Internet.
Continuamos con las comidas familiares. Dejaremos para último los encuentros con amigos. Ambos puntos son sólo pertinentes en el caso de organizarlos nosotros. Volvemos a Crear un proyecto donde listamos las acciones para abastecernos de todo lo necesario. Las celebraciones giran alrededor de la comida y la bebida, por lo tanto:
- Decidimos qué platos prepararemos.
- Buscaremos información en la red de cómo preparar los platos, y algunos extras para dar un toque especial a la comida o cena.
- Creamos una lista de control para las compras.
- Escogemos los dónde y cuándo realizaremos las compras.
- Programar las compras a través de encargos en las tiendas. Elegir, llamar, recoger y pagar, más eficiente imposible.
El fin de fiesta es la noche de fin de año. Para planificar los eventos, cenas de empresa, celebraciones con la familia, celebraciones de fin de año, que implican gran cantidad y variedad-de gente. Entra un nuevo factor en juego, ponernos de acuerdo entre todos:
- Publicar un calendario con las potenciales fechas para celebrar el encuentro.
- Crear un punto común entre los varios organizadores de los eventos para compartir la información necesaria para su organización.
- Para encuentros con un carácter más abierto, utilizar la red social para movilizar a los invitados. Crear un evento en facebook-por ejemplo-desde el que se invitará a los asistentes.
- Cuando ya disponemos de una lista de invitados, nos podemos dedicar a buscar un restaurante, o poner en marcha la lista del punto anterior si nos decantamos por hacerlo en casa.
En resumen, método, simplificar a base de dividir en tareas y sobre todo hacerlo con tiempo. Usamos los principios de gtd para articular nuestras responsabilidades.
Que nos aporta? Un mayor aprovechamiento del tiempo, que se traduce en un aumento de nuestra calidad de vida. Concentramos nuestras actividades, aumentando su eficiencia, dejándonos una mayor cantidad de tiempo libre para disfrutar de la familia y las fiestas.
Aprovecho el post para desearos FELIZ NAVIDAD a todos!
