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Me gustaría dedicar las líneas de hoy a una práctica que me ha permitido dinamizar mi sistema GTD y mi productividad. Si la semana pasada hablaba de cómo recopilo durante mi revisión semanal, hoy os hablo de cómo ha modificado mi gestión de las acciones a realizar la pequeña libreta que llevo siempre conmigo. Una costumbre que inicialmente debía servir para ayudarme a recopilar se ha convertido en mucho más. En el siguiente post te cuento como he convertido una bandeja de entrada de bolsillo, en una herramienta para conciliar las tareas profesionales y los proyectos personales, y como me ha ayudado a poner un límite al trabajo dejándome margen para el ocio.
Hace algún tiempo decidí llevar una libreta conmigo a todas partes. Un pequeño bloc que cabe en un bolsillo, con espiral de alambre y hojas cuadriculadas. Nada del otro mundo. Sencillo, barato y funcional. Buscaba apoyo para recopilar todo lo que me pasaba por la cabeza durante el día. Lo estuve haciendo con Evernote desde mi terminal móvil, pero no era ni rápido ni natural. Tenía que validar me en la aplicación, escribir la nota en un terminal con teclado en la pantalla, lo que me hacía perder mucho tiempo y quedaba fuera de lugar la oficina donde parecía que desconectara de mis obligaciones para hacer vete a saber que…
Empecé recopilando, escribiendo listas con todas las ocurrencias relacionadas con mis proyectos y detalles que antes, tal como venían a la cabeza se olvidaban. Sencillo y práctico. Tecleo ante el PC con la libreta junto a mí, preparada por que surja. Al final del día vuelvo a casa y dedico entre 5 y 10 minutos pasar las notas al Inbox de Evernote. Lo podría hacer directamente, tener abierta la web de Evernote permanentemente y redactar cada vez que se me ocurra algo, pero trabajo en una empresa dedicada a las TI. No nos han prohibido de forma explícita el uso de aplicaciones en la nube, pero lo evito para prevenir suspicacias y para no descentrarme de mi actividad en exceso.
El siguiente paso fue utilizar la libreta como gestor portable de mis siguientes acciones. Uno de los grandes problemas de los que ponemos en práctica GTD, son los impedimentos para fusionar la gestión de nuestras tareas profesionales y personales. En la empresa utilizo una aplicación de tickets para gestionar el trabajo, en casa Evernote. Dos aplicaciones incompatibles entre sí. Pero gracias a la experiencia de una tercera persona pude crear un punto de conexión.
Estaba leyendo el libro La semana laboral de 4 horas de Tim Ferris. El autor comenta en un punto del libro que para gestionar sus tareas diarias utiliza una hoja del tamaño de un cuarto de folio. Sólo realiza las tareas que quepan en este espacio, lo que le obliga a distinguir entre lo importante y lo prescindible. Me pareció una idea genial, y la implante. Mi libreta se convirtió en una lista de control de lo que tenía que hacer durante el día en casa, y en el trabajo. Tareas que tachaba a medida que completaba, dándome una mayor conciencia de mi eficiencia. En la lista entran acciones de los diferentes ámbitos de mi vida, pero una vez rebasada la página quedo libre del compromiso y me puedo dedicar al ocio, u otros proyectos más azarosos.
Las recomendaciones del blog están basadas en la experiencia personal, pero para mí ha representado un paso adelante sustancial, por lo que me atrevo a invitar-te a que lo pruebes, aunque solo sea durante un par de semanas, ¿qué puedes perder? Fíjate en todo lo que te puede ayudar una libreta:
- Recopilar. Ideas, acciones, posibles proyectos, recordatorios …
- Lista de control de las tareas a realizar. Crear una guía de siguientes acciones, no tendrás que parar nunca para decidir qué haces.
- Crear un punto de contacto entre vida profesional y personal.
- Para estructurar ideas. Tomar notas para un post o hacer un esquema de tareas para un proyecto.
- Para aprovechar tiempos muertos. Cuando tengo 5 minutos libres me dedico a generar nuevas ideas y analizar listas de control ya cerradas, preguntándome qué y porque ha quedado por hacer.
- Focalizar tu atención en lo que estás haciendo. Cambiar a la web, o a un dispositivo móvil es una ruptura demasiado brusca. Escribir una idea en un papel es como abrir y cerrar un interruptor. El salto de una actividad a otra tiene un mayor impacto.
Como conclusión del post remarcar la capacidad de la herramienta para dinamizar mi actividad. He creado un flujo de trabajo en el que siempre se cuál es la siguiente cosa que hay que hacer, para lo personal y lo profesional. Se trata de un sistema de baja tecnología que todo el mundo domina y que puede usar desde el primer día. Barato y sencillo. Pruébalo y cuéntamelo. ¿Seguro que tú ya lo aplicas o quizá eres partidario de las nuevas tecnologías? Déjame un comentario en el post, o envíalo vía twitter (@davidtorne). Pongamos en común nuestra experiencia, conozcamos alternativas y aprendamos.
