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GTD es un sistema que permite introducir mecanismos que se amoldan a nuestra forma de ser. Fácilmente asimilables al basarse en el sentido común y seguir la línea de ciertos procesos mentales. Uno de las bases de la que aún no había hablado en el blog era la planificación natural. El sistema que nos permitirá definir una idea en forma de proyecto con un mayor nivel de precisión que el sistema de planificación reactiva, que habitualmente nos da una visión parcial de lo que tenemos que hacer a causa de condicionantes del entorno, falta de tiempo, mala especificación de los objetivos, omisión de factores que intervienen en el asunto. A continuación hechamos un vistazo a una de las llaves maestras de Get Thins Done.
Imagen vía OctopusHat bajo licencia Creative Commons
Propósito y dirección
Definimos el propósito y el marco del proyecto. Detrás de todo proyecto hay una finalidad, que no debemos confundir con los entregables del proyecto. Por ejemplo si desarrollamos un software para gestionar el stock de una empresa, la aplicación sería el entregable, el resultado, lo que se entrega al cliente. Pero debemos tener claro que la finalidad será conseguir una mejor gestión de las existencias. El matiz es importante, no es lo mismo implementar una lista de funcionalidades acordadas con el cliente que desviarnos del plan de trabajo en un determinado momento del proceso de producción para obtener una funcionalidad que nos acerque más a tal fin. En el primer caso implementamos un producto, en el segundo perseguimos un hito.
Niveles clave y marco de actuación. ¿Con qué niveles de perspectiva se interrelacionan? Para una empresa no es lo mismo desarrollar una web comercial, que una estrategia comercial en la web. En el primer caso puede tratarse de un proyecto en 1 o 2 años vista (9000 metros). Si hablamos de la estrategia comercial en la red entramos en una visión a 5 años (12.000 metros), en este caso puede dar lugar a un área de responsabilidad propia, a varios objetivos de 9000 metros etc… un mayor impacto en la organización.
La forma de actuar durante la ejecución del proyecto estará condicionada por las normas que se nos impongan y los valores de nuestra organización. Debemos conocer el marco de trabajo en que nos movemos -reglamentaciones y condiciones acordadas – y acomodar la ejecución del proyecto. La aceptación del proyecto y las decisiones que se tomen, lo harán condicionadas por nuestros valores (15.000 metros).
Definir una meta según la visión
Volviendo al concepto de definir el producto resultante para marcar el fin del proyecto, si equiparemos hito y entregable corremos el riesgo de que se nos escape algún detalle que obligaría a reabrir el proyecto. Si por el contrario optamos por visualizar una situación de éxito, analizando como llegar a ella, podemos realizar una recopilación de todos los factores que entran en juego. Si se trata de un proyecto complejo lo podemos hacer por escrito, mediante una descripción ubicada en un futuro hablando de cómo se consiguió. La ficción nos ayudará a asentar lo que interviene y darnos cuenta de su alcance real. Este ejercicio debería llevarla a cabo cada una de las partes implicadas en el proyecto.
Si el proyecto es sencillo no es necesario llegar a este nivel de desarrollo. Únicamente plasmarlo sobre un papel lo que se persigue, en forma de escrito o de gráfico.
Insistir en la importancia de mantener un nivel perspectiva adecuado. Según si necesitamos centrarnos en la acción, bajaremos los niveles inferiores (0 a 3000), y si necesitamos una visión global subiremos a niveles de perspectiva superiores.
Creatividad y la lluvia de ideas
Realizar una lluvia de ideas del tema en cuestión, clásica o a través de un mapa mental. Recopilamos todo lo relativo a nuestro objetivo. Lo que hay que tener en cuenta para materializarlo, y lo que no entra dentro de su alcance, así como el marco en que se desarrolla (recursos, fechas, materiales…). El hecho de generar ideas sobre un tema e interrelacionarlas generar un plus que puede marcar la diferencia a la hora de construir una planificación más robusta.
Organizar
El torrente de información generado el paso anterior se deberá organizar en una planificación en forma de fases, subproyectos y acciones. Tareas organizadas según una jerarquía de prioridades y dependencias, entre las acciones/proyectos a realizar. Como siempre el sistema a utilizar varía según la complejidad del trabajo a realizar. Si trabajamos en un tema relativamente simple, un microproyecto, podemos predecir y ordenar todas las acciones a realizar con una breve revisión mental.
Por el contrario, un proyecto de cierta extensión requerirá de diagramas -de flujo, de Gantt, organigramas de personal- y de listas de control para las revisiones, o las reuniones de seguimiento. Todo lo necesario para especificar y controlar. Una buena planificación debe ser flexible, que permita incorporar los imprevistos que se puedan plantear, pero ese es otro tema.
La fuerza de la acción siguiente
La última etapa del proceso es el paso previo para poner en marcha la maquinaria. Se decidirá cuál es la siguiente acción para cada una de las líneas de actuación que se pueden emprender. Entendemos línea de acción como los proyectos que se pueden iniciar ya que no dependen de la conclusión de ningún otro componente del sistema. Las siguientes acciones incluyen las acciones de ejecución y de planificación.
En el momento que el proyecto esté fuera de tu mente es que has alcanzado un nivel de planificación suficiente. Si aún vienen detalles a tu cabeza, se deberá realizar una segunda ronda del proceso para reforzar el plan de trabajo.
Deja tu comentario para explicar cómo aplicas la planificación natural. ¿Te ha costado dejar atrás los perjuicios adquiridos para su aplicación? ¿Nos los puede enumerar?
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