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Al cabo de más de un año y medio implementando GTD, puedo decir que he conseguido un cierto flow a la hora de llevar a cabo mi actividad. A pesar de sufrir alguna desconexión temporal, a día de hoy mis asuntos avanzan con cierta fluidez. Todo gracias a la comprensión y puesta en práctica de dos conceptos como son la fuerza de la siguiente acción y la división de las tareas complejas en bloques más reducidos, más simples y fáciles de asumir. A continuación dedico unas líneas a explicar cómo administro mis proyectos -como los clasifico y organizo- para hacer más fluida mi actividad, introduciendo un concepto clave en mi sistema: el microproyecto.
Imagen vía Chris Campbell bajo licencia Creative Commons
Entiendo como microproyecto aquel que se compone de un número reducido de acciones – alrededor de unas 5 – las cuales se pueden definir con exactitud antes de de iniciarlo. Incluimos aquellas tareas simples compuestas de más de una acción física, que antes de implementar GTD clasificábamos como una sola acción. Otro caso son las tareas derivadas de proyectos de gran duración que son descompuestos en partes más simples, acciones simples o proyectos de pequeño alcance.
Otro tipo de proyectos a realizar son los periódicos. Se realizan con una periodicidad bien definida y podemos programarlos en nuestra agenda, o programa de calendario, para que cuando corresponda nos haga llegar un aviso. Muchas veces se trata de microproyectos con las mismas acciones, todas bien definidas, lo que permite crear una plantilla para incorporarlo a nuestro sistema. Yo programo el aviso, con su respectiva periodicidad, en Google Calendar, y cuando me llega el Inbox de Evernote (ver post) importo un archivo. Enex que contiene todas las tareas que lo componen.
Con un sistema GTD de baja tecnología podrías hacer lo mismo. Programas una cita en la agenda, al llegar el día copias todas las tareas de una ficha donde las tengas registradas en la lista de próximas acciones, la última de las cuales siempre será programar la siguiente cita de este tipo.
Mi forma de proceder a la hora de afrontar un proyecto de larga duración, que se extiende durante meses o durante todo un año, es identificar sus diferentes fases y convertir cada una en una meta a alcanzar. Convierto el proyecto en un objetivo a 9000 metros, y cada una de las metas en un punto intermedio que sirve de guía a la hora de revisar su ejecución. Un método para rebajar la presión psicológica que representa hacer frente a una tarea de gran volumen.
Otra forma de trabaja es definir las acciones iniciales, sin definir completamente el proyecto. A medida que las vamos agotando, iremos definiendo las nuevas. Planificación on motion. Como mínimo, antes de iniciar una acción definiremos la siguiente para no romper nuestra cadena de actividad. Un sistema ideal para los proyectos de investigación y desarrollo, aquellos que utilizamos para aprender a hacer algo, o para probar de implementar algo de diferente forma. Es muy posible que al hacer el trabajo nos surjan dudas o nos sorprenda alguna novedad que descubrimos y que queremos explorar con más atención. Esa se convertirá en una siguiente acción.
Para que el mecanismo funcione debemos tener siempre presente el siguiente paso a realizar. Más allá del poder de la siguiente acción, evitar pensar en que tienes que hacer una vez has terminado lo que tenías entre las manos, debemos ser capaces de articular el camino hacia cada una de las metas que componen el objetivo final. Lo expliqué en este post anterior, pero si queréis ver algún ejemplo práctico visite el blog de facilethings, aplicación web para gestionar su GTD, y revise su sistema para gestionar objetivos y áreas de responsabilidad. Muy parecido al presentado aquí. Si tienes la suerte de tener cuenta inténtalo. Permite definir un objetivo y asignarle los proyectos que lo componen, creando una secuencia de actividad hasta la meta.
En definitiva los microproyecto no es más que una vía para descomponer grandes bloques de trabajo en paquetes más pequeños para rebajar la presión, eliminando la conducta evitativa que nos hace dejar de lado todas aquellas tareas que creemos que son demasiado costosas (aún procastinando lo que realmente tenemos que hacer), por otros más asumibles.
Para preguntas o aportaciones dejad vuestro comentario. Seguro que muchos de vosotros hacéis lo mismo y de forma más eficiente, estaría bien que compartiéramos nuestros trucos para aprender unos de otros. Las pequeñas ideas son las que marcan la diferencia.
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