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Siguiendo con el tema del post de la semana pasada sobre desdibujar la línea entre lo personal y lo profesional, hoy dedico a explorar dos vías para implantar GTD en nuestra rutina, uniendo ambas facetas. Un sistema único, o dos sistemas de listas en convivencia. La segunda parte del post versa sobre cómo implicar a las personas más cercanas, familia y amigos, en la organización de asuntos personales comunes siguiendo la filosofía GTD, ilustrándolo con ejemplos ajustados a lo que puede ser tu realidad.
Imagen vía coolinsights bajo licencia Creative Commons
Un sistema GTD único
Si eres freelance o tienes la suerte de trabaja en una empresa donde puedes administrar tu material y tus herramientas, busca un sistema que te permita trabajar en casa y en el trabajo de forma fácil, sin tareas de mantenimiento como la sincronización de datos. Anteriormente escribí sobre mi implementación GTD con Evernote que permite administrar las acciones, proyectos, material y archivo independientemente de la ubicación y el dispositivo utilizado, todo gracias a la nube. Otra opción es Facilethings, alternativa web orientada totalmente a GTD.
En cualquiera de los dos ejemplos accederemos a una estructura de listas única sobre la que desarrollaremos nuestra actividad. Evita duplicidades y molestas tareas de mantenimiento como el traspaso de actividad de tu GTD personal al profesional y viceversa. Sería el marco de trabajo ideal.
Dividir GTD entre personal y profesional
Si trabajas en una empresa es probable que te restrinjan el acceso a las aplicaciones del tipo Evernote, Dropbox … o todas aquellas que son susceptibles de ayudar a sacar información de la empresa sin consentimiento explícito. Aunque no exista una prohibición en este sentido hay que admitir que el hecho de sacar información (material de proyectos) puede ser algo que se salga de las buenas prácticas, siendo una falta de profesionalidad por nuestra parte… Si trabajas para otro y no tienes su permiso para hacer algo así, ¡NO LO HAGAS!
En este caso construiremos dos sistemas de listas. A continuación describo dos de los sistemas que he ido a implementar para aunar gtd laboral y personal:
- 2 sistemas, 2 aplicaciones. En casa utilizo una aplicación determinada que gestiona todo mi sistema, con las vertientes profesional y personal. En la oficina utilizo un sistema reducido de listas, las básicas (Inbox, Siguientes acciones, Proyectos, Algún día, en espera) para gestionar el flujo de trabajo específico de esta ubicación. Para intercambiar información envío notas a mi inbox del sistema doméstico, ya sea para informar del estado de los proyectos importantes, citas o acciones a realizar.
- Aplicación informática + Cuaderno y bolígrafo. Fuera de la oficina utilizo mi aplicación, y para registrar el flujo de mis asuntos utilizo una implementación en baja tecnología de GTD que me permite llevar el control con la misma estructura básica de listas que he comentado en el punto anterior. La gran ventaja es que puedo llevarme el cuaderno en casa e integrar la información al sistema principal de forma más completa, ya que dispongo de todos los datos. La desventaja es que se trata de un sistema más laborioso a la hora de administrar las listas.
En ambos casos debemos tener en cuenta que nos veremos obligado a realizar una tarea de sincronización, electrónica o manual, y una revisión específica del sistema profesional para depurar las listas de tareas que complementará la revisión semanal. Eliminamos tareas y organizamos aquellas que deben estar, las nuevas ideas, cuestiones sobre los proyectos y citas a tener en cuenta, ya las trataremos durante la revisión semanal.
GTD en familia
Get things done nos ayuda a controlar nuestros asuntos diarios, entre ellos los del área de responsabilidad de la familia. Es precisamente en este área donde podemos convertir GTD en algo más que una metodología de gestión personal, podemos crear un vínculo con los demás integrantes de nuestra familia. Te lo explico con unos ejemplos prácticos, aunque no sigan estrictamente la filosofía de la revisión semanal sí tienen una cierta afinidad. Se adscriben a la línea de pensar en nuestros asuntos:
- Revisión de acciones y proyectos. Tienes hijos y quieres llevar un control de las su progreso académico y de su actividad extraescolar. Cada semana pasad revista, tú y tu pareja, de su deberes, los comentarios que los anoten los profesores, del trabajo para las próximas semanas otros compromisos fuera del ámbito escolar. Por el niño puede ser una paliza si no se le implica en el proceso con un estado de igualdad, invítalos realizar las tareas de preparación de la revisión como poner orden en sus compromisos. Si lo tratamos como un adulto y conseguimos que perciba que confiamos en él, crearemos las condiciones para un feedback positivo.
- Control de las áreas de responsabilidad. Tus padres empiezan a tener problemas de salud propios de su edad. Tus hermanos y tú os habéis de implicarse en la supervisión y actuación de los problemas que se deriven. Ya sea por motivos de distanciamiento, geográfico o por el simple de vivir la rutinas diferentes, hace que nos cueste poner en común nuestros puntos de vista y llegar a acuerdos sobre el tema. En este caso se puede establecer una reunión periódica, para revisar los asuntos que se desprendan de su estado de salud y definir líneas de actuación y distribuir responsabilidades.
- 9000 metros, objetivos a un año vista. Preparar unas vacaciones con amigos. Preparar las cosas con tiempo suele equivaler a evitarse problemas y obtener una mejor experiencia final. Utilizamos la planificación natural para conocer en qué consiste realmente el objetivo que nos ocupa, que representan, y que no, estas vacaciones en común. Recopilamos todo lo que implicará hacerlas y lo estructuramos en forma de tareas a realizar, y si es necesarios nos marcamos metas para revisar la marcha de su preparación. Repartimos el trabajo y periódicamente nos reunimos para acordar los ajustes necesarios para asegurar un buen desenlace.
Tres casos en que el método nos sirve para poner en común algo con gente cercana y asegurar la buena marcha de nuestros asuntos. Un beneficio indirecto es la transformación del tiempo de preparación y supervisión en tiempo de calidad que pasas con gente cercana, que te importa.
¿Reduces GTD en tu ámbito profesional o despliegas en todas las áreas de tu vida? Contadme qué ventajas encentráis a la hora de aplicar el sistema para la totalidad de sus asuntos. Puede dejarme su comentario o enviarlo a mi twitter @davidtorne
