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Crear un flow continuo de actividad sin interrupciones es algo irreal. Los imprevistos existen, son parte de nuestra rutina y los debemos asumir como tal. Otra cosa es que nosotros mismos nos pongamos palos en las ruedas, creamos las condiciones para boicotear nuestra focalización en lo que se debe hacer. Debemos aprender de nosotros mismos e implementar soluciones para eliminar las fricciones. GTD no es un producto acabado que compramos, desembalamos y ponemos en marcha, es una metodología que se va perfeccionando con el tiempo. Os hablo de algunas de las trampas que me han entorpecido en algún momento desde dentro del mismo sistema.
Imagen vía Presidio of Monterey: DLIFLC & USAG bajo licencia Creative Commons
La regla de los 2 minutos
Debemos seguirla al pie de la letra, haciendo y terminando la acción al procesar el inbox para sacárnosla de delante y no pensar más en ella. Un error habitual es enviarla a la lista de próximas acciones, pensando que en una segunda pasada – después de procesar – solucionará el problema. Otra mala partica reside en crear una sublista dentro de las siguientes acciones de pequeñas acciones a realizar durante los agujeros que surjan a lo largo del día. En lugar de eso lo que hacemos es saturar la visión de nuestra actividad inmediata, con acciones que evitan que hagamos algo más importante (las acciones prioritarias del día), o provocando que se vayan quedando en un rincón de la lista – demorándose- por no encontrar el agujero que necesitamos para rematarlas.
Piensa en el caso de la lista de pequeñas acciones a realizar durante los momentos de tranquilidad que surgen. Si eres una persona con una ocupación que implica mantener un flujo de comunicación elevado con tus colaboradores (clientes, proveedores, compañeros…) seguro aprovecharás estos ratos para responder mails, llamadas o para revisar la agenda y reorganizar tu actividad… Si conservas una batería de acciones menores (ejecutables en menos de 2 min.) bloquearán estos agujeros, o si decides no hacerlas cada ocasión representará pensar en lo que tienes pendiente, preocuparte, sentirte culpable y perder focalización en lo que tienes que hacer.
En espera no es Algún día
Por favor no confundamos la lista En espera con una ubicación para aquellas acciones que estaban en posición de ser resueltas (siguientes acciones) y se deben dejar momentáneamente de lado. Algunos optan por esta lista como vía para aparcar y recuperar la actividad ya que se trata de una lista menos poblada que Algún día y que revisamos cada semana, garantizando recuperar el hilo de lo que queda pendiente sólo de un solo vistazo. Te estás haciendo trampa al solitario, utilizar las listas para una función que no es la suya desvirtúa el sistema y nos empuja a una posición de desconfianza, un primer paso para perder el control.
Y Algún día no es un pozo sin fondo
Se trata de una lista recopilatorio de todo lo que tenemos que hacer pero no en ese instante. Sumemos todo aquello que deseamos hacer, que soñamos, y tenemos un inventario completo de toda nuestra actividad pendiente. Resulta evidente que se acabará convirtiendo en la lista más copiosa, pero no quiere decir que deba convertirse en un pozo sin fondo.
Yo la utilizo como punto para pivotar mi actividad, enviando lo que no puedo realizar como siguiente acción y que debe quedar en segundo término momentáneamente. Esto me permite ceñir mis próximas acciones a mi actividad real. La aplicación que utilizo mantiene las acciones ordenadas según la fecha en que fueron enviadas de más a menos reciente, facilitando que pueda revisar las enviadas en las últimas 48 o 72 horas de una forma muy ágil. El problema es que se acaba enviando más actividad de la que se recupera.
La saturación se evita con la revisión. Cada semana hago una revisión completa, para refrescar la memoria de lo que hay, eliminar lo que ya no es necesario y reubicar lo importante. No se trata de una revisión a fondo. La revisión a fondo la realizo una vez cada 3 meses, preguntándome el porqué de cada proyecto, si es viable o realista – marcando los que no con el tag #quizás – y para ubicar el que lo sea en la secuencia de mi actividad. Revisar lo que tienes pendiente en calma es algo que te hace reflexionar, además significa una simplificación de la lista a través de la purga y la reorganización de las actividades.
Secuenciar para ganar
Dominar la planificación natural, mejor dicho utilizarla de forma regular dejando de lado otros métodos más reactivos, me ha permitido ser más asertivo al plantear la actividad de los mi proyectos. Aún así noté que se continuaban frenando cuando llegaba la hora de ejecutar sus acciones. Al subir uno o dos peldaños de la escalera la cosa no funcionaba, por falta de motivación, por no ver la poca importancia o falta de sentido de la tarea…
En el momento en que se me pide que identifique componentes de la lluvia de ideas-planificación natural – y las secuencie, muchas veces subestimo el análisis de dependencias a realizar entre las tareas. Preparo la actividad para que se envíe las acciones una después de otra a la lista de próximas acciones. A veces la secuencia mantiene la lógica pero no se ha pensado lo suficiente en cómo favorecer el flow según la motivación que generan cada una de las acciones – o al agruparse- y eso resta.
Empezar por las que están concretadas, que no dependen de realizar tareas de investigación, documentación o recopilación de material. El siguiente paso, distribuirlas en grupos heterogéneos que no agrupen muchas tareas pesadas – por energía y tiempo – y finalmente revisar si existen acciones que con varias dependencias a otras acciones precedentes. Si el proyecto es complejo o extenso, mejor hacer un diagrama representando las acciones como nodos de una red y uniéndolas entre sí según las dependencias y la secuenciación.
No hacer más de lo necesario
Cuando emprendemos un nuevo proyecto, comience un nuevo curso, o un nuevo año fiscal, o lo que sea que marca la apertura de un nuevo período en nuestra rutina, tendemos a cargarnos de exceso de trabajo, nuevos proyectos, nuevos objetivos, nuevas rutinas, que iremos desestimando a medida que pasen las semanas por no podernos dedicarnos a ella con la suficiente entrega.
Debemos calibrar los recursos a dedicarle, tiempo y energía. Pensar si estaremos motivados a medio plazo, preguntarnos a que tendremos que renunciar… Que dejar de lado de lo que hacíamos hasta ahora para poder encajar las novedades. Si quiero iniciar un proyecto no sólo hago una estimación del esfuerzo semanal que requiere, también tengo en cuenta la actividad ordinaria de cada semana (tareas periódicas) y frecuentemente llego a la conclusión que he de poner en marcha un proceso de simplificación de mi actividad antes de embarcarme en otras aventuras.
Estoy seguro que muchos de vosotros os habéis sentido identificados, u os ha afectado alguno de estos factores de forma puntual. Otra vez aparece por un lado la utilidad de ser ortodoxo, como el que nos marca desde GTD no es algo banal, sino probado y con un porque detrás (regla de los 2 minutos). El otro concepto a destacar es la capacidad de crear una forma de trabajar que se adapte a nosotros y que surge cuando conseguimos un determinado nivel de conocimiento sobre nuestra rutina, nuestra forma de producir y gestionar compromisos.
¿Que hay dentro de GTD que no acabas de dominar y no te permite terminar de dar la continuidad deseada a tu flow? Deja tu comentario o envíamelo a @davidtorne
