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Uno de los puntos fuertes de los sistemas de productividad personal como GTD o autofocus, es la forma como fijan tus prioridades. Acaban con la necesidad de establecer tareas prioritarias que prevalezcan por encima del resto. La clasificación por contextos, energía y tiempo de nuestra lista de próximas acciones lo evita en gran parte.
Aun así, si administras una lista de 50 o más acciones a realizar te puede ser útil establecer lo imprescindible realizar durante tu jornada. A continuación tienes varias vías para vislumbrar aquellas tareas importantes de verdad, y no quedarte sólo con las que tienen un mayor peso aparente.
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Procrastina activamente
Teniendo en cuenta las fechas límite, ¿Qué tareas debes hacer de forma ineludible hoy mismo? ¿Cuáles son aquellas que no puedes dejar para mañana porque ya será demasiado tarde? Y al otro lado, ¿Cuáles son aquellas que pueden demorarse 24 horas sin embargo provoque un descalabro?
Las fechas de entrega son poderosas, nos permiten sacar todo el jugo a la Ley de Parkinson. Ajustamos nuestro trabajo al tiempo que disponemos para hacerla, conseguiremos un mayor aprovechamiento de nuestro tiempo y energía. Trabajar con la espada de Damocles que representa un límite temporal, es un gran condicionante para focalizar al máximo.
Si las fechas de entrega vienen marcadas por terceros no tendrás ningún problema para llevarlo a cabo, condicionando tu forma de actuar y sobre todo en decidir qué hacer ‘hoy ‘. Si eres tú quien fija la fecha límite puedes ser víctima de tus propios errores de apreciación con fechas orientativas, y engañándote distorsionando límites de entrega para priorizar ciertos asuntos a través de tus vencimientos. Contra esto sólo vale el rigor y la reflexión.
Usa el teorema de Pareto
¿Cuáles son las tareas que se llevan que suponen el 80 por ciento del peso de la tus próximas acciones? Identifica las acciones de tu lista que te devolverán el mayor valor. El principio de Pareto nos dice que un 20 por ciento de nuestras tareas nos aporta el 80% de los resultados, si somos capaces de identificarlas podemos mejorar el rendimiento obtenido en el día a día.
Piensa un poco, tu lista de próximas acciones está llena de tareas de mantenimiento, rutinas, acciones que no trabajan para acercarte a tus objetivos ¿Entiendes por donde voy? El rendimiento económico o la satisfacción personal son magnitudes igual de validas, siempre que tengas claros tus valores y visión de futuro. Por eso es tan importante contar con tu fondo a largo plazo ya definido, nos permite tener criterios claros para las decisiones del día a día.
Otra forma de enfocarlo es seleccionar el 20% de las siguientes acciones que generarán el 80% del volumen de trabajo por su complejidad. El quid de la cuestión es seleccionarlas para realizarlas a primera hora, cuando estás en mejores condiciones para no perder tu pegada en nimiedades e ir al grano.
Altas prioridades
¿Cuáles son aquellas circunstancias que pueden obligarte a interrumpir tu plan de trabajo diario? Más allá de confeccionar tu lista B con las acciones más destacables a realizar, el abanicos de las prioridades extiende más allá de tu lista de tareas, hacia el terreno de los imprevistos e interrupciones, donde todo se difumina y se confuso.
No debe ser traumático siempre que seguimos la pauta de clarificar nuestros criterios. Contesta la siguiente pregunta:
¿En qué situación te verías forzado a dejar de lado tu plan de trabajo para atender a un imprevisto?
Si eres capaz de dar una respuesta clara, sin un exceso de situaciones que tengan la suficiente prioridad para romper tu flow, habrás conseguido definir tu lista de urgencias. Entendiéndolo como los indicadores para cambiar el foco de atención sin pasar por el proceso de recopilar, procesar y organizar. En mi caso la lista sólo se reduce a los indicadores: problema familiar y problema laboral que impide seguir trabajando a un cliente o colaborador.
Alerta, si es una lista demasiado extensa hay algo que falla. De verdad hay tantas cosas que te obliguen a dejar de lado lo que estás haciendo. Quizá no has definido bien tus prioridades, no tienes un compromiso real con lo que haces, o simplemente no has dedicado suficiente tiempo a definir tus indicadores.
Cuando empieces el día recuerda, primero las acciones imprescindibles, luego las importantes – relacionadas con tus objetivos – después el resto, y si se plantea cualquier problema durante la jornada recuerda los indicadores que señalan las urgencias de verdad, el resto se envía al inbox y queda a la espera de ser procesado.
Si te has fijado, algo tan ordinario como elegir el más importante tiene un fondo donde la reflexión sobre nuestra actividad tiene una especial importancia, de hecho resulta determinante para administrarnos de forma adecuada a diferentes niveles, diario, semanal y más allá. Si no te ves capaz de definir unos objetivos, una visión de futuro, o de identificar el propósito y los valores que te mueven, o si por el contrario crees que no te aporta nada dedicar tanto tiempo a estas cuestiones aconsejo que empieces por dedicar un par de horas a la semana a hacer una revisión de tu actividad, a las pocas semanas te darás cuento del aumento en la fluidez al tomar este decisiones… Acepta el reto, ¿Qué puedes perder?.
